淺議高校后勤管理信息系統建設

文/齊魯師范學院后勤管理處 王滿山

后勤工作是高校管理工作的重要組成部分，是高校正常進行教學及其他活動的前提和保障，更好地完成高校后勤管理信息系統建設，有利于提升后勤工作的質量與效率。目前我國高校后勤管理工作信息化已是大勢所趨，管理信息系統除了輔助學生的日常管理工作外，還涉及其他的食堂管理、校園綠化、校園醫療、教學設備維護等等。因為涉及面越來越廣，高校后勤管理信息系統還有很多需要完善的地方。

一、高校后勤管理信息系統的現狀

（一）高校后勤管理信息系統概述。后勤在高校主要是保障師生的日常教學與生活，為師生提供各類服務、設施和物資。因為高校后勤服務工作技術性、服務性以及整體性的特點，高校后勤管理信息系統應運而生。普遍的說法，認為高校后勤管理信息系統就是利用計算機信息技術收集、分析、維護、保存和利用系統的一個平臺。也有說法認為高校后勤管理，重點在利用國家以前構建國防信息保障系統上建立的基礎設施，以實現后勤管理上的信息自動化和一體化管理網絡，使得學校師生的要求能盡快反映到管理層，師生的需求能夠盡快被滿足，在高效的前提下更加節省人力物力。

（二）高校后勤管理信息系統的現狀。高校后勤信息管理分為兩部分：一個是保障高校學生基本生活和上課的系統，一個是保證科研工作順利進行的系統。整體上說，我國高校后勤信息化建設還不夠完備，有些高校只有模糊的概念，由于缺乏專業人員和實操經驗，在信息化發展上屢屢碰壁。北上廣等高校信息化程度較高，而其他地方信息化程度略低，這是經濟、環境各方面共同影響的結果。高校后勤管理系統不止在程度上，在其他方面也有很多問題。首先，是學校后勤設備沒有市場化，學校對設備的管理缺少成本概念和收益意識，這樣很容易造成設備的價值貶值和資源閑置，后勤管理信息系統往往忽略這些閑置的設備和資源。其次，不同的高校有不同的后勤運作模式，有很多模式都是不規范的，沒有發揮產權運營主體作用，沒有合理的運作規范。不合理的規范，很難讓后勤部門像企業一樣，建立完整的信息系統，也就無法達到高效運作。最后，后勤管理部門沒有清晰的分工，這就導致學校沒辦法針對性收集信息，也不能更好地利用信息來調配資源。

（三）高校后勤管理信息系統的必要性。首先，從技術上，信息技術的突飛猛進和信息人才的增多，為高校后勤管理信息系統的實現做好了前提。其次，利用高校后勤管理信息系統來代替傳統的信息管理手段，可以節省人力物力，大大節省財務支出，并且在信息收集的質量上也會有進一步突破。最后，除了管理成本的減少，一個科學的后勤信息管理系統具有規范、安全、高效等優點，既可以保證系統的運營效率，又能控制使用者的權限，且容易維護，完全值得投入。利用信息系統，可以促進各級崗位責權分工明確，由此形成良性循環。同時在監督考核方面，一切以評估數據說話，更加公平公正，用指標來加強員工的責任意識，可以說事半功倍。

二、高校后勤管理信息系統的基本模式

（一）信息系統基礎。高校信息系統的建立，根本上是要溝通后勤單位與各職能部門，因此需要一個串聯上下級的辦公軟件，下屬單位可以利用軟件向上傳遞重要信息并及時得到反饋，一個整體的信息循環系統，可以提升工作效率、節省工作時間。一個有效的高校后勤管理信息系統，必須建立在具體的各部門辦公系統之上，在規范之下使得工作人員分工明確、目標清晰。同時要整合現有的管理信息系統，以大的后勤信息平臺將其覆蓋，這樣能讓決策者第一時間收到信息，盡快解決問題。只要網絡硬件設施齊備，就完成了信息化的第一準備條件，其次還需要一定的專業人員即計算機方面的人才，以及足夠的資金投入。

（二）與“小機關”管理模式適應。我國高校常見的高校后勤管理模式是“小機關”的管理模式，是以虛擬的甲方乙方關系來管理后勤，“后勤管理處”就是“小機關”，它下屬有多個部門，例如住宿、餐飲、教學設施等等各自獨立經營。“小機關”的管理模式可以說是幾次簡化的成果，節省開銷的小而精模式。因為這樣的管理模式是常見形態，在后勤信息管理系統的構建中，要把這點充分考慮進去，不僅要有大局觀，也要注意細節。辦公系統也要配合部門做到小而精，秉承節約原則，讓工作流程進一步簡化、效率更高。同時要把多個部門緊密聯系起來，形成獨立且息息相關的關系，構建“小機關”的信息系統重點在統一把控，下屬部門則要根據各自特色。這需要構建扎實的研究高校后勤實體模式，并在實踐中不斷改進。

（三）學習先進樣板。上文已經說過，北上廣的信息化程度比較高，因此像一些運營的好的高校學習還是很必要的。在一些地區也有成功的樣板樹立，以推動整個地區的高校后勤管理信息化。因此在構建高校后勤管理信息系統的時候，可以學習成功高校的經驗，既包括北上廣等一線城市的經驗，也包括本地區同類院校的經驗，分析利用并結合自身特點。學校本身可以建立后勤信息化試點，沒有足夠的經驗和基礎條件構建整體的后勤管理信息系統，可以從局部入手，帶動整體發展。

三、如何科學構建高校后勤管理信息系統

（一）科學制定目標。要構建一個科學的（）后勤管理信息系統，首先要制定好科學化的目標，科學化的目標包括規范、標準的運營過程和高校預期的涉及范圍、最終效果。這些都是高校后勤部門考慮自身因素來決定的，不能盲目照搬他人經驗。首先高校后勤部門要對目前的工作狀況和經濟處境有一個清晰了解，其次所有部門職工都要有信息化意識，共同支持、配合以達到目標，最后要深入分析各方因素再作出決定，目標不能脫離實際。高校后勤管理系統，要滿足以下幾個特性：第一是先進性，采用先進的軟件框架和網絡技術，一定要及時優化數據，保證信息的更新換代，以更有效地進行管理工作。第二是穩定性，在系統的構建與開發中一定要采用成熟技術，保證系統的安全可靠，總系統要兼容下屬系統。第三是實用性，高校后勤信息管理系統并不要求高端技術，但技術人員必須妥善維護系統的正常運行，包括統計、分析和檢索等各種功能。第四是拓展性，后勤管理信息系統要有不斷改進和創新的余地，更好發揮自身的可拓展性。

（二）平衡人力物力資源。構建一個科學的后勤管理信息系統，一方面離不開扎實的硬件設備，計算機和網絡配備必不可少，另一方面信息系統需要人員的維護和支持，只有專業人員才能解決后顧之憂。這兩方面的支持都必不可少，高校必須加大投入，才能建設真正有效率的后勤管理信息系統，在二者的平衡上，也需要高校結合內外因做出適合的決定。

（三）實踐中盡量避免偏差。由于高校后勤管理工作范圍廣、規模大，系統真正運營起來總會有各種偏差。后勤管理信息系統包括：餐飲管理服務系統，分析食堂庫存和價格以及學生消費狀況；保修管理系統，主管設備維修和維護工作；學生公寓管理系統，為學生的日常生活提供信息服務；人事管理系統，存儲相關的人事信息。以及一些瑣碎的分支，總之不同的板塊有不同的特征和要求。服務計劃再科學合理，實踐也離不開規范和監督。只有加強管理方面的工作，培養員工的責任意識，不斷糾正錯誤，后勤管理信息系統就能具有長久的生命力。高校后勤部門更要在實踐中不斷進步、趕上時代，例如現在很多高校有自己的網址以提升信息化質量。后勤管理信息系統只有融合先進的信息科學技術、現代管理經驗和人力物力資源為一體，才會符合高校后勤管理工作的要求，滿足高校師生的需要。

四、結束語

總之，高校后勤管理信息系統建設是高校工作中不可忽視的環節，高校管理者要注意時代與本校的要求，更要在具體的工作實踐中不斷修正目標，找到合適的實踐方式，利用計算機技術和網絡技術，為教職工和學生的衣食住行及學習科研做好保障。