新時(shí)期人口計(jì)生檔案管理工作探討

文/山東省成武縣九女集鎮(zhèn)計(jì)劃生育服務(wù)中心 何海

一、新時(shí)期人口計(jì)生檔案管理的必要性分析

（一）適應(yīng)計(jì)劃生育工作信息化發(fā)展趨勢(shì)。近些年來(lái)，辦公自動(dòng)化技術(shù)、辦公自動(dòng)化設(shè)備以及互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的深入發(fā)展，使得各個(gè)計(jì)劃生育單位都開(kāi)展了辦公自動(dòng)化、辦公網(wǎng)絡(luò)化和辦公智能化建設(shè)。這意味著，我國(guó)未來(lái)計(jì)劃生育工作會(huì)朝著信息化的方向發(fā)展。傳統(tǒng)計(jì)劃生育檔案管理中，工作人員主要以手工勞動(dòng)的方式對(duì)計(jì)劃生育檔案進(jìn)行管理，難以適應(yīng)時(shí)代發(fā)展需求。新時(shí)期，計(jì)劃生育服務(wù)中心利用多種數(shù)字化技術(shù)來(lái)管理計(jì)劃生育檔案，不斷提升單位信息化程度，推動(dòng)計(jì)劃生育工作進(jìn)一步走向信息化。同時(shí)，計(jì)劃生育服務(wù)中心在運(yùn)用信息技術(shù)的過(guò)程中，也會(huì)汲取信息技術(shù)的運(yùn)用經(jīng)驗(yàn)，吸取教訓(xùn)，推動(dòng)其他計(jì)生工作信息化。

（二）降低計(jì)劃生育服務(wù)中心成本的需求。傳統(tǒng)計(jì)劃生育檔案管理中，工作人員采取的是手工收集檔案資料、手工存檔等手工管理方式。伴隨計(jì)劃生育工作的深入推進(jìn)，計(jì)劃生育工作中產(chǎn)生的各種信息資料不斷增多。如果繼續(xù)采用傳統(tǒng)計(jì)劃生育檔案管理機(jī)制，勢(shì)必需要耗費(fèi)單位更多的資源，不利于單位各項(xiàng)成本的節(jié)約。在新時(shí)期，推動(dòng)計(jì)劃生育檔案管理信息化，在計(jì)算機(jī)以及計(jì)劃生育檔案管理系統(tǒng)中對(duì)計(jì)劃生育檔案進(jìn)行集中管理，不僅能夠降低管理難度，而且能夠最大限度縮減檔案管理開(kāi)支。除此之外，單位通過(guò)構(gòu)建計(jì)劃生育檔案管理系統(tǒng)，可以隨時(shí)隨地在互聯(lián)網(wǎng)上查閱、檢索和調(diào)用計(jì)劃生育檔案，十分快速便捷。

（三）提升計(jì)劃生育檔案保存周期的必然舉措。計(jì)劃生育檔案作為計(jì)劃生育工作的歷史憑證，詳細(xì)記錄了某一時(shí)期計(jì)劃生育工作的開(kāi)展?fàn)顩r。這些檔案資源能夠?yàn)橛?jì)劃生育服務(wù)中心未來(lái)有針對(duì)性地開(kāi)展工作提供信息參考，優(yōu)化單位各項(xiàng)決策。正是由于計(jì)劃生育檔案如此重要，因此，如何長(zhǎng)期性對(duì)其進(jìn)行保管，充分挖掘計(jì)劃生育檔案的價(jià)值，則是現(xiàn)階段需要著重思考的課題。信息化技術(shù)的出現(xiàn)為單位延長(zhǎng)計(jì)劃生育檔案保存周期提供了新契機(jī)。單位通過(guò)利用電子硬盤(pán)以及云儲(chǔ)存技術(shù)，可以長(zhǎng)期對(duì)計(jì)劃生育檔案進(jìn)行管理，防止計(jì)劃生育檔案的損壞。

二、新時(shí)期人口計(jì)生檔案管理工作的突破路徑

（一）打造專(zhuān)業(yè)化隊(duì)伍。各種信息技術(shù)運(yùn)用的基礎(chǔ)是人才。人才要素在計(jì)劃生育檔案管理工作中較為重要。計(jì)劃生育服務(wù)中心把控好人才建設(shè)關(guān)和人才培養(yǎng)關(guān)，才能全面提升計(jì)劃生育檔案管理工作的可持續(xù)性。首先，從人才培訓(xùn)視角來(lái)看。計(jì)劃生育服務(wù)中心不僅要強(qiáng)化檔案業(yè)務(wù)領(lǐng)域的培訓(xùn)，也要強(qiáng)化信息技術(shù)以及信息化設(shè)備操作的培訓(xùn)，培養(yǎng)出一批復(fù)合型人才。計(jì)劃生育服務(wù)中心可以與其他單位共同舉辦培訓(xùn)班、交流會(huì)以及論壇，為本單位人員提供交流平臺(tái)。其次，從人才引進(jìn)層面來(lái)看，計(jì)劃生育服務(wù)中心可以根據(jù)未來(lái)單位檔案管理工作需求，制定人才引進(jìn)需求。計(jì)劃生育服務(wù)中心通過(guò)加強(qiáng)與各個(gè)高校的合作來(lái)引進(jìn)人才，能夠提升引進(jìn)工作的科學(xué)性。最后，從人才儲(chǔ)備層面來(lái)看。計(jì)劃生育服務(wù)中心有必要儲(chǔ)備一些人才，防止本單位人才供給不足。根據(jù)未來(lái)一段時(shí)期內(nèi)檔案管理人員退休情況來(lái)儲(chǔ)備人才，能夠防止檔案管理工作脫節(jié)。

（二）以云儲(chǔ)存終端為基石，搭建互聯(lián)共享機(jī)制。計(jì)劃生育工作是一項(xiàng)龐大且復(fù)雜的系統(tǒng)工程，涉及醫(yī)院、衛(wèi)生院、計(jì)劃生育服務(wù)中心以及衛(wèi)生局等眾多單位。從節(jié)約單位開(kāi)支、提升計(jì)劃生育工作質(zhì)量的視角來(lái)看，各個(gè)單位有必要搭建互聯(lián)共享機(jī)制。本文認(rèn)為，政府有關(guān)部門(mén)應(yīng)當(dāng)統(tǒng)一牽頭，推動(dòng)各個(gè)單位進(jìn)行協(xié)作，防止相關(guān)信息的二次采集，提高計(jì)劃生育檔案內(nèi)部各項(xiàng)資源的準(zhǔn)確性。首先，各個(gè)單位可以加強(qiáng)合作與聯(lián)系，共同出資購(gòu)置云儲(chǔ)存終端，將計(jì)劃生育檔案上傳至云儲(chǔ)存終端。計(jì)劃生育檔案在云儲(chǔ)存終端能夠通過(guò)互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)進(jìn)行自由傳輸，極大便利了單位辦公。其次，各個(gè)單位應(yīng)當(dāng)利用點(diǎn)對(duì)點(diǎn)傳輸技術(shù)，將云儲(chǔ)存終端與本單位的計(jì)劃生育檔案管理系統(tǒng)進(jìn)行連接，確保計(jì)劃生育檔案能夠自動(dòng)上傳至云終端，提升計(jì)劃生育檔案管理工作的時(shí)效性和實(shí)效性。最后，各個(gè)單位均應(yīng)當(dāng)利用數(shù)字秘鑰、訪(fǎng)問(wèn)權(quán)限以及防火墻等安全技術(shù)，提高計(jì)劃生育檔案云終端的抗風(fēng)險(xiǎn)能力，防止出現(xiàn)檔案丟失、檔案失真的現(xiàn)象。

三、結(jié)束語(yǔ)

計(jì)生檔案管理是全面推動(dòng)衛(wèi)生計(jì)生工作的基礎(chǔ)。計(jì)生檔案能夠?yàn)樾l(wèi)生計(jì)生工作的開(kāi)展提供決策支撐，防止衛(wèi)生計(jì)生工作偏離正常的軌道。伴隨未來(lái)社會(huì)環(huán)境的變遷，我國(guó)勢(shì)必會(huì)進(jìn)一步優(yōu)化計(jì)劃生育政策，調(diào)整計(jì)劃生育工作內(nèi)部的各個(gè)結(jié)構(gòu)。同時(shí)，信息技術(shù)也會(huì)進(jìn)一步影響計(jì)劃生育服務(wù)中心的各項(xiàng)工作。在這種形勢(shì)下，計(jì)劃生育服務(wù)中心有必要開(kāi)展數(shù)字檔案建設(shè)工作，夯實(shí)本單位信息化建設(shè)的基礎(chǔ)，為及時(shí)響應(yīng)國(guó)家計(jì)劃生育政策做好鋪墊。相信在各個(gè)地區(qū)計(jì)劃生育服務(wù)中心檔案管理人員的努力下，我國(guó)計(jì)劃生育檔案管理工作會(huì)邁向新的臺(tái)階。