新時期中職學校檔案管理工作現狀與完善措施

文/興山縣職業教育中心 黃震

在當前我國社會經濟發展的過程中，中職院校肩負著職業人才培養的重要職責和使命。隨著當前中職院校招生規模的不斷擴大，其內部管理工作的開展也面臨著很多新的挑戰。在當前新環境下，檔案管理工作的開展需要得到有效的改進和優化，這樣才能更好地適應新時期的工作需求，更好地發揮對中職院校辦學活動和發展的推動作用。

一、當前中職學校檔案管理工作現狀分析

（一）思想意識方面的不足。很多學生在參與中職院校的學習當中，其往往更加關注能否通過自身的學習來獲取一技之長，為日后的就業提供幫助。在這種環境下，學校更加關注具體教學管理工作的開展，而對于檔案管理工作的重視程度則存在一定的不足。由于思想意識上的不重視，進而導致了檔案管理工作的開展被逐漸邊緣化，一些具體檔案工作的開展不夠規范和標準，并且一些檔案接收和整理工作的開展也不夠及時準確，從而也影響了整體檔案資源的質量。

（二）內外部環境的問題。當前中職院校檔案管理工作開展的過程中，檔案資料大多以紙質材料為主。在實際分類管理上，對于檔案管理人員的工作壓力較大，并且也需要很多基礎設施方面的支持。從外部環境角度來說，當前中職院校辦學規模不斷擴大，檔案資料不斷增多，以往管理工作的開展方式難以適應這種新的形勢。而這種內外部環境的特征下，整體檔案管理工作的開展容易遇到一定的問題。

（三）管理執行方面的問題。在實際檔案管理工作開展中，相關工作的規范性還有待提升。雖然具備了一個相對可行的管理制度，當時在具體執行的過程中，相關工作人員自身的工作積極性也存在一定的不足，進而導致了檔案管理工作的執行效果很難盡如人意。

二、中職學校檔案管理工作的完善措施

（一）思想上正確認識檔案管理工作。中職院校檔案管理工作開展中，要想保障其工作的開展效果，我們必須要從思想上給予相關工作以充分的重視。學校的管理者應該加強相應的宣傳和推廣工作，讓不同崗位人員都能夠給予實際檔案管理工作的開展以充分的重視和配合，更好地支持其相關工作的開展和執行。

（二）引入信息化的管理策略。在檔案管理工作開展壓力不斷增大、檔案利用需求不斷提升的今天，采取信息化的管理方式，是提升檔案管理工作開展水平和效果的一個重要舉措和途徑。相關檔案管理人員自身在參與檔案工作的過程中，也應該積極了解當前信息化的新環境特點，融入信息化的理念和思維方式，對自身工作進行合理的改進和扭轉，做好對現階段檔案信息化管理工作的有效推進。信息化的管理策略和手段的合理應用，是提升檔案管理工作開展水平和效能的一個新的舉措，我們應給予充分的重視和大力支持。

（三）完善檔案管理工作的開展制度。對中職院校檔案管理工作的開展來說，一套可行完善的管理制度是十分關鍵的。我們在具體檔案過程當中，應該結合中職院校檔案工作的特點，對于當前的檔案管理制度進行合理的調整，改進以往檔案管理制度中存在的諸多問題，讓整個檔案制度具備更強的規范性和可行性，真正為檔案后續工作的開展提供一個良好的依據和基礎。在完善制度中，我們也應該從合理性的角度做好改進，明確中職院校檔案管理工作的落實目標和相關的具體規范。結合學校檔案中人事檔案、學籍檔案、財務檔案、教學檔案等不同的管理需求，我們應該明確其相關的交接部門，對具體檔案收集、整理、分類、歸檔等工作標準進行明確，并且提升合作力度，讓具備交叉職責的部門都能夠提升自身工作的主動配合意識，這樣才能提升學校檔案管理的整體效果。

三、結束語

總的來說，現階段中職院校檔案管理工作開展中，整體工作還面臨著一定的問題和挑戰。我們應該結合中職院校檔案管理工作的特點和新要求，客觀分析內外部環境的情況，引入科學的檔案管理工作策略和手段，實現對檔案管理工作的全方位優化，更好地支持和服務學校的辦學和發展。