校園資源計劃體系下的高職檔案工作

韓潔

摘? ? 要： CRP（校園資源計劃）是一種新型的教學服務信息系統(tǒng)，幫助改變高職檔案工作模式，改變其信息資源來源渠道、儲存載體、管理方式與服務形式。高職院校及檔案管理部門應適應新的發(fā)展形式，更新業(yè)務知識體系，以現代化技術手段創(chuàng)新服務觀念和方式，與實踐相結合，實現檔案信息化建設的科學化、制度化與標準化，加強業(yè)務能力突出的綜合型檔案人才培養(yǎng)。

關鍵詞： 校園資源計劃? ? 高職院校? ? 檔案管理

校園資源計劃（CRP）是一種新型的信息系統(tǒng)，通過對校園資源的識別與重組和信息資源的共享，服務于教學環(huán)節(jié)，實現校內外資源的跨界融合與再生成[1]。社會生活通過“網絡環(huán)境”實現連接，作為一種新型的文化形態(tài)，網絡文化延展了時空邊界，人類的思維方式、認知結構發(fā)生了改變，進而推動了靜態(tài)檔案信息方式向動態(tài)形式的轉變，高職院校檔案信息管理由封閉走向開放，步入新的發(fā)展階段。

1.校園資源計劃（CRP）帶給檔案管理工作的新特點

校園資源計劃（CRP）以數據作為管理核心，強調數據的真實、有效，其本質是依托先進的計算機信息技術，給信息管理者的存在方式、思維方式和實踐方式帶來變革。CRP環(huán)境下的檔案管理具有時代特點。

1.1新文化的工具屬性。

法蘭克福學派曾對科技的意識形態(tài)化給出定義，即現代科學技術以滿足和操控人類現實需求為目的對其思想和行為進行操縱的過程[2]。技術取代資本對勞動的控制地位，以人類物質生產為基礎向文化、政治等領域延展，技術的個體獨立性被打破，技術邏輯替代資本邏輯，具備意識形態(tài)屬性和功能，成為人類社會一種新的統(tǒng)治形式。在CRP體系中，文化形態(tài)出現和發(fā)展的實質是技術文化，均基于CRP網絡和計算機網絡的邏輯規(guī)律，具備較強的技術邏輯屬性。技術合理性居于合理主導地位，人類的價值觀、思維方式和實踐方式均圍繞技術展開。

1.2檔案管理回歸人本屬性。

關于人類的社會屬性，馬克思曾做出表述：“為了獲得溫飽和滿足感，人類需要周圍的自然界及它之外的對象。”在生產實踐和認識論形成過程中，人類逐步認識自身的本質全貌，由必然王國向自由王國躍變，最終實現全面自由發(fā)展，推動社會進步。在CRP體系架構下，應用對象的實踐活動和行為均出于達到某種目的的驅動。一方面，技術手段增加了客觀物理力量。另一方面，在時空穿越和體驗中，延展了精神性交往邊界，實現了自我超越，回歸了人本屬性。高職檔案管理的本質在于服務學生群體，實現他們的全面自由發(fā)展。

2.信息化技術給高職院校檔案工作帶來的變化

數字信息技術成為高職檔案工作方式的分界線，檔案信息資源的獲取方式、存儲形式相比傳統(tǒng)方式發(fā)生了根本性改變，檔案管理、服務內容隨之調整。

2.1檔案信息資源由紙質向數字化轉變。

進入網絡互聯(lián)時代，高校檔案信息資源的內容和存儲載體不再統(tǒng)一，資源內容以數字編碼形式，存儲載體為互聯(lián)網絡或物理介質，現代信息技術支持24小時不間斷訪問。但是，以現有的存儲技術，數字資源的長期存儲存在瓶頸。為了確保檔案信息資源存儲的可靠性，高校檔案信息同時采用兩種存儲形式，即傳統(tǒng)的紙質載體和數字編碼存儲載體。高職檔案數字化可以脫離載體獨立存儲，降低檔案管理成本，數據傳遞實時完成，已成為高職檔案移交的主要形式。

2.2檔案管理業(yè)務向自動化、共享化轉變。

標準化的檔案管理軟件被開發(fā)出來，功能逐漸完善，檔案信息的數據統(tǒng)計、篩選、借閱、歸檔、銷毀及技術文件分析等業(yè)務可實時、異地自動化運行。檔案管理軟件的標準化，實現了檔案數據與OA數據的對接，支持網上無紙化辦公與信息資源的共享生態(tài)圈。

3.校園資源計劃（CRP）體系下的高職檔案管理工作布局

3.1革新觀念，加大投入力度。

觀念的革新是一個集體行為，對檔案管理信息化的認識需要高職院校決策層和業(yè)務實施人員共同轉變認識。以經費和設備投入為保障，計算機升級換代、數據庫建設、網絡增大帶寬，增加存儲設備容量;人才隊伍建設方面，保有充足的在編人員，合理配比檔案管理專業(yè)人才與復合型人才;開展檔案管理政策、方針、法規(guī)、標準宣貫工作，定期舉辦檔案管理培訓班。提高計算機水平，豐富信息化知識技能儲備，以檔案管理意識和能力的強化為目標，打造現代化信息水平高、檔案管理技能扎實的檔案人員隊伍。

從實體管理轉向全面的信息化管理與服務，是檔案工作發(fā)展的必然趨勢。高職院校檔案信息化轉型是一項系統(tǒng)工程，可采用并行建設模式。首先，做好檔案信息化宣傳工作，面向檔案管理層與廣大師生共同宣傳、講解檔案信息化的發(fā)展現狀及動向，得到校領導的重視與師生的支持。其次，檔案工作人員要有不斷創(chuàng)新的勇氣和能力，對信息時代的檔案管理思路和途徑進行探索，順應發(fā)展的趨勢。

3.2開展檔案信息化管理科學體系研究和標準制定。

檔案屬于信息產品，其管理的宗旨是有效利用資源，最大限度地發(fā)揮資源價值，實現效益的最大化。對于本部門的信息資源檔案管理部門應具有統(tǒng)一的管轄權，范圍覆蓋教學、科研、管理等業(yè)務板塊。實現對文件的信息化管理與不間斷監(jiān)控，依托自動控制技術提供服務，完成檔案管理的多角度、立體化、高效率轉型。同時，高職檔案管理部門、圖書館、情報信息部門間建立協(xié)作機制，實現業(yè)務、技術標準的統(tǒng)一，打造檔案服務互聯(lián)網訪問平臺，覆蓋更廣范圍。信息化硬件升級換代速度超前于管理軟件開發(fā)速度和應用水平，高職IT科技人員要加快檔案管理軟件開發(fā)速度，提高完成質量。

3.3升級換代檔案信息化管理硬件設備。

按照信息采集需求，檔案室要配置留有充足裕度空間的計算機、光盤刻錄機、掃描儀，以及信息管理上位機軟件;建立電子檔案目錄與數據轉發(fā)中心，完成電子文檔采集與目錄數據存檔，檔案信息管理系統(tǒng)軟件由采集、整理、編目、歸檔、存儲、檢索等功能模塊組成。數據轉發(fā)中心預制與外界數據庫交互接口，留有足夠的數據交互帶寬，支持檔案信息系統(tǒng)與校園網絡間的檔案信息交互、存儲需求。

檔案數字化以數字攝影技術、OCR技術、數據庫技術、存儲技術、網絡技術的發(fā)展為基礎，將不同載體的檔案資源轉化為數字化形式進行存儲，形成一種新型的檔案信息存在形式，依靠數據庫進行管理，經由互聯(lián)網絡鏈路，形成有序的檔案資源體系，支持互聯(lián)網絡異地檢索，達到資源共享的目的。檔案數字化是檔案信息化建設的第一個環(huán)節(jié)。檔案工作呈現網絡化、信息化、無紙化的發(fā)展特點，其承載信息由“靜態(tài)”向“動態(tài)”轉變，依托數據庫技術與網絡互聯(lián)技術，拓展檔案數據來源渠道，快速檢索，開展標準化研究、密集存儲與數據深入挖掘工作。以檔案數字化為基礎，最重要的是建立高職院校檔案管理標準體系，加強檔案管理學校層面的二級管理體系建設，對不同管理人員的權限進行差異化分類管理，設立密鑰維護機制，全面保障檔案信息的安全性。

3.4建設高職院校檔案信息化轉型的軟件環(huán)境。

按照國家檔案管理局規(guī)定，高職院校檔案管理機構要對本校電子文檔的生成、歸檔工作予以規(guī)范，電子檔案數據的存儲、標識、傳輸、讀取均應滿足相關標準。升級電子校務系統(tǒng)，建立數據轉換協(xié)議、數據編碼架構、數據傳遞規(guī)約。打造大校園網體系，實現檔案管理系統(tǒng)、OA辦公系統(tǒng)、教學系統(tǒng)、科研系統(tǒng)的有機融合，檔案管理機構擁有借由校園網收集電子信息數據的權限，同時其他部門也可主動分享數字檔案信息，形成檔案信息主動服務與被動服務相結合的生態(tài)系統(tǒng)。

3.5培養(yǎng)專業(yè)能力突出的綜合性檔案管理人才。

檔案工作兼具專業(yè)性、行政性、政治性，對管理人員的業(yè)務素質、政治水平、作風行為有較高的要求。信息化技術的發(fā)展及其與檔案工作的結合，推動了檔案管理由傳統(tǒng)模式向技術化、集約化、智能化方向轉變，檔案管理人員要兼具檔案專業(yè)知識、信息技術和管理思維。因此，對于檔案管理人才的培養(yǎng)應確立終身學習思維，以業(yè)務知識和信息技術知識為主要內容，綜合平衡提高專業(yè)知識、理論素養(yǎng)和管理水平。高職院校以現代化技術人才培養(yǎng)為辦學宗旨，檔案信息化建設工作是重要的保障力量。以創(chuàng)新精神，在實踐中不斷探索，在高職院校科學研究、人才培養(yǎng)中發(fā)揮檔案信息化建設的積極作用。

4.結語

CRP體系建立了高職院校信息資源數據生態(tài)圈，檔案管理系統(tǒng)、OA辦公系統(tǒng)、教學科研系統(tǒng)無縫連接。檔案管理回歸以人為本的理念，紙質媒介向數字媒介轉變，檔案數據價值得到深入挖掘，服務形式趨于多樣。以觀念轉變、硬件升級為基礎，檔案管理的科學體系、信息化轉型基本完成。專業(yè)能力突出的綜合型人才短缺成為制約高職檔案進一步信息化升級的瓶頸。

參考文獻：

[1]盧志明.高職院校檔案管理存在的問題及對策[J].中外企業(yè)家，2017（18）：195.

[2]劉康.高職院校檔案管理信息化深化實踐探討[J].無線互聯(lián)科技，2017（5）：109-110.