行政機(jī)關(guān)辦公室管理精細(xì)化思路與對(duì)策

張宜

【摘要】加強(qiáng)辦公室行政精細(xì)化管理，對(duì)于行政機(jī)關(guān)有著重要意義。精細(xì)化行政管理在提升公共管理水平的同時(shí)，也加強(qiáng)了公共管理效率，明確公共管理目標(biāo)，樹(shù)立正確的公共管理意識(shí)。本文研究了目前行政機(jī)關(guān)辦公室管理中所存在的不足，對(duì)于其精細(xì)化管理的思維進(jìn)行分析，希望為有關(guān)行政管理提供借鑒與參考。

【關(guān)鍵詞】行政管理;精細(xì)化思路;管理對(duì)策

辦公室的工作任務(wù)繁重，細(xì)節(jié)頗多，辦公室行政管理是各個(gè)政府機(jī)關(guān)必做的工作。如何有效提高行政機(jī)關(guān)的工作效率，精細(xì)化成為政府機(jī)關(guān)辦公室行政管理的最新風(fēng)向標(biāo)。本文擬指出目前行政機(jī)關(guān)辦公室管理中存在的問(wèn)題，探究辦公室行政管理精細(xì)化的思路與對(duì)策，為行政機(jī)關(guān)管理與發(fā)展提供幫助。

一、存在的問(wèn)題

（一）思想認(rèn)識(shí)不夠精準(zhǔn)。沒(méi)有相應(yīng)的意識(shí)及目標(biāo)。對(duì)本可以高效完成的管理工作由于意識(shí)不足，導(dǎo)致延遲的情況出現(xiàn)，管理無(wú)法有效開(kāi)展。

（二）缺乏科學(xué)量化的管理方式。憑經(jīng)驗(yàn)來(lái)進(jìn)行管理工作，管理人員的工作概念模糊籠統(tǒng)，在一些方面無(wú)法做到面面俱到，工作更無(wú)從談精細(xì)、創(chuàng)新。績(jī)效考核制度缺乏考核執(zhí)行，在具體的實(shí)踐工作中落實(shí)不具體。對(duì)工作人員的評(píng)價(jià)過(guò)于片面，難以調(diào)動(dòng)員工的積極性，增加了管理工作的壓力。對(duì)于不同崗位，大多也沒(méi)有做到具體情況具體分析。很多辦公室行政管理工作在績(jī)效考核制度的貫徹和落實(shí)過(guò)程中存在一些問(wèn)題，導(dǎo)致績(jī)效考核制度形同虛設(shè)，不能達(dá)到獎(jiǎng)勵(lì)和處罰的效果。

（三）管理制度不夠精細(xì)。辦公室在制定管理制度的過(guò)程中，并沒(méi)有結(jié)合辦公室自身的特點(diǎn)，不同管理部門(mén)之間在管理內(nèi)容上的相似度較高，導(dǎo)致管理制度在落實(shí)過(guò)程中存在一定的困難。

（四）分工不夠明確。在行政管理過(guò)程中對(duì)辦公室的工作分工沒(méi)有進(jìn)行明確，導(dǎo)致辦公室行政管理工作不能得到有效的落實(shí)，辦公室員工的工作積極性不高。

（五）管理人員或員工職業(yè)素質(zhì)不夠高標(biāo)準(zhǔn)。存在工作人員或者行政管理人員的職業(yè)素養(yǎng)不夠高，缺乏精細(xì)工作的意識(shí)，工作敷衍塞責(zé)。

二、辦公室行政管理精細(xì)化思路

（一）確立精細(xì)化管理理念。精細(xì)化管理的開(kāi)展其基礎(chǔ)就是要構(gòu)建起精細(xì)化行政管理觀(guān)，優(yōu)化原有管理工作，加大辦公室管理工作的精細(xì)化，這是工作中一定要具備的態(tài)度。例如，構(gòu)建并完善有關(guān)管理體系、工作規(guī)范與標(biāo)準(zhǔn)，讓機(jī)關(guān)發(fā)展可以更加穩(wěn)定，一步一步提高工作的效率，加大管理效能。但是需要注意，在開(kāi)展管理的實(shí)際情況下，應(yīng)當(dāng)始終秉持以“精品、人品”同在精神，并以“精華、細(xì)化”的態(tài)度原則，加強(qiáng)對(duì)辦公室調(diào)研的力度，有針對(duì)性地對(duì)各個(gè)不同的崗位制定出不同的管理方式，精分細(xì)化管理工作，規(guī)定工作的流程以及不同工作人員的責(zé)任。需要使行政管理工作更加具體，使每個(gè)人員都能夠充分了解工作的細(xì)節(jié)，行政管理人員不能缺乏耐心和細(xì)心，需要一步一步地將工作規(guī)范化、精細(xì)化，同時(shí)行政管理人員也應(yīng)當(dāng)加強(qiáng)自身的學(xué)習(xí)，與時(shí)俱進(jìn)，更新自己的管理思想。制度是硬的，人是活的，以靈活的管理思想執(zhí)行精細(xì)化，帶動(dòng)整個(gè)工作的精細(xì)化思路靈活善用。精細(xì)化行政管理方式使辦公室行政管理更加科學(xué)、有效，同時(shí)，這種方式是創(chuàng)新、靈活的，可以適應(yīng)機(jī)關(guān)發(fā)展需求，對(duì)于政府發(fā)展而言，作用極大。

（二）量化細(xì)化管理項(xiàng)目。為了讓行政管理可以更科學(xué)、有效，在開(kāi)展管理時(shí)一定要讓模式具有創(chuàng)新度，實(shí)現(xiàn)管理目標(biāo)的更好開(kāi)展，擺脫傳統(tǒng)的模糊管理;實(shí)行不同的量化考核方式，對(duì)員工的品德、能力及績(jī)效進(jìn)行相同的考核，做到充分公平，調(diào)動(dòng)員工的積極性。員工的工作積極性提高了就會(huì)實(shí)現(xiàn)對(duì)行政管理工作的配合，繁重的行政管理工作也會(huì)因此變得輕松簡(jiǎn)單。運(yùn)用全面精細(xì)化管理方式來(lái)安排工作，對(duì)于機(jī)關(guān)工作而言，可以更好地促進(jìn)其工作開(kāi)展。重視工作中的每一個(gè)流程的細(xì)節(jié)管理，對(duì)任務(wù)采用合理、科學(xué)分配制度，對(duì)內(nèi)容加以明確，規(guī)劃好每一個(gè)步驟，可以節(jié)約大量工作的時(shí)間并提升工作效率，讓其管理水平可以顯著提升。實(shí)現(xiàn)管理的精細(xì)化能夠提高辦公室行政管理工作的效率與質(zhì)量，要想實(shí)現(xiàn)可持續(xù)發(fā)展，必須對(duì)辦公室實(shí)施精細(xì)化行政管理。

三、辦公室精細(xì)化行政管理對(duì)策

（一）行政管理人員管理意識(shí)的提高及實(shí)際應(yīng)用。對(duì)于辦公室各項(xiàng)行政管理工作而言，工作內(nèi)容是比較復(fù)雜的，而要提升其管理效率的重要方法就在于精細(xì)化的管理，在構(gòu)建有關(guān)管理文化時(shí)，一定要把“精細(xì)化”3個(gè)字刻入員工心里，由培養(yǎng)他們細(xì)致化的工作著手，全方位提升行政管理水平。管理者的管理思想是管理工作精細(xì)化的客觀(guān)條件。應(yīng)確立精細(xì)化管理意識(shí)，將管理精細(xì)化的理念，深深植入工作人員的思想中，通過(guò)理念的改變使工作人員在具體的工作中調(diào)整自己的行動(dòng)，協(xié)助完成工作的精細(xì)化。管理者如果能意識(shí)到精細(xì)化的重要性，才能把這一理論好好融入工作中，并充分考慮各方面需求、因素，及時(shí)提出相應(yīng)的解決辦法以及管理工作的效率。同時(shí)要不斷培養(yǎng)政府機(jī)關(guān)人員精細(xì)化管理能力，使辦公室行政管理工作更加精細(xì)化，使政府機(jī)關(guān)發(fā)展與管理更加具有創(chuàng)新性，使政府機(jī)關(guān)有更好的發(fā)展前景。

（二）明確管理目標(biāo)，對(duì)工作流程進(jìn)行細(xì)化以及量化。在制定管理目標(biāo)的過(guò)程中，需要注意以下幾個(gè)方面：1.保證權(quán)責(zé)制衡，定崗、定制。工作崗位的設(shè)置要根據(jù)辦公室的主要職能和工作流程來(lái)進(jìn)行，并明確各崗位之間的職責(zé)。2.確保正常運(yùn)作，優(yōu)化工作流程。簡(jiǎn)約科學(xué)的工作流程對(duì)實(shí)現(xiàn)辦公室精細(xì)化管理具有重大的促進(jìn)作用。應(yīng)根據(jù)工作任務(wù)（下轉(zhuǎn)第28頁(yè)）

（上接第13頁(yè)）自身的邏輯性，把其分成若干個(gè)部分，這樣便于對(duì)這些工作任務(wù)進(jìn)行審視和考慮，了解每一個(gè)工作環(huán)節(jié)中存在的不足，并及時(shí)作出反饋和調(diào)整。同時(shí)，借助互聯(lián)網(wǎng)優(yōu)勢(shì)，實(shí)現(xiàn)辦公自動(dòng)化，及時(shí)全面收集信息，從上至下、從外到內(nèi)對(duì)工作管理機(jī)制進(jìn)行協(xié)調(diào)，防止出現(xiàn)管理空白，確保各個(gè)工作環(huán)節(jié)之間實(shí)現(xiàn)無(wú)縫銜接。3.制定嚴(yán)格的考核標(biāo)準(zhǔn)與要求。對(duì)程序性以及易量化的辦公室工作，在對(duì)量化指標(biāo)設(shè)計(jì)時(shí)應(yīng)確保其科學(xué)性，對(duì)主觀(guān)性較強(qiáng)以及非程序性工作應(yīng)對(duì)其指標(biāo)評(píng)價(jià)進(jìn)行定性設(shè)計(jì)，對(duì)表現(xiàn)優(yōu)秀的員工給予積極獎(jiǎng)勵(lì)，帶給其滿(mǎn)足感和自豪感，對(duì)工作松散、違紀(jì)員工給予批評(píng)教育和警告處分。

（三）規(guī)范管理制度，加強(qiáng)機(jī)關(guān)文化建設(shè)，全面提高員工職業(yè)素養(yǎng)。制度化管理方式也是辦公室行政管理的主要方法，可以有效開(kāi)展精細(xì)化行政管理工作，這就需要各個(gè)政府機(jī)關(guān)擬定相應(yīng)的激、制約制度，讓管理在執(zhí)行時(shí)可以更順利。開(kāi)展精細(xì)化的行政管理工作，機(jī)關(guān)一定要擬定合理、科學(xué)的規(guī)章制度，使政府機(jī)關(guān)內(nèi)部形成統(tǒng)一的規(guī)范模式。加強(qiáng)機(jī)關(guān)文化建設(shè)是辦公室精細(xì)化行政管理的重要對(duì)策，提升工作者熱情，設(shè)置晉升機(jī)會(huì)、完善獎(jiǎng)勵(lì)制度。做好工作時(shí)也突出了員工的價(jià)值，這也是個(gè)性化的管理表現(xiàn)之一。這種管理制度對(duì)于行政管理人員來(lái)說(shuō)，對(duì)他們的職業(yè)素養(yǎng)、工作能力等也提出非常高的需求。所以需要提升他們的專(zhuān)業(yè)能力、職業(yè)素養(yǎng)，培養(yǎng)出更多的高素質(zhì)人才，讓管理工作可以更好發(fā)展并運(yùn)用至實(shí)際中，體現(xiàn)出辦公室行政工作的精細(xì)化管理，使政府機(jī)關(guān)有更好的發(fā)展。辦公室行政管理工作的精細(xì)化同樣依賴(lài)于對(duì)員工職業(yè)素養(yǎng)的培養(yǎng)。辦公室行政管理工作過(guò)于零碎、繁重，如果員工不能夠積極配合辦公室的行政管理工作，管理工作的工作量就會(huì)因此而加大，也自然影響了辦公室管理工作的精細(xì)化。要加強(qiáng)對(duì)工作人員的思想教育，使其積極主動(dòng)參與管理工作。

四、結(jié)束語(yǔ)

綜上，對(duì)于辦公室管理而言，采用精細(xì)化的管理是十分重要的，辦公室工作的內(nèi)容非常多且復(fù)雜，一定要構(gòu)建起完善的精細(xì)化管理制度，才可以更好地完成管理的工作，并且一步一步提升行政管理的效率。同時(shí)，這一種創(chuàng)新的管理方式是靈活多變的，可以更好運(yùn)用至政府機(jī)關(guān)中，這對(duì)于政府機(jī)關(guān)的發(fā)展來(lái)說(shuō)，促進(jìn)作用強(qiáng)大，可以提升其行政管理的水準(zhǔn)。總得來(lái)說(shuō)，辦公室的精細(xì)化行政管理，是要求各政府機(jī)關(guān)構(gòu)建起精細(xì)化的管理觀(guān)，同時(shí)這也是管理開(kāi)展的基礎(chǔ)。