信息工作 新時代航天企業辦公室信息化建設的探索與研究

吳希瑤　劉睿　宋碩

【摘要】新時代，信息化建設應該受到航天企業辦公室的重視，加強辦公室業務中的信息化建設，找到差距和不足，通過有效的管理手段、制度建設和人才培養，提升信息化手段在辦公室業務中的參與度，從而提高辦公效率。

【關鍵詞】信息化建設;航天企業;辦公室業務

辦公室是集綜合性、協調性和服務性為一體的綜合部門，是領導的參謀和助手，起著溝通上下、協調左右和聯絡內外的樞紐作用。尤其是航天企業這樣的中央企業，辦公室的重要性更是顯而易見。隨著新時代信息化建設的高速發展，航天企業也越來越重視信息化方面工作，航天企業辦公室的信息化建設顯得尤為迫切，辦公室信息化的程度，直接關系到整個企業的信息化程度，辦公室信息化程度提高了，才能使辦公室業務更加高效運行，從而帶動整個企業的高效運營。辦公室信息化的建設對促進企業辦公室改革和發展，提高業務水平，加快辦公自動化建設，具有極為重要的意義。辦公室信息化是指在辦公室的管理和服務職能中運用現代信息技術，實現企業各結構和工作流程的優化以及重組。辦公室的業務多而繁雜，融入信息化的管理可以大大提高處理事務的速度以及質量，把人力從復雜的手工操作中解放出來，使人力資源得到充分利用。

一、信息化建設在辦公室業務中的應用

（一）信息化建設在文件管理方面的應用。傳統的文件管理工作主要是以紙作為媒介進行文件的收發、鑒定、歸檔、著錄、處置和保管。既浪費紙質資源，又耗費辦事人員的時間、精力。隨著信息化的發展，文件的管理已經逐步利用軟件和企業OA系統實現了信息化管理，但是在涉及文件的鑒定、轉發、領導會簽、部門流轉等工作時還是通過紙質文件的傳遞來完成這項工作。這就受到了時間、辦公地點的限制，導致在某一個環節上，由于領導長時間不在公司或者辦事員沒有及時呈報給領導，而使文件流轉耗費很長時間，嚴重影響了文件流轉的效率，甚至影響年終文件的歸檔工作。文件管理的信息化建設可以有效地解決這類問題，將文件的鑒定、流轉、簽發等環節依托信息化手段進行操作，可以減少辦公室人員整理、分發、落實流轉情況、催還文件等一系列的工作。可以有效避免由于領導辦公地點的變換而無法簽發文件的情況;縮短文件的傳閱時間，簡化文件的簽發手續，減少文件遺失的風險。若遇到緊急文件，得到領導授意的情況下，臨時性跳轉至承辦人先行辦理。文件管理的信息化建設還應該與其他信息化部門形成統一管理。例如文件的歸檔，若文件的收發和歸檔是兩個部門管理，使用同一軟件進行統一化管理就體現出較大優勢，使文件的查閱、分發、歸檔、借閱等一系列工作有序化，簡化了手續，解放了勞動力。文件管理的信息化不應僅限于文件的電子版存儲，還應該建立本單位的電子文件管理系統，對電子文件的收集、存儲、利用、處置等一系列工作進行管控，達到統一化管理、安全保密、高效利用的目標。

（二）信息化建設在印章管理方面的應用。印章是企業經營管理活動中行使職權、明確企業各種權利義務關系的重要憑證和工具。辦公室人員做好印章管理，是確保企業經營管理安全和企業利益的有效途徑。所以印章的使用具有嚴格的審批手續，用印人員要經過部門領導審批，企業相關領導審批，甚至總經理審批，之后經辦公室人員審查后，進行登記，方可用印。手續繁雜，而且有一個環節的領導不在，就導致用印滯后，增加了用印的難度。而印章管理的信息化，可以將這一系列的手續利用內網，開發一套將用印申請、領導審批、登記集成于一體的軟件，此軟件可以自動生成用印登記薄，管理者可以利用此軟件掌握用印情況。節約了紙質資源，省去了找領導審批這個過程的時間。生成的用印登記薄可以更好地提供查詢、審閱、備查等工作。

（三）信息化建設在會議管理方面的應用。會議管理也是辦公室重要業務之一，會議的有效有序進行才能保證企業科研生產業務順利開展。現有的會議管理中申請會議、審批會議、資料上傳等已經利用內網平臺實現了信息化管理，但高效的會議管理還需要集成度高、步驟簡化的會議管理系統來實現。會議管理系統可以將會議的申請、辦公室審批、領導審批、上傳資料、安全保密、生成會議審批表、會議室設備檢查等流程集成起來，使會議管理系統更好地為辦事人員服務，使會議的管理更加清楚明確，有利于辦公室人員對整個會議全過程的管控，減少會議過程中造成的設備損壞、會議延誤等情況對下次會議造成的影響。

二、信息化建設面臨的問題與差距

（一）對信息化建設在辦公室業務中起到的作用認識不足。由于中央企業歷史悠久，本身的文化氛圍和體系制度導致業務員習慣沿襲以前的做法處理業務工作，信息化手段的使用對舊做法有一定程度的沖擊，導致業務員對信息化建設接受度不足，這是信息化建設中遇到的阻力之一。辦公室業務繁多復雜，可能在實際工作中，難免會某一件業務中的某一個環節舊做法優于信息化手段，這樣導致業務員對信息化手段產生抵觸情緒。

（二）辦公室業務人員的信息化水平有待提高。央企辦公室業務人員存在資歷老、學歷相對較低的問題，導致在學習信息化建設的過程中，出現學得慢、效率低等問題，有可能耽誤業務工作，從而喪失對信息化建設的信心，導致信息化建設推進困難。

（三）對信息化管理的長期規劃不足。信息化建設需要一個長期的規劃，領導層重視的基礎上，做一個頂層規劃，才能使信息化建設長足有效地發展，并應用到辦公室業務中，從而真正提高辦公效率，把業務人員從繁雜的工作?中解脫出來。但是目前，很多辦公室的信息化建設往往注重細節和具體業務，沒有提升到一定的高度去做頂層規劃，導致現有的信息化建設具有局限性。

三、信息化建設的幾點建議

（一）加強信息化管理，培養骨干隊伍。辦公室信息化建設不是一朝一夕的事情，也不是一兩個人的事情，而是一項長期的、系統的工程。要保證信息化管理的長效有序進行，需要領導的重視，需要培養一批精通業務，素質高，協作能力強的高素質人才，建立一支既精通辦公室業務，又熟悉信息化基本知識、能力強的骨干隊伍。信息化建設要求人員知識面廣、技術水平高，因此，加強對人才隊伍的培養是必不可少的。企業應該多舉辦信息化建設方面的培訓班，加強兄弟單位之間的溝通交流，借鑒好的管理辦法，開闊眼界和思路。辦公室人員之間應該加強交流，提高業務水平，這樣才能使信息化建設長遠發展下去。

（二）建立健全信息化相關制度，注重安全保密工作。要搞好辦公室信息化建設，必須堅持“求真務實”的工作作風，不搞“表面工程”，要辦實事，求實效。在領導重視、人才隊伍建設的基礎上，制定出相應的運行和維護等規章制度，明確各自的分工和職責，從管理上建立一個工作人員與信息化設備之間相互協同、相互約束的工作關系，使信息化系統更好地為工作服務，創造更高效的辦公環境。在信息化相關制度建立中，必須重點制定安全保密相關內容，搞好安全保密工作，防止公司重要信息泄露。

（三）加強領導層對信息化建設的重視程度。信息化建設能否落實見效，關鍵在于是否具有強有力的組織領導和切實可行的具體措施。要加強信息化建設，首先要讓領導認識到中央企業信息化建設的重要性和必要性，要讓領導看到中央企業和社會企業在信息化建設方面的差距。

四、結語

辦公室的管理工作應該與時俱進、開拓創新，加強信息化管理必然能夠優化辦公室的管理工作，使辦公室的工作上一個臺階。加強辦公室的信息化管理，帶動整個公司的信息化建設，不斷提高辦公室信息服務水平，切實發揮好辦公室綜合管理服務的職能，真正把為領導服務、員工服務、企業服務落到實處。

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