新形勢下加強人事干部檔案管理工作的建議

郭荻婭

【摘要】本文以探究新形勢下加強人事干部檔案管理工作的現狀及建議為重點進行闡述，先提出重視程度不足、管理觀念落后、管理態度不嚴謹、檔案管理缺少精準性等問題，接著針對性提出加強認識力度，健全相關約束體系，促使人事管理工作規范化發展。目的在于提升整體人事干部檔案管理工作效率，也為相關性研究提供一定的數據參考。

【關鍵詞】新形勢;人事干部;檔案管理

人事干部檔案是指對干部的個人工作經驗、個人工作能力、個人行為情況等詳細記錄，是兌現工資待遇、實施政策管理的關鍵性依據，同時也是個人提拔、晉升的重要參考依據，是我國檔案資料的重要組成內容。干部人事檔案管理工作是一項具有政策性、科學性、業務性以及綜合性的工作，在新形勢下正確提升干部人事檔案管理的整體水平，可以順利促使人事檔案發揮其引導作用，因此相關工作人員必須給予這項工作高度的關注。

一、人事干部檔案管理工作現狀

（一）重視程度不足，管理觀念相對落后。根據相關數據顯示，大多數工作單位尚未意識到檔案管理工作的重要性，關于這項工作的實施與發展還存在著許多問題，比如：突擊性整理檔案現象比較明顯，沒有實現人事檔案管理工作的常態化，沒有及時更新人事檔案干部管理內容等。這就造成檔案信息缺乏真實性，不能正確反映出干部人員的基礎情況，無法為干部人員的選拔與任用提供具有實際影響意義的檔案數據信息。尤其是在我國人事檔案管理模式不斷完善與更新的前提下，還有一些工作人員在解決相關問題上保持無所謂的心態，在一定程度上阻礙了人事干部檔案管理工作的順利進行。

（二）管理態度不夠嚴謹，檔案管理缺少精準性。一些單位在進行人員錄用以及人員選拔時，尚未正確使用人事檔案管理制度，進而導致人事檔案管理工作不能在推進單位發展方面起到關鍵性作用。還有一些地區認為檔案管理工作內容就是負責管理一些人事信息或者人員個人資源與人員變動信息等，在其他工作上沒有實質性作用。因此沒有做到及時更新檔案內容的工作，更沒有注意檔案的準確性，這些現象的出現都會導致人事檔案資源不精準的問題。

（三）缺乏對應的檔案管理機制，人事管理工作比較復雜。很多單位存在一人多職的情況，管理人事檔案的相關工作人員專業水平不達標以及缺乏成功的管理經驗，進而導致在展開具體的檔案管理時，會因為缺少專業化系統性知識理論的支持，使得檔案管理工作無法順利展開，完成高效的整理工作。并且受到檔案管理機制不健全的影響，與檔案管理相關的工作也無法順利推進。此外又因為檔案管理整體工作具有一定的復雜性與系統性，比如在進行人員調動的過程中，一些相關的人事合同轉接工作無法按照常規的流程進行辦理，所以，無法體現出資料以及數量的清晰性，最終出現失誤無法追究相關責任人員，嚴重情況下，甚至出現檔案丟失現象，造成干部本人或者單位內部的損失。不僅如此，如果相關制度不完整，可能會導致一些材料無法正常歸檔，現有的檔案信息資料不能全面反映出干部的整體情況，導致人事檔案信息不夠完整，最終影響干部檔案的職能。

二、強化人事檔案管理工作的建議

（一）加強認識力度，做好認識檔案管理工作的帶領。2018年11月，中共中央辦公廳印發了《干部人事檔案工作條例》，這項政策的發布順利完善了相關檔案工作管理機制、規范制度內容與管理范圍，為工作人員在這項工作的開展上實現全方位的監督與管理做好鋪墊。可見，從中央至地方目前都在加強對人事檔案管理工作的重視，這有助于提升人事檔案管理工作的開展。各單位都應該建立專門的人事檔案管理部門，明確人事檔案管理崗位職責，同時聘用具有一定專業知識的人員專門負責檔案管理工作。這種各部門共同管理以及能追究責任制的檔案管理策略的實施，能進一步推進檔案管理工作高效進行，并且在單位內部順利開展檔案信息的收集、整理、歸檔等各項工作。強調不同的部門都能在此項工作上作出一定的貢獻，為新形勢下人事檔案管理工作取得良好效果打下基礎。

（二）健全相關約束體系，促使人事管理工作規范化發展。針對當前人事檔案管理中出現的不足，必須提供對應的約束機制，健全人事檔案管理機制與體系。采取形成具有專業性與可參考性的管理制度等方式，為檔案管理實現規范化發展提供技術與理論支持。無論是檔案的審核工作還是檔案的使用工作，都要依據相關規章制度的支持，才能保證檔案內容的真實性與可靠性，以及檔案管理工作的嚴謹性。比如完善干部檔案材料查借閱、收集、鑒別歸檔、轉遞、核查核對、保管保護、管理人員職責、歸檔整理等各項制度，細化“接、查、借、轉、遞、交”等工作流程并保證全程紀實，促進干部檔案進、出、管、用規范有序，確保有章可循、有據可依。同時，全面落實好管理制度內容，比如在每年初，提出全面工作計劃時，將該項工作有機結合進去，并且設定相關的年終考核標準，真正使干部檔案管理工作落到實處。對于某些利用職務之便對檔案信息進行私自泄漏、修改的人員應該嚴格采取相應懲罰措施。

（三）加強人事檔案管理工作的信息化建設，提升檔案管理效率與質量。隨著現代化信息技術在各個行業中廣泛使用，對工作的效率與質量的要求也越來越高。（下轉第159頁）

（上接第156頁）對于人事檔案管理工作而言，要想提升整體工作效率與質量，必然離不開信息技術手段的支持。由于現代信息技術的使用，許多干部信息管理系統已被普遍使用，將職工各種各樣的信息存儲在計算機系統中，形成具有實際作用的干部信息資料庫，為人事檔案管理工作提供全面的數據參考。此外，還應該完善人事檔案管理軟、硬性條件，及時更新與完善各種計算機設備，并且引進先進的檔案信息整理硬件，加強人事檔案管理的信息化建設。另外，及時進行該項檔案信息管理的更新與維修等工作，并進行檔案信息的收集以及重要信息的打印等工作。根據全面的更新人事檔案管理系統以及對應進行相關業務信息的維護等工作的開展，進一步實現該檔案管理工作的智能化與自動化。干部人事檔案資源還是人事選拔方面的關鍵性參考資源，如果想高效實現信息資源的共享，成立人事檔案管理信息系統才是必要手段，其能夠進一步實現信息數字化的采集與應用。在新形勢下實現了檔案信息資源的共享，還可以為相關單位工作人員的任用以及單位內部人員的管理提供參考依據。此外，在進行信息化建設的過程中，還應該提高其智能化設備的保密性，由于信息化技術手段具有雙面性，全力實現檔案信息資源平臺的保護工作，能在實現信息資源共享的前提上，強化各項系統工作的安全性。

（四）結合單位實際情況，提升人事檔案管理人員的綜合素質。針對當下人事檔案管理人員專業能力不足、專項管理人員缺失的現象，必須將干部檔案管理工作作為重點工作內容，尤其應讓一些思想政治素質高、業務能力強的人員負責干部檔案管理工作。為了調動檔案管理工作人員的積極性，應該進一步完善工作的條件及待遇，同時有針對性地進行相關的業務培訓工作，以此來提升人事檔案管理人員的綜合素質以及業務水平。

三、結束語

總之，在新形勢下，人事干部管理工作依然存在問題，因為認識程度不深、缺失信息化技術手段等因素，造成人事檔案管理工作效率較低。為了適應新形勢的變化，做好對應的人事干部管理工作，加強對人事檔案工作的重視，建立完整的管理體系，才能順利推進檔案管理工作高效完成，提升人事檔案管理工作的準確性。為了滿足新形勢的變化，做好人事檔案管理工作的信息化建設，是必要的手段，也是必然的趨勢。我們應不斷適應信息時代下檔案活動的發展變化規律，提升人事檔案管理的服務效率和服務水平。

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