人力資源檔案管理信息化的影響因素與建設對策研究

陳奕

[摘 要]隨著互聯網的不斷發展與應用，給人們的生活帶來了方便，提高了工作效率。當今社會的發展趨勢是多媒體與信息技術等方面，本文主要對人力資源檔案管理信息化的影響因素進行分析，并提出相應建設對策，旨在為相關研究提供借鑒。

[關鍵詞]人力資源檔案管理;信息技術;信息化建設

doi：10.3969/j.issn.1673 - 0194.2019.20.080

[中圖分類號]F249.2;G270.7[文獻標識碼]A[文章編號]1673-0194（2019）20-0-02

0 ? ? 引 言

伴隨我國社會發展速度不斷加快，人事檔案管理已經引起極高的關注，作為極為重要戰略資源，對于人才開發及利用有著非常關鍵的影響。目前，對于人力資源檔案管理領域中應用最多的是信息技術，同時也給信息建設提供了關鍵的技術支持。

1 ? ? 人力資源檔案管理概述

1.1 ? 人力資源的含義

人力資源指在一定的市場經濟下，所有地區具有勞動能力和創造價值行為的人口資源的總稱，如：正處于勞動年齡階段的人口、超出勞動年齡階段的人口、未到達勞動年齡階段的人口，但都有一個共同點就是具備勞動能力的所有人員。目前，在我國，人力資源就是在社會上能通過自主的勞動力創作價值促進市場經濟與社會發展的人口統稱。

1.2 ? 人力資源檔案管理的含義

一個國家或者一個地區的經濟發展水平高低都離不開當地的人力資源。由于每個地方的人力資源素質各不相同，加上各行各業對人力資源的需求又不一致，那么就需要對人力資源進行統一檔案管理，根據當地的人力資源有效記錄與分類以及管理，記錄該地區的可勞動人口狀況（數量、文化程度、工作能力、生活背景等），從而為該地區的社會經濟發展提供高效服務。

1.3 ? 人力資源檔案管理的作用

人力資源檔案管理主要通過一個地區的人力資源流動使其在總地區的人力資源都能發揮最大能力，從而幫助企業與社會發現人才以及幫助人才找到適應其發展的工作崗位，最大限度地發揮自身才華，服務于社會主義現代化建設。

2 ? ? 人力資源檔案管理與信息化概述

信息化指通過計算機智能化工具培養其代表的新生產力，從而促進社會發展的過程。而智能化生產工具已經和以往的傳統生產工具大不相同，由規模龐大、有組織性的、層次分明的信息網絡體系組成，而不是一個孤立分散型的。通過網絡改變人們生產與工作以及生活等方式，從而使人類社會發生相應變化。信息化應用逐步深入，我國經濟與社會效率明顯增長。根據相關調查統計分析：我國物流方面信息化、醫療方面信息化以及政務方面信息化在不斷擴大。雖然發展迅速，但也存在相應問題，如：社會與政務與信息安全建設領域，但今后隨著政策支持與產業問題的解決，我國信息化將會進一步深層次發展。由此可見，信息化能使信息技術被高度應用與廣泛普及，還能使信息資源被高度共享，從而充分發揮與利用所有的潛力，保證整個系統運行都處于合理的理想狀態。當前的信息化已不斷推進與深化改革，當然在信息技術和多媒體方面也自然而然地受潛移默化的影響，使人們的工作方式與思維模式有著相應改變，同時給人們的生活帶來了極大的方便，提高了工作效率。人力資源檔案可以使勞動人員全方面地展現其勞動能力，因此，信息化建設尤其重要。檔案管理工作的事項在不斷信息化，取得了較好發展，同時，人力資源檔案管理工作也要保持不斷學習與實踐以及不斷創新等，實現現代化人力資源檔案管理水平提高，創造更高的價值。

3 ? ? 影響人力資源檔案管理的因素

3.1 ? 基礎設施相對落后

檔案信息化建設的重要任務是檔案的基礎設施建設，但目前我國的人力資源檔案管理大部分還是紙質的，對內容進行收集、整理、保管方面的工作存在局限性，雖然提出要信息化管理建設，對其配置了打印機、計算機、掃描儀等相應設備，但目前的檔案管理方面的實際操作應用比較多的是對檔案目錄進行錄入與打印。對于信息開發工作與檔案信息統計、分類、匯總等方面還不能有效操作，更不用說起檔案信息技術的掌握與利用，這些現象不利于人力資源檔案管理信息化建設，更談不上長遠發展。

3.2 ? 人力資源檔案管理信息化的意識觀念薄弱

目前，我國的整體科技信息化進程相對比較慢，主要原因是我國的產業領域復雜多樣，所以在各個領域中信息化緩慢，從而導致人力資源檔案管理水平相對落后，因此，對人力資源檔案管理的信息化建設意識觀念也相對薄弱。雖然人力資源檔案管理信息化建設在實行中，但在還沒有引起管理人員的足夠重視，仍繼續應用傳統的觀念與方式進行檔案的“重藏輕用”管理模式，只重視履行人力資源檔案的保管嚴謹工作，而忽視了檔案內容基本信息的必要記載與信息補充更新等事項，更沒有意識到人力資源檔案管理信息開發與人力資源管理的價值意義，從而失去了價值作用，約束力人力資源檔案管理。

3.3 ? 缺乏專業的人才

人力資源檔案管理工作是一項專業性非常強的工作，并不是任何一個人都能勝任，需在工作中需具備專業性和政治性以及機密性等，因此，檔案信息化管理必須有一定的業務能力、政治素質以及信息技術。據調查分析，目前的人力資源管理中，檔案管理內容相對較少，檔案管理人員對管理的專業知識比較弱，對人力資源檔案管理模式與應用還是通過以往的傳統手工操作和紙質記錄進行運作，對電子方面的收集、保管以及利用較少，不能有效發掘人力資源信息。

3.4 ? 缺乏人力資源檔案管理信息化相應的制度規范

目前，企業檔案信息化缺乏相關制度規范與長遠目標規劃建設，一直止步于“喊口號”的階段層次。企業開展檔案信息化建設必須有先進的技術和檔案管理的信息化建設目標規劃，建立配套的制度規范進行約束。信息化建設可以給企業帶來相應的機遇與挑戰，如：電子文件管理，可以沖擊以往的傳統檔案管理理念與預防文件篡改隱患以及檔案信息泄密等。因此，人力資源檔案信息化過程中應完善相應制度，保障企業可持續發展。

4 ? ? 促進人力資源檔案管理信息化建設的對策

4.1 ? 加強人力資源檔案管理信息化的意識引導

檔案的管理意識在檔案管理科學運行中起著很重要的引導作用，也是形成人力資源檔案管理信息化建設發展與實施的基本思想基礎體現。因此，必須做到各項工作與各個領域的有效銜接，使檔案管理者與檔案工作有效轉型（封閉轉化為開發），從而強化其檔案管理的意識觀念，深化檔案管理的操作過程，逐步向由數字化轉化。此外，在知識經濟戰場上，企業還要主動迎接挑戰，最終把檔案工作的重要核心轉移到知識經濟的現代化建設上。

4.2 ? 建立健全制度體系

積極完善相應的制度體系是人力資源檔案管理信息化建設最重要的前提。制度體系在建設管理、技術以及業務方面的層次上，都發揮著重要作用，會影響企業的整體信息化建設進程。對此，企業要建立健全人力資源檔案管理信息化的過程規范，形成長久有效的機制保障人力資源檔案管理的每項工作業務環節，使程序有制度可依、有法可依。此外，還要加大信息化專項資金投入，從實際出發。在此過程中，要制訂系統的方案與長遠的規劃目標，使有限的資金投入發揮最大的功效，合理分配到人力資源檔案管理信息化建設中的每一個環節。

4.3 ? 加強人力資源檔案管理信息化系統建設

新時期，傳統的手工操作管理模式完全不能適應當今人力資源檔案管理模式上的需求，因此，必須借助現代化網絡信息技術強化人力資源檔案管理。在此過程中，要加快人力資源檔案管理系統與檔案前期工作。如：檔案整理、檔案查閱、檔案保管、檔案歸檔、檔案信息開發等。在此過程中，必須加強人力資源檔案管理工作，充分發揮現代互聯網的優勢，開發出不同類型的人力資源檔案信息數據庫與人力資源檔案信息管理利用的平臺，滿足其不同的需求與服務改領域科學發展的需要，最終實現人力資源檔案管理信息化管理的重要價值與意義。

4.4 ? 培養人力資源檔案管理信息化人才

在人力資源檔案管理中，最重要的主體是人，因此，第一，企業要著重提高檔案管理人員的檔案業務能力，有效豐富他們的檔案知識理論，使工作人員能在工作中發揮自身作用，把握正確的人力資源檔案管理方向，使歸檔管理的整體運作流程安全高效。第二，企業要利用現代化網絡技術，如：網絡培訓、繼續教育、技能研修方式等，提升人力資源檔案管理信息的獲取、提煉以及再加工能力。第三，企業人力資源管理檔案人員要樹立檔案意識，具有良好的職業素質素養，要堅持檔案管理安全重于一切的觀念。

4.5 ? 提高檔案信息化水平

企業要配置相應的計算機，增加網絡技術的應用，從而逐漸提高檔案信息化水平;對于各個項目與領域要形成網絡化工作模式，加強檔案管理與利用;建立人力資源檔案的目錄數據庫建設，形成檔案信息系統與網絡建設統一管理，實現資源共享模式，以便于工作人員查閱。

5 ? ? 結 語

只要堅持與時俱進的目標、不斷改革人力資源檔案管理工作，企業就可以有效實現人力資源檔案管理工作高效運行，從而在新形勢下促進社會發展，使企業與社會創造更高效的價值，進而開創人力資源檔案管理工作的新局面。

主要參考文獻

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