經(jīng)濟全球化背景下機關事業(yè)單位檔案管理的重要性

■ 康洋波（河南應用技術職業(yè)學院）

機關事業(yè)單位本身作為我國政府方面以及社會公共服務職能的重要窗口，它的工作開展情況受到各界乃至社會大眾的高度重視和關注，而機關事業(yè)單位的檔案管理工作同樣在事業(yè)單位內(nèi)部發(fā)揮著舉足輕重的作用，因此，特別加強機關事業(yè)的檔案管理工作又顯得極為有必要。

一、檔案管理工作能夠體現(xiàn)社會價值

機關事業(yè)的檔案管理在我國有著很特殊的一種社會屬性，同時它也成了國家方面一項很重要的檔案管理工作制度，無論是站在個人角度，事業(yè)單位的角度來分析，檔案管理工作的開展都顯得異常重要，而且事業(yè)單位檔案也逐漸成了事業(yè)單位職工在職位晉升或者工資待遇的提升方面屬于十分強有力的重要依據(jù)，用人單位在給員工提升職位或工資待遇的時候，除了需要按照職工的工作業(yè)績，另外又要按照檔案管理職工的年限等一些基本信息進行確定職工的工齡，以此來作為單位職工調(diào)級或者升級的重要標準。所以，對于事業(yè)單位的檔案管理工作而言，它又具備很高的社會價值，同時事業(yè)單位的檔案管理工作在對事業(yè)單位或者職工本身而言也具備很重要的影響作用。

二、檔案管理工作重要的意義

對于事業(yè)單位來說，其內(nèi)部檔案管理的規(guī)范性許多時候都決定了其是否具有業(yè)績或者是否具有一定的工作水準。而對于一個優(yōu)秀的事業(yè)單位而言，它在發(fā)展的過程中往往會產(chǎn)生很多優(yōu)秀的工作成果，之后這些成果都會被記錄在案，但假如想要深入了解事業(yè)單位的歷史經(jīng)營業(yè)績就一定要通過檔案來進行查詢，基于此，事業(yè)單位的科學發(fā)展往往又沒有辦法脫離檔案的管理工作。只有很好的將檔案管理與企業(yè)的經(jīng)營管理結(jié)合起來，才能夠更好的合理化制定事業(yè)單位的資源配置，也就可以將事業(yè)單位未來的發(fā)展情況體現(xiàn)出來，此對于事業(yè)單位不管是在其經(jīng)營還是在發(fā)展方面都具備更重要的影響作用和發(fā)展意義。

事業(yè)單位檔案的形成是在長期的社會活動中完成的，也是對企業(yè)員工以往工作的真實記錄以及對單位歷史狀況的一種客觀性的反映，并且它在企事業(yè)單位的經(jīng)營管理以及領導決策環(huán)節(jié)都具備很重要的輔助作用。事業(yè)單位可以通過對檔案資料進行分析，對以往的工作經(jīng)歷進行總結(jié)，并且吸取前人的經(jīng)驗教訓，從而根據(jù)事業(yè)單位的發(fā)展現(xiàn)狀來進一步制定科學合理的發(fā)展規(guī)劃以及管理決策。同時也可以為相關的工作部門或者企業(yè)領導人員提供一定的查詢資料信息服務，只要是工作涉及到了司法訴訟等情況，檔案查詢功能就可以很好的發(fā)揮其作用，最終保證企事業(yè)單位的合法權益不會受到傾害，從而實現(xiàn)可持續(xù)發(fā)展。

三、檔案管理在事業(yè)單位發(fā)展中發(fā)揮作用的途徑

首先要提升檔案人員的綜合素質(zhì)，企業(yè)招聘的時候需要選拔一些有檔案管理教育經(jīng)驗或者一定的工作背景的工作人員，提升整體性的工作人員職業(yè)素質(zhì)。日常教育工作中還要加強檔案管理工作人員的教育培訓工作，處過需要專業(yè)的檔案管理基礎知識以外，又要進一步加強企業(yè)檔案管理信息技術以及技術培訓方面的工作，然后再利用科學的考核機制來鼓勵檔案管理工作人員自身技能的不斷提升，以及促進企業(yè)檔案管理工作的順利開展。另外要特別完善企事業(yè)單位的檔案管理制度，作為事業(yè)單位來說，必須盡可能地完善企業(yè)的檔案管理制度，從而提升企業(yè)檔案管理工作的效率，優(yōu)化單位檔案管理工作的模式，同時優(yōu)化事業(yè)單位的工作流程乃至相關的工作標準，對各項工作人員的職位權限進行明確，除此之外，還要加強檔案管理信息化建設工作。

要使企事業(yè)單位工作人員從觀念上進行轉(zhuǎn)變，同時提高他們對于檔案信息化管理工作重要性的認識，進一步加大對企事業(yè)單位檔案管理工作的資金投入力度，有效做好檔案信息化管理工作的硬件設施和系統(tǒng)的軟件建設工作，從而為企事業(yè)單位的信息化建設工作的開展提供一定的保障基礎。最后一點要充分對檔案資源進行合理開發(fā)，提升檔案資源的利用效率，檔案資源事實上都表現(xiàn)為一定的指導作用，并且它需要工作人員要能夠充分的挖掘出其中檔案資料的價值所在，從而優(yōu)化檔案管理模式，加大檔案管理信息資源開發(fā)的力度。

四、檔案管理的重要性

（一）檔案管理能夠為機關事業(yè)單位的工作查考提供依據(jù)

檔案管理工作又具備一定的系統(tǒng)性且經(jīng)歷時期比較漫長，但如果是完善的檔案資料庫往往又可以為機關事業(yè)單位提供重要的參考依據(jù)。那么首先第一步，就要做好機關事業(yè)單位的人事建設工作以及改革發(fā)展工作，此是對于以往工作的有效記錄和對新的歷史工作的創(chuàng)新改革提供歷史依據(jù)；此外，檔案資料屬于歷史活動實踐當中的活動產(chǎn)物，一些是當事人的親筆簽名或手稿，這些都可以作為檔案資料管理的歷史憑證，用于機關查考工作的開展；另外，企事業(yè)單位的檔案管理工作具備一定的系統(tǒng)性和復雜性，所以，事業(yè)單位檔案管理工作的開展又為單位工作情況的進展以及成果乃至內(nèi)容的歸檔整理提供良好的工作依據(jù)，以及更好的反映出來事業(yè)單位的工作現(xiàn)狀。最后，檔案管理是事業(yè)單位整體工作開展的重要部分和項目內(nèi)容，并且這項工作的開展一定要建立健全對應完善的工作制度，最終得以保證檔案管理工作能夠切實有效的開展。

（二）檔案管理是機關事業(yè)單位深化內(nèi)控管理改革的重要內(nèi)容

有效地開展機關事業(yè)單位的管理改革工作同樣也是在新的歷史時期內(nèi)機關事業(yè)單位工作建設改革的重要內(nèi)容。那么第一步就是要加強事業(yè)單位檔案管理工作的信息化建設，從而促進機關事業(yè)單位檔案管理的現(xiàn)代化建設工作，同時為單位的內(nèi)控管理提供優(yōu)良的內(nèi)化環(huán)境；其次為，檔案管理為企業(yè)的內(nèi)部管理改革提供了重要的工作依據(jù)，也為單位改革方法的進一步推進與制定，夯實了基礎，與此同時，又全面有效地保證了機關事業(yè)單位內(nèi)控改革工作的全面開展。最后，檔案是宣傳教育的主要素材來源，它為事業(yè)單位的工作開展以及改革推進，創(chuàng)造了優(yōu)良的宣傳工作環(huán)境。所以，基于事業(yè)單位深化改革工作開展的當前，又需要進一步扎實機關事業(yè)單位的檔案管理工作，最終得以實現(xiàn)事業(yè)單位檔案管理工作的信息化建設。

（三）檔案管理為文書資料管理工作創(chuàng)設了良好的內(nèi)在條件

事業(yè)單位檔案管理中文書資料管理也是其中重要的工作內(nèi)容，而強化事業(yè)單位文書資料管理工作則成了事業(yè)單位檔案管理工作落實的保障性內(nèi)容。那么第一步就是要結(jié)合文書檔案，這樣可以更加充分地利用檔案資料，從而有效地提高單位內(nèi)控管理的質(zhì)量和效率；第二步，基于文字佐證的情況下，同樣需要文書檔案信息資源作為主要工作依據(jù)，保證檔案資料的準確性；最后，關于機關事業(yè)單位資料管理的現(xiàn)代化建設工作，同樣也為文書資料檔案管理提供了更為快捷準確的信息資料，使工作環(huán)境得到優(yōu)化。

（四）檔案管理可以提供具有法律效力的憑證

機關事業(yè)單位從設立到更改然后再到注銷以及組織等多重事情的經(jīng)過都需要依靠事業(yè)單位的文書檔案，以及更全面地關注事業(yè)單位在機關登記管理工作的全面化工作流程。這樣一來，一些原始的記錄數(shù)據(jù)也就成了相關的部門在查詢或者處理一些事業(yè)單位違規(guī)現(xiàn)象的主要依據(jù)，并且?guī)椭聵I(yè)單位解決有關的訴訟問題。

（五）機關事業(yè)單位的檔案可以填補國家檔案的空隙

介于事業(yè)單位通常都遵循集中統(tǒng)一的原則，這樣最終來保證檔案資料管理的安全性和完整性，也正是由于檔案管理具備這樣一種特點，所以它又是國家檔案管理中不可或缺的重要內(nèi)容，這也從一定程度上強調(diào)了機關事業(yè)單位檔案管理工作進展的客觀性特點，而且較為全面地反應出了與之相關的工作現(xiàn)狀。

（六）機關事業(yè)單位的檔案為社會各界帶來更為方便的查詢服務

伴隨著社會主義市場經(jīng)濟體制的不斷發(fā)展和完善，事業(yè)單位又在社會經(jīng)濟發(fā)展的途中發(fā)揮著重要的支撐作用。那么事業(yè)單位檔案管理工作又極為準確地記錄著機關事業(yè)單位的各項活動內(nèi)容，以及法定代表人與分支機構(gòu)等等，與此同時，這些內(nèi)容又能夠根據(jù)相關的規(guī)定進行進一步的開發(fā)和利用，最終為各界帶來更高的社會價值以及信息查詢服務。

五、結(jié)語

處于新的歷史時期的機關事業(yè)單位檔案管理工作承擔著來自社會各方的許多使命與責任，同時這項工作進展的工作質(zhì)量也一定程度上影響著其他工作的工作是否得以順利進行，因此，檔案管理在機關事業(yè)單位中發(fā)揮著很重要的作用。