檔案管理存在的問題及策略探討

張盈盈

摘 要：檔案管理在事業單位的日常運行和整體發展中具有重要的作用。隨著信息化時代的到來，我國事業單位的檔案管理工作開始出現一系列的發展滯后問題，如管理設備老舊、管理手段單一、檔案信息利用率低等。這些問題的存在給事業單位的快速發展帶來了不利影響，所以加強對檔案管理的重視程度，引進先進的管理手段，推進檔案管理的信息化建設十分必要。

關鍵詞：檔案管理；問題；策略

一、檔案管理中存在的問題

（一）工作人員對檔案管理重視程度不夠

不同于一般企業，事業單位大多隸屬于政府，一直以來在工作形式和管理上都變化不大。受傳統思維影響，事業單位在檔案管理上也過于保守和懈怠。其實隨著市場環境的變化和競爭的加劇，一些傳統的工作方式已經不再適用于現代社會的發展。而從我國事業單位檔案工作管理現狀來看，普遍存在對檔案管理工作重視程度不足的狀況。甚至有些單位認為檔案管理只是各種文件資料的堆砌和整理，所以并不聘請專業的檔案管理人員進行檔案管理。同時，單位內部缺少檔案管理的相關制度和統一標準，更缺少有效的監管機制，致使檔案管理工作效率低下，質量不合格。

（二）檔案管理模式和設備落后

目前仍然存在一些事業單位的檔案管理模式還以傳統的賬目記錄以及紙質記載為主，這種管理方式明顯無法適應競爭激烈的市場需求。落后的管理模式必定導致運營效率的地下，最終導致與信息技術高速發展的社會脫軌。管理模式的落后與單位領導的管理理念關系密切，因為更新管理模式不僅包括專業技術與管理方法方面，還包括對管理設備的更換。而一些事業單位領導對檔案管理工作重視度不高，致使單位中檔案管理設備古老、陳舊，嚴重阻礙了事業單位檔的案管理效率，限制了檔案管理工作人員正常水平的發揮，最終影響了事業單位檔案文件的使用效率和功能。

（三）檔案利用效率低

事業單位一般不像企業、公司一樣重視經濟效益，在工作風格上也并不過分追求效率。所以，在檔案管理工作中也存在一定的官僚主義作風，忽視了檔案工作的宣傳和管理，對檔案資源以及相關的信息資源不能夠高效地利用，無法發揮檔案管理的積極作用。很多事業單位的檔案管理工作幾乎就是信息的記錄和保管，當檔案收集歸檔后就被束之高閣，然后隨著歲月的流逝慢慢失去它的價值。事業單位對于檔案信息的應用只是被動地接受它的變革，而并沒有根據事業單位的實際發展狀況開展相應的工作。這種過于單一的管理方式，很大程度地制約了事業單位檔案信息的有效利用。

（四）檔案管理信息化水平低

事業單位的檔案信息是一種十分重要的信息資源，它可以為單位的健康發展和科學決策提供數據依托，從而提高單位的綜合競爭力。所以，在事業單位的管理中，應該提高檔案信息的安全保護水平，這就需要改善檔案管理手段，通過網絡信息化方法加強檔案的保密性。但是，現階段的很多事業單位缺乏專業的高素質計算機網絡人才，無法實現檔案資源的人機合一系統管理，甚至出現對互聯網技術和計算機操作捉襟見肘的窘境。在信息化技術泛濫的形勢下，事業單位檔案信息化管理應該是基礎問題，數字化管理水平也不應成為拖累。

二、檔案管理問題的優化策略

（一）轉變檔案管理理念

在這個日新月異的新時代中，事業單位應該順應時代的發展，打破傳統的思想束縛，轉變工作風格和檔案管理理念，加強對檔案管理工作的重視。首先要聘用專業的檔案管理人才承擔檔案管理工作，并加強對檔案管理人員的日常監管和培訓，建立檔案管理人員考核制度，不斷更新和豐富檔案管理人員的專業知識，激勵檔案管理人員的積極工作態度，以保證事業單位檔案管理工作的高質高效。其次要樹立科學合理的檔案管理理念，針對不同類型的檔案資料制定不同的檔案管理方案，明確檔案管理目標。

（二）更新設備，建立現代化檔案庫房

要實現事業單位檔案文件的現代化管理，需要從新技術、新設備、新模式等多方面共同入手。針對部分事業單位設備陳舊問題，事業單位的領導層面應該加強重視，根據單位的實際發展狀況更換管理設備，以保證檔案管理工作的正常運行。檔案管理過程中，檔案保管是重要的組成部分。所以，建立現代化檔案庫房十分必要。首先，在檔案室建立現代化管理系統，結合計算機網絡技術，對庫房中的檔案信息實行動態管理，并在庫房中安裝監控和溫控設備，對檔案庫房內部的溫度、濕度以及安全隱患進行實時監控和排查。同時設置計算機自動報警系統，加強檔案庫房的安全功能。

（三）統一檔案管理工作標準

檔案資料的管理過程中需要一定的信息交換和分享，而檔案本身具有紙質和電子形式的區別。所以，建立統一的檔案管理標準十分關鍵。只有科學、合理的檔案管理制度和統一的工作標準才能夠實現檔案管理的有序性和高效性，發揮檔案資料的最大價值。首先，在管理系統的創建中，會遇到一些過分強調單位特殊性，管理方式不可更改的狀況，對此要積極協調，從多方面考慮管理標準的尺度。其次，在創建檔案系統時，要統一檔案的數據格式、文件屬性、檔案著錄格式和管理系統，使所有的檔案資料都能夠在此系統中保存、傳遞和分享。另外，要規范檔案管理流程，減少工作中的失誤，提高檔案管理工作的專業性。

（四）加強檔案管理信息化建設

引進先進的檔案管理手段，推動檔案管理信息化建設是完善事業單位檔案管理工作的基礎。事業單位要構建同步的信息化管理系統，將單位檔案部門信息系統與其他部門的管理系統相聯合，以實現信息業務的對接。同時積極運用多媒體信息技術，結合相應的科學技術，建立事業單位檔案信息數字化數據庫，對檔案資料的進行數字化處理，以統一的標準進行管理，尤其是對文件格式、圖文編碼等方面進行規范化、嚴格化管理。另外，定期對數據庫進行更新升級，以保證檔案數據庫的安全性和準確性。

三、結語

隨著網絡的普及和信息化水平的提高，事業單位的市場競爭也日益激烈。檔案管理是事業單位工作中的重要組成部分，單位的領導人員應充分重視檔案管理工作的重要性，加強對檔案管理人員的專業素質提升，建立檔案管理統一標準，從多個方面改進和優化檔案管理效率和質量，促進事業單位的健康發展。

參考文獻：

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