探究人才交流服務中心檔案管理信息化建設的重要性

耿菲

摘 要：在社會發展進程中，人才交流服務中心扮演著重要的角色，其主要開展人事代理、人才交流、人事建檔與檔案轉接等工作，從而為社會各個領域提供相應的人才資源服務。人才交流服務中心在運行過程中會產生大量的檔案，所以做好檔案管理工作極其關鍵，但是，由于需要管理的檔案數量太大，運用傳統的檔案管理方法是遠遠不夠的，實現檔案管理的信息化建設成為必然要求。對此，在本文中就人才交流服務中心檔案管理信息化建設的重要性進行探究與分析。

關鍵詞：人才交流服務中心；檔案管理；信息化；重要性

信息化時代的到來，各個行業都實現了信息化建設，這也推動了我國信息技術產業的發展。新時期，為實現人才交流服務中心的高效運行，應重視檔案資源的科學性管理，實現檔案管理的信息化，將檔案資料轉變為電子版本，實現對電子數據的管理，從而實現檔案數據管理的信息化。通過對檔案管理信息化優勢的分析，了解到將其應用到人才交流服務中心的檔案管理上，所產生的價值是不可替代的。

一、人才交流服務中心檔案管理信息化建設的重要性

通過對人才交流服務中心功能與相關事務的分析，了解到人才交流服務中心屬于人才和企事業單位溝通、交流的重要橋梁[1]。就目前人才交流服務中心檔案管理現狀來看，業務指導系統還不夠完善，且基礎設施、設備投入力度嚴重不足，且檔案管理團隊的專業性不強，導致檔案管理效率不高，成為人才交流服務中心所面臨的一項關鍵性問題。另外，人才檔案中記錄著人才的工齡計算方式、組織關系與個人信息等重要數據，因此，為確保檔案信息的實際價值，應做好人才交流服務中心檔案管理工作，實現對信息化技術的應用，從而實現檔案管理的信息化與數字化。相較于傳統檔案管理模式，信息化的管理效率更高，數據整理速度更快，還能實現對待業者信息的保護，可見，檔案管理信息化建設具有必要性。

人才交流服務中心檔案管理信息化建設的逐步推進，勢必會為用人單位提供精準、高效而及時的人事檔案依據，從而促進待業者更好的就業，其也為檔案管理工作產生積極作用。檔案信息化管理工作的實施，主要是實現檔案信息資源的網絡化與數字化，能實現對待業者各項信息的保護，便于加速人才流動，從而為待業者從業提供精準的檔案信息[2]。此外，檔案管理信息化建設的實施，可借助電子平臺來對檔案數據進行加工、存儲、傳輸與檢索，能大大提高檔案管理質量，從而為人才交流服務中心提供基礎保障，也是確保檔案開發與利用效率的關鍵所在。檔案管理信息化的實現，能實現對信息數據的規范化整理，建設更為優質的數據庫，能實現檔案數據的快速傳輸與共享，以求在根本上提高檔案管理水平[3]。

二、人才交流服務中心檔案管理信息化建設路徑

1、構建完善的業務指導體系與規章機制

就目前人才交流服務中心檔案管理實況來看，為達到理想的檔案管理效果，應實現檔案管理的信息化建設，成為社會對人才交流服務中心的必然要求。為滿足該目標，應全面推進檔案信息化系統建設，及時優化與完善相關的規章機制，構建一定的業務指導體系，從而全面推進檔案管理工作朝著信息化方向發展[4]。結合時代的發展趨勢，人才交流中心不可照搬傳統人工管理方法與機制，需要全面遵循檔案信息化建設理念與發展方向，根據當地發展實況來制定新章與工作流程，讓檔案管理工作變得有章可循、有據可查，進而實現檔案管理的規范性與高效性。另外，對人事檔案進行管理時，檔案中所涉及到的都是當事人的個人基本信息與隱私，做好檔案的安全管理非常關鍵，這就需要制定出相配套的檔案管理規章機制，設定獎懲機制，以實現檔案管理的信息化建設。

2、構建檔案管理信息化平臺

而今，制約人才交流服務中心檔案管理水平的一個關鍵問題在于檔案管理平臺的信息化不強，導致檔案管理效率不高，再加上平臺的推廣不夠，使得使用率過低，這些都成為當前信息化平臺所面臨的現實性問題。因此，為促進人才交流服務中心的可持續發展，應結合人事制度改革現狀提出科學的應對策略，要求檔案管理者要意識到檔案管理信息化建設的重要價值，增強管理者對檔案管理信息化建設的高度重視。另外，檔案管理者應高度遵守國家的相關政策法規，要求在制度條件下來實施檔案信息化管理工作，為實現高效性的檔案管理信息化，應加大信息化方面人力、財力的投入力度，及時補充各類基礎設施，以求滿足檔案管理信息化建設的基本物質要求。此外，為實現基礎設施建設目標，人才交流服務中心應加大在此方面的資金分配，及時將設備建設資金預留出來，從而為檔案管理信息化建設提供條件。檔案信息化管理工作的實施，勢必會投入更多的資金，增強檔案管理者的職業素養，從而為檔案管理信息化建設提供保障。為增強檔案管理的信息化建設效果，應加大對檔案管理信息化的高效宣傳，可采取宣傳冊、電子LED屏展示、手機短信、服務中心集體群等多種宣傳方法，能讓檔案管理者意識到檔案管理信息化工作實施的必要性，從中體會實施檔案信息化管理的實際優勢[5]。作為檔案管理者，應不斷提升自我認知意識，從而增強服務意識，能及時將檔案管理信息化視為整個本職工作的核心性內容。

3、強化檔案管理團隊建設

檔案管理信息化的實現，檔案管理團隊扮演著重要的角色，團隊的專業性直接影響著檔案管理水平。因此，應強化檔案管理團隊建設，打造一支高素質、專業性的隊伍，從而提升檔案管理者的專業修養。傳統的人才交流服務中心時常會選擇非專業或兼職類的檔案管理者，其所耗費的人才成本偏低，但是在檔案管理上缺乏專業性，最終導致檔案管理信息化建設效果不佳。因此，為滿足人才交流服務中心的高效運行，提高檔案管理水平，應不斷提高檔案管理者的專業水平，選擇擁有豐富檔案管理經驗、專業性強、態度認真的管理者，要求管理者擁有過硬的信息化管理技能與專業知識，還要熟練操作信息化設備，具備足夠的創新意識與探索精神。在入職之前，必須對患者進行專業化培訓，增強檔案管理者的理論素質與實踐操作能力，從而實現理實相結合，也要求管理者要具備紙質檔案管理能力，對檔案進行科學分類、整理與歸檔，能快速借助信息化平臺來檢索目標性檔案，以至于更大程度上提高檔案管理水平。同時，檔案管理者還應具備與時俱進、積極創新的基本理念，及時轉變傳統相對落后思想與理念，重視對現代化、網絡化與信息化管理方法的應用，創新與優化檔案管理服務模式，進而提高檔案服務質量，進而滿足社會逐步向社會信息化方向的具體要求。此外，管理者還要具備足夠的主動性，積極學習新知識、新技術，從而確保自身工作高效而高質的實施。

結束語：

綜上所述，為順應時代的發展趨勢，提高人才交流服務中心檔案管理水平，應實現檔案管理的信息化建設，打造更為堅實而系統化的信息化管理平臺，旨在為檔案管理提供更為優質的平臺，是提高檔案管理水平的關鍵所在。檔案管理信息化建設的實現，還應打造專業的檔案信息化管理團隊，要求管理人員既要掌握熟練的檔案管理知識，還要熟練掌握計算機技術，從而在檔案管理上能取得更為理想的效果。

參考文獻：

[1]武文娟.人才交流服務中心檔案管理現狀及對策[J].蘭臺內外，2017（06）：71.

[2]張桂華.蒼溪縣人才交流中心檔案管理信息化建設的現狀與思考[J].辦公室業務，2016（23）：45-46.

[3]鄭敏.干部人事檔案管理工作的現狀及完善措施[J].黑龍江檔案，2015（05）：116.

[4]包太敏.人才交流中心對干部人事檔案信息化的對策[J].黑龍江史志，2014（03）：128-129.

[5]李依寧.縣級人才交流中心人事檔案信息化管理的對策[J].行政事業資產與財務，2012（06）：210.