基于物聯網的實物檔案管理研究

摘 要：隨著時代的信息化發展，物聯網是人類的第三次信息革命。也是繼移動通信網、互聯網以后出現的新式信息化潮流。此次研究主要根據物聯網的發展趨勢，論述檔案管理主動融入物聯網懷抱的必要性和可行性，解析物聯網對于檔案管理智能化的重難點。

關鍵詞：物聯網;檔案管理;發展趨勢;問題研究

隨著信息時代的發展，數字檔案館的探究和創建已經是檔案管理人員關注的熱點。這幾年隨著物聯網的出現，尤其在實物檔案上，進一步助力了檔案館的轉型發展。物聯網是由麻省理工的專家提出，是擁有全面感知、能夠進行可靠性傳遞的智能管理網絡，主要應用于交通和物流等方面。現如今，我國很多地方已經創建出數字檔案館，完成了數據庫以及互聯網技術并助力檔案管理。但是針對實體檔案的管理還是存在檔案整理工作效率不足、編目的程序過于復雜等一系列問題。

1 實物檔案管理情況

我國在2012年就已經調整了紙質檔案作為主要核心檔案收藏的戰略。實物檔案慢慢作為擴展和基本補充形式，不過檔案管理上，很多檔案館沒有將其賦予和紙質檔案相同的重視程度。但是現如今，實物檔案已經逐漸取代了紙質檔案，甚至比紙質檔案更加受到重視，之前出現的歸檔范圍不確切以及損壞丟失等現象都在逐漸改善。

2 物聯網的概念及技術

2.1 物聯網的概念

物聯網就是擁有感知與智能處理方式可以標識的物體，在這個標準上能夠進行相互操作的通信協議。且建于寬帶移動通信、互聯網和云計算平臺技術之上，能夠了解自身以及自身環境情況的信息，因此具有信息取得、物體掌管和把握全球性信息系統。物聯網系統的構建結構只有四個部分，分別是感知部分、傳輸部分、處理部分、應用部分，且技術框架主要由信息物品、自主網絡、智能應用組成。物聯網的使用范圍非常寬廣，涉及領域很多，遍布交通環境、政府工作、公共安全等多個領域，發展迅速。

2.2 物聯網的技術

2.2.1 感知層部分技術

感知層部分主要有兩種技術，分別是RFID技術和傳感器技術。前者主要是一種使用無線射頻的空間耦合或者是反射的傳輸性對物體采取主動識別的技術技巧，它主要含有電子標簽、讀寫器、天線三個主要部分。因為實體檔案的電子標簽里面具有這個實體檔案的儲存出處、來源、詳細內容等各種信息，讓RFID數據管理系統不但可以增強檔案的清晰程度、降低錯亂的概率，還可以有成效的減少借還程序，能夠做到針對實體檔案的破損等狀況采取迅速排查。

后者傳感器技術，主要有兩個基礎的構造，分別是敏感元件和轉換元件。敏感元件可以完成切實動態地感知外面的溫度、濕度等一些環境情況，并對其采取檢測和識別，將檢測結果快速的輸送給轉換元件，成為適合輸送或者是接收的電信號。要是發生自然災害像火災、溫度和濕度異常的狀況時，傳感技術系統就會呼叫檔案工作人員的手機，促使工作人員快速針對出現的問題進行解決，請確保檔案存儲房全方位的實時監控。

2.2.2 網絡層部分技術

網絡層部分技術主要分為兩個部分，分別是互聯網和移動通信技術，以及無線通信技術。

互聯網和移動通信技術主要是在互聯網上工作模式是客戶1服務器的工作模式，通常的通信協議還是一直不變的TCP/IP協議。而移動通信技術主要是表示涵蓋現如今的2G、3G、4G、以及即將實行的5G，還有wifi等技術。

無線通信技術主要是表示距離較近且功能耗費較小數據速率較低的一種無線通信技術，而且成本消費也非常低，無線通信技術基本功能是自動控制和遠程控制。

2.2.3 應用層部分技術

應用部分技術主要是云計算，根據能否公開的服務準則，能夠將云劃分為：公有、私有和混合三種類型。在實體檔案面前，對于學校的歷史以及情況相關的信息多是能夠公布的，但是關于個人以及隱私的信息是不能公布的，因此進行校園檔案管理時，大多使用的是混合云的方法。云計算在網絡層的頂端算是一個處理器，進行存儲、分析、挖掘許多的信息，完成檔案智能化管理。基本形式可以使用基本構架和服務平臺、服務軟件等多種方式。

3 對于物聯網的實物檔案管理研究出現的問題探究

3.1 制定準則

要想完成實體檔案管理就需要制定一系列標準化準則，這些準則主要包含技術準則、管理準則、信息安全準則、網絡基礎設施準則等一系列準則。但是制定準則是實現實物檔案管理的一大問題，因為各個地區制定的準則，兼容性都比較弱，如今還沒有一個確切擁有開放性、普遍性的準則。這在一定程度上約束了物聯網技術的在實物檔案管理上面的使用范圍，所以創建開放性的國際準則，是推進檔案管理研究是迫在眉睫的事情。

3.2 資金問題

在任何活動中都缺少不了資金的使用，而資金問題恰恰是約束實體檔案管理研究的阻礙之一。例如RFID的價格非常的高昂，而除了RFID的價格之外，實體檔案還要購買基本的硬件設備，這些硬件設備的成本、軟件設計、運用成本解決后，系統還需要運營和維護的資金，以上這些資金的使用量都是非常大的。實體檔案管理的檔案館若是想更好的硬件條件，不但需要向上級有關部門進行經費批準任務，還需要獲得社會的認可與支持，進而獲得社會層面的資金資助。

3.3 技術安全

技術安全問題是檔案管理人員最擔心問題，這需要提升檔案管理者技術水平，讓檔案館的內部人員處理系統開發、運行和維護，降低付費系統開發、運行和維護所需要的資金。關于檔案系統里部分技術依舊需要進一步加強，像RFID標簽與閱讀器之間的問題、網絡建設手段、軟件手段、數據庫手段等。且還要面對RFID數據容易被攻擊，標簽的確切識別效率比較低等問題，所以迫切需要提升檔案管理者的軟件技術水平。

3.4 工作人員的培養

檔案管理自然少不了工作人員的努力，檔案管理人員不但得擁有很強的責任心、努力負責的態度以及踏實勤懇的精神，還得建設標準規范準則制度，熟練的使用物聯網技術對檔案采取管理。所以，工作人員素質的培養，復合型人才是非常重要的，也是刻不容緩的。

4 結論

從上述的研究中可以看出，物聯網的發展為實體檔案管理迎來從未有過的機遇。但是現如今的準則、費用、技術條件、技術人員都受到了條件約束，對于物聯網的實體檔案管理依舊未在開展。開發實體檔案管理系統，完成檔案全程自動，并進行智能管理，也是以后檔案管理著重探究的目的。在檔案管理中宣傳物聯網技能，可以幫助改變傳統工作模式，讓傳統檔案管理走向智能化管理。

參考文獻

[1]蔣武宏.基于物聯網的實物檔案智能管理平臺的研究與設計[D].蘭州大學，2013.

[2]許德斌.基于物聯網環境下高校實物檔案管理系統的開發研究[J].山東農業工程學院學報，2018，35（10）：63-64.

作者簡介

齊峰（1971-），女，漢族，福建福州人，大學本科，檔案館員，福建省福州格致中學，研究方向：檔案管理。