人工智能技術在檔案管理中的應用

周凡

摘 要：隨著信息化、大數據與云技術應用到檔案管理工作當中，檔案管理日益向著人工智能的方向發展。當前應當優化檔案管理體系，提高檔案管理工作的創新性，切實把人工智能技術廣泛的應用到檔案管理工作當中。

關鍵詞：人工智能技術;檔案管理;應用

1 人工智能技術對檔案管理的影響

1.1 提升用戶服務滿意度

在人工智能技術的支持下，檔案管理能夠更好地滿足用戶在檔案資源廣泛應用中的需求，提高檔案服務效率，檔案管理從根本上滿足了客戶隨時隨地存取檔案的需求。數字化、電子化、智能化的檔案管理與檢索系統能夠滿足自動化、無紙化、信息化的檔案管理需求。它可以改變傳統的檔案管理模式，有助于提高電子檔案的傳輸效率，滿足用戶實時檔案應用的需要。基于人工智能的檔案管理技術更好的滿足了用戶的個性化需要，可以及時對用戶提供各種類型、各個時期的電子檔案，有助于在完善的檔案管理系統中滿足用戶對檔案自動檢索和自動編目需要，極大地提高檔案的檢索效率，降低了檔案檢索與傳輸的時間，可以實現個性化針對性檔案資源供給，達到提高檔案共享質量的目標。基于人工智能技術的檔案管理進一步消除了檔案服務的時間與空間限制。

1.2 對傳統檔案管理沖擊

人工智能技術提高了檔案管理的效率，有利于發揮檔案資源的應用價值，同時也對傳統的、常規的、重復性的檔案管理帶來了一定的沖擊，對傳統的檔案管理帶來了很大的沖擊。人工智能技術的興起，對傳統的程序化、重復性、機械化檔案管理帶來了革命性的沖擊。傳統的機械重復檔案管理已被機械所取代。技術變革從根本上改變了傳統檔案管理工作的分工。檔案管理不再需要大量的手工操作，需要了解信息技術的創新人才。傳統的檔案管理主要以收集與整理檔案為主，檔案管理人員的主要人員從事修整、裝訂、分類、編號與裝盒排架等基礎性工作。現代檔案管理在智能化設備的影響下強調運用數據收集、分類、排列、數據存儲、優化檢索等手段開展工作。

2 人工智能對檔案管理的影響分析

第一，人工智能在檔案界的應用將推動檔案管理理論的發展與創新。人工智能技術快速發展并且應用日益廣泛，但適應新技術環境的檔案管理理論仍然處于缺失狀態，無法精準、密切地指導檔案管理事業的發展。傳統檔案構成要素在計算機環境下如何進行重新定義，傳統檔案鑒定理論如何發展以適應計算機批處理檔案鑒定工作，人工智能技術提高了檔案管理的效率，有利于發揮檔案資源的應用價值，同時也對傳統的、常規的、重復性的檔案管理帶來了一定的沖擊，對傳統的檔案管理帶來了很大的沖擊。人工智能技術的興起，對傳統的程序化、重復性、機械化檔案管理帶來了革命性的沖擊。傳統的機械重復檔案管理已被機械所取代。技術變革從根本上改變了傳統檔案管理工作的分工。檔案管理不再需要大量的手工操作，需要了解信息技術的創新人才。

第二，人工智能在檔案界的實踐將倒逼檔案管理的優化與轉型。通過現有文獻不難發現，人工智能技術在檔案領域的應用幾乎涵蓋了檔案管理的所有流程。因此，基于技術革命而大膽預測，未來人工智能帶來的科技變革，將會極大地影響到現有檔案管理的模式與方法。技術創新將推動檔案管理的變革和發展，推動檔案工作自動化系統的發展，推動檔案智能化管理，推動檔案基本業務活動的更新和迭代，推動檔案集成、檢索和利用等一站式處理。體現了人工智能技術與檔案業務的深度融合與發展。由此，假如檔案界能高度重視人工智能帶來的機遇與挑戰，以開放、包容的心態加入人工智能技術的運用環境之中，探索“人工智能+檔案”的具體實現場景，將會產生科技推動檔案工作轉型發展的強大優勢。

3 人工智能在檔案管理中的應用內容

3.1 電子檔案的智能收集

館藏是檔案事業管理的第一個環節，是公共檔案館獲取和積累檔案的一種手段。隨著計算機技術和網絡技術的發展，出現了大量的電子檔案，這是一種“通過計算機磁盤等設備進行存儲，與紙質檔案相對應、相互關聯的通用電子圖像文件集合”，它的爆炸式增長、廣泛式分布為公共檔案館帶來了極大的壓力。因此，利用智能Agent技術可以有效提高收集環節效率，實現電子檔案的智能收集。“A-gent技術是一種處于一定環境下包裝的計算機系統，為實現設計目的，能在該環境下靈活地自主地活動。”它有很強的自主性和主動性，可以根據檔案工作者制定的收集規則智能地抓取電子文檔。如今網絡上很多搜索引擎都使用Agent技術，它的功能就是在網絡環境中智能抓取文檔信息，并自動轉化為用戶要求的格式，來實現信息的智能收集。此外需要關注的是，電子檔案的收集并不是簡單的網絡信息抓取，還要對收集來的文檔進行“四性”處理，檢查其真實性、完整性、可靠性和可用性。有些電子檔案還是以圖像、音頻形式存在，則需要應用語音識別技術，將音像檔案轉換為文本，識別語言種類涵蓋中英文語種和多種方言，便于之后檔案分類和內容分析。有些檔案因光線不足或逆光、霧霾天氣、分辨率不足等因素導致模糊，可利用基于信號處理和深度學習的圖像處理技術，為其提供圖像低光照增強、去霧、超分辨率重建等能力，重建出高清圖像。

3.2 人工智能技術促進檔案信息共享

檔案信息的數字化、網絡化、社會化是“互聯網+”時代對檔案管理的新要求，方便使用者更快、更準地查找所需檔案和資料是服務社會服務民眾的關鍵。我國檔案的檢索分類根據《中國檔案分類法》類目細分規則，檔案使用者往往不熟悉這些檔案分類的類別。基于人工智能技術的智能檢索同時考慮相關性和重要性，同時還可以采用各字段加權混合索引，獲得的排序結果更加準確，可以把最相關的信息列在最前面，提高了檢索速度和準確率。

此外，人工智能線上服務機器人使用自然語言加工系統，允許用戶使用自然語言提問，同時具有推理能力，根據儲存的信息庫演繹答案。人工智能的另一個優于傳統檢索方式的特點是智能檢索具有機器學習能力。機器學習由環境、學習系統和執行系統組成。計算機可以從環境中提取信息并將其傳輸到學習系統。學習系統利用這些信息修改執行系統的知識庫。執行系統可以根據知識庫中已有的信息推斷出檢索任務。他們需要感知用戶的信息類型和信息形式的偏好，并據此推送檔案信息，從而促進檔案信息的共享。

3.3 人工智能技術降低檔案網站建設成本

檔案網站承載服務功能、宣傳功能、交流功能，是檔案信息化面向用戶的平臺，利用電子網絡遠程獲取檔案文件信息可以最大限度地為用戶節省時間和精力讓檔案文件觸手可及。在檔案網站建設方面也同樣可以應用人工智能技術使網站能夠理解和響應網頁訪問者的需求。人工智能當今的作用是確保用戶具有全面的體驗，并且可以實現個性化。由于人工智能使組織能實施數字助理的工作，通過回答一系列問題，系統能夠自動調整網站關鍵參數，從而輕松創建網頁布局、內容和品牌，使檔案網站建設不依賴高水平網頁設計者。網頁設計師可以利用人工智能為訪問網站的用戶創造個性化的體驗。人工智能可以通過有趣的方式使網站更加生動，從而得到目標受眾的更多關注。

4 結束語

總之，隨著人工智能的智能化和學習化，可以給檔案管理帶來方便和效率。在大數據時代，檔案管理中的數據信息量巨大。人工智能的智能化和自動化可以彌補人工檔案管理的不足。智能分類、智能檢索、智能安全保護，可以提高檔案管理的質量和效率，更好地為用戶利用檔案。

參考文獻

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[2]郭小磊.淺談人工智能技術在檔案管理中的應用和加強應用的必要性[J].才智，2019（19）.