新形勢下事業單位檔案管理改革的探究

摘 要：今年，是新中國成立70周年，回望一路走來的艱辛，我們國家在經濟科技等方方面面都取得了很大的進步和發展。特別是改革開放以后，中國的文化和產品走出國門邁向世界。于是，隨著各方面的發展，人們的生活和工作方式也有了很大程度的改變，事業單位舊的管理模式已經無法跟上企業和員工發展和改變的步伐。想要滿足各項工作的需要，就要不斷進行創新和改革。而在企業管理工作中，檔案管理是極其重要的一部分，其作用是收集整理和歸納事業單位的相關信息。因此，在新的時代背景之下，事業單位的檔案管理工作需要進行進一步的改革和探究。本文從檔案管理的重要性開始分析，提出了新形勢下的發展方向，并且根據幾個發展方向提出了相應的發展策略。

關鍵詞：新形勢;事業單位;檔案管理改革

現如今，在經濟不斷發展的時代背景之下，事業單位的發展也迎來了春天。這不僅僅是發展的契機，更是新的挑戰。目前看來，如果事業單位想要保證穩定的運行，取得好的發展，首要的工作就是加強事業單位在檔案管理方面的創新和改革。然而，由于事業單位在從前發展過程中的疏忽，現在許多單位在這一方面存在諸多不足，更是影響了檔案管理工作的效益。

1 檔案管理對事業單位發展的作用

上文已經有所提及，事業單位在管理當中的重要部分就是檔案管理。從某種程度上來講，它甚至是開展人事管理工作的基礎，并且也可以根據它確定員工考核的方式方法。此項工作包含的方面有很多，它記錄了企業工作人員的信息，也記錄了企業展開工作的各項內容。做好檔案管理工作，不僅僅是可以了解到各項信息，更有利于下一工作環節的開展。細致些來講，檔案工作包括了信息的收集和整理、信息的價值判斷、信息的保存和管理、信息的搜索和檢查、信息的編輯以及信息的研究，它可以被相關的對象搜索和利用。對于事業單位來說，檔案管理記載了企業所展開的工作的同時，也在工作人員的培養這一方面發揮了巨大的作用。檔案，記錄著員工的各項相關信息，是人事管理展開工作的參考和憑證。也就是說，檔案管理工作的進步和發展，可以使得事業單位的工作效率得到大范圍的提升，同時，也能夠促進管理水平的提高，保證工作的正常展開和創新發展。由此可見檔案管理對于事業單位而言是十分重要的。

2 新形勢下事業單位檔案管理的發展方向

2.1 實現數字化的發展

隨著祖國的日益強盛和科技的不斷發展，傳統的檔案管理模式顯然已經十分落后，因此，檔案管理實現數字化的發展，已經成為一個趨勢。此項發展，是對掃描、數據庫等現代技術的整合和運用，依靠網絡的發展和技術的進步，把傳統的檔案資料轉化成電子數據并且上傳存儲到相關的檔案信息平臺。與此同時，依靠此項發展完成檔案信息的整理補充和更新。

總的來說，實現檔案管理數字化的發展，就是實現事業單位重要無形資本產業的資源整合和挖掘發展，它能夠促進價值的提升，從而使得事業單位的無形資本產業得到更好的運用和發展，為企業創造效益。

2.2 實現統一性的發展

在事業單位檔案管理的創新和改革過程中，數字化只是其中的一個部分，統一性的發展也同樣重要。傳統的檔案管理模式下，檔案的記錄和整理存在信息不成體系的弊端，其涉及到的內容和事件較多，給查閱工作造成了一定的影響。事業單位的檔案管理朝著統一性的方向發展，目的就是解決傳統管理模式下信息無法互通的問題。利用現代技術，把事業單位每個部門每個階段的檔案信息整理合并到一起，上傳至統一的信息管理平臺，方便了大家檢索工作的同時，也實現了檔案管理的一體化，使其朝著科學化管理的方向發展。在這一發展過程中，十分需要現代技術的熟練掌握和運用，由此實現檔案信息的通用和兼容，從而實現信息共享。

2.3 實現檔案管理的自動化

舊模式下的檔案管理，很多工作和程序是通過人力資源完成的，因此，其中的一些信息難免會存在誤差。再者，在信息整理歸檔和分類的過程中，由于人們的主觀意識存在很大程度上的不同，檔案分類的結果也會產生不同的結果。自動化的檔案管理模式就不一樣了，它采用了現代化的科學技術，在減少人力資源操作甚至是完全沒有人操作的情況下，實現檔案信息數據的自動存取和自動整理，還能夠自動提取關鍵詞，自動生成目錄，自動編號并且歸檔。人們在翻閱的過程中，可以自動篩選和檢索，甚至是完成數據的自動處理。毫無疑問，在未來的檔案管理中，自動化的發展方向能夠更大程度地完成檔案信息的收集和整理，確保信息的準確性，保證檔案長久安全的保存。這不僅僅節約了人力資源，還更好地促進了檔案管理作用的發揮。

2.4 增加檔案管理的互動性

以往的檔案管理模式，一個檔案相對應的只有一個需要和要求，這就產生了信息利用率不高等一系列的問題。而紙質的檔案的查閱和使用，對于新時代下的人們來說，并不是一個高效的工具，其中缺乏了一些智能化的元素和功能。而信息化的發展可以有效解決這一類的弊端，實現信息的良好互通。互動性的增加，可以改變以往一對一的單一信息，在線服務等諸多類型的增加，可以促進信息需求者與管理平臺的互動，從而更加準確地提取到相關信息。總的來說，如果這一發展再運用到服務行業中，使用者會有更好的用戶體驗，無形之中提升了客戶的滿意度，對于檔案管理來說，也是一項優化和提升。

3 新形勢下實現事業單位檔案管理改革的策略

3.1 重新整理檔案管理的組織架構

上文已經有所提及，事業單位的檔案管理涉及到的東西是方方面面的，因此，改革的工作也要從本質上著手進行深層次的改革。除去檔案管理本身的改革，其背后的組織架構也需要做出一定程度上的改變。比如說，在組織架構當中增加精通網絡技術的人才，也就是成立一個技術部門，從而為后續的信息化管理保駕護航。

3.2 重新構造檔案管理業務流程

為了促進檔案管理在新時代背景下的創新和管理，事業單位需要利用現代化的信息技術對開展管理工作的各項流程進行一個重新的考量，從而對當中的職能運用和效益的發揮做一個更加準確的分析，進而做一個優化和升級。如此一來，如若其中存在一些問題，就可以及時發現和解決。總的流程下來，就是對檔案管理的業務流程進行一個整改。在信息化的背景之下，整體業務流程的重建也一定要從本質開始，要符合新時代的發展規律。我認為可以從以下三個方面進行改革。

第一，優化業務流程。這一部分的工作不僅僅是要構建管理部門內部的工作流程，同時也要把管理部門和事業單位其他部門之間的業務關系、工作流程整理清楚，同時，這不僅僅是管理人員的工作，是需要全公司的員工共同參與的工作。完成整體的改革以后，檔案給管理者還需要對信息進行錄入和編制，在以后的工作過程中及時更新和監管，方便工作人員的搜查和利用。

第二，建立標準的管理制度。檔案管理工作的正常展開需要一套標準的管理制度，而標準的管理制度對于檔案管理也有很大的促進作用。所以，在未來的管理工作當中，要制定一套標準化的制度，明確公司的組織架構，促進工作的合理安排，責任到人，促進事業單位的長遠可持續發展。最重要的是，無論未來發展得如何，這套標準化的管理制度都不能丟，也就是說，這是貫穿整個改革的重點。

第三，注重專業技術人員的培養。在新時代的檔案管理改革中，信息化技術的運用是十分重要的一項技術，因此，在未來的工作當中需要引進相關的專業技術人員，并對他們進行培訓和培養。

3.3 增強檔案管理的服務能力

在事業單位當中，檔案管理的服務是很重要的一項工作，體現了事業單位的整體價值。所以，提升檔案管理的服務能力是推進檔案管理改革的重要步驟。首先，要提升一定的服務。在當前的時代背景之下，檔案管理不能局限于以前的搜索和查閱功能，要增加自動化、智能化的功能，體現更好的服務。其次，要注重服務的內容。傳統的檔案管理服務更多的是扮演了一個收集和等待的角色，就好像是一個等待信息增加和更新的倉庫一樣。但是新時代的檔案管理不同，它應該是實現一個狀態的轉變，改變被動等待，向主動提供邁進。增加服務的準對性、專業性，增加個性化的設置，從而提供更加專業的信息服務。

3.4 建立信息化平臺

好的檔案管理工作的展開需要一個好的信息化數據管理平臺，想要促進檔案管理的改革，就需要做出一個既統一又相對獨立的信息管理平臺，綜合考慮業務、功能、安全、速度等等方面的功能，運用于事業單位檔案管理的工作需求，從而達成長遠的發展目標。簡單來說，就是科學合理地開展信息化數據平臺的建立，在投入使用以后注重檢查和驗收、不定時進行漏洞的修補以及系統的升級，對技術進行調整和優化。如此一來，就可以大大地節約人力資源，從而節約事業單位的成本。

4 結束語

隨著祖國的發展，國家的經濟和科技取得了很大程度上的進步，特別是改革開放以來，很多的企事業單位都迎來了新的機遇和挑戰。正是因為國家的進步和發展，企事業單位的管理才需要不斷進行創新和改革。而檔案管理，是我們國家事業單位發展工作的基礎，檔案管理的改革，也就成為了事業單位發展的新重點。因此，在改革的過程中，要更大程度地加強檔案管理的工作，加大對專業技術人員的培養。與此同時，要給予員工正確的指引，積極配合管理的工作，團結一心，共同促進事業單位檔案管理工作的發展。

綜上所述，想要促進檔案管理改革事業的發展，事業單位的管理人員要充分認識到檔案管理的改革對事業單位發展的重要性，做好檔案管理工作，不僅僅是可以了解到各項信息，更有利于下一工作環節的開展。細致些來講，檔案工作包括了信息的收集和整理、信息的價值判斷、信息的保存和管理、信息的搜索和檢查、信息的編輯以及信息的研究，它可以被相關的對象搜索和利用。在改革的過程當中，要先確立好改革的具體方向，我認為，檔案管理的改革，可以朝著數字化和自動化的方向發展，并且增加統一性和互動性。在改革進程的開展工作中，需要建立新的組織架構，開發新的數據管理平臺，完善整體的業務流程并且增強檔案管理的服務能力。

參考文獻

[1]夏楓.新形勢下事業單位檔案管理創新與服務模式的改革研究[J].企業改革與管理，2015（18）.

[2]劉敏.論新形勢下事業單位檔案管理的改革與創新[J].赤子（上中旬），2016（21）.

作者簡介

劉麗華（1973-），女，漢，山西省忻州市定襄縣，助理館員（檔案），大專。