關于強化行政單位檔案規范化管理的探討

曾令兵

摘 要：在行政單位中檔案具有非常重要的地位，它是整個單位的“心臟”，所有的檔案都是對工作期間發生情況的真實反映，具有參考、查詢的價值。隨著行政單位內部的工作體制和管理模式不斷的改革，如何改變原有的管理模式，加強檔案管理成為了各行政單位面臨的一大難題。本文首先說明了行政單位檔案規范化的重要性，然后分析了當前行政單位檔案規范化管理中存在的不足，最后詳細闡述了強化行政單位檔案規范化管理的策略。

關鍵詞：行政單位;檔案;規范化管理;制度

1 行政單位檔案規范化的重要性

所謂規范化管理，是指通過構建可行性、完善性的管理體系，并將其運用管理實踐中，重點是完善體系的構建。檔案管理是行政單位的基礎業務，也是單位管理質量和水平的主要表現。因此，加強對檔案的規范化管理具有重要意義，表現為：

1）為日常管理提供資料。檔案管理作為行政單位的關鍵內容，也是單位領導掌握的信息內容，規范化的檔案管理，能夠為單位各項工作提供參考。通過對數據、信息的整合、分析，全方位的了解單位員工的情況，然后按照相關方式分配人力資源，提高管理效率。

2）搞好管理隊伍建設。管理隊伍是行政單位的基礎，也是單位管理工作開展的核心，打造一支復合型、素質高的隊伍，是行政單位的發展重點。開展規范化的管理，不但能夠提高單位的管理水平，還能通過對管理隊伍的分析，做好員工的晉升、獎罰工作，促使其發揮主觀能動性，進一步提高工作質量。

2 當前行政單位檔案規范化管理中存在的不足

1）檔案管理意識有待提升。當前有些行政單位未能認識到機關檔案的重要性，認為檔案管理屬于后勤部門的范疇，對人民群眾及本單位做出的貢獻相對較小，對檔案管理的價值有所忽視。一方面，受傳統落后管理思想的影響，行政單位管理者未能認識到檔案管理的價值;另一方面，行政單位在檔案部門上的投入相對較少。

2）當前管理制度有待改進。當前不少行政單位仍沿用傳統檔案管理制度，主要采取紙質管理，檔案管理人員在日常工作中，深受時間、地點等要素的影響，難以順利開展相應服務。當有人需要查看檔案時，檔案管理人員往往需要逐個排查序號，為滿足查詢要求，往往需要耗費較長時間，工作效率相對低下。與此同時，在傳統檔案管理模式中，存放檔案需要占據大量空間，有些檔案需要保存較長時間，會導致社會資源浪費問題，與當前社會經濟發展要求背道而馳。

3）檔案管理機制有待健全。隨著信息技術的快速發展，當前檔案管理制度中電子檔案管理系統尚不健全。越來越多行政單位開始運用電子檔案管理方式，有效降低檔案管理人員的工作負擔，讓檔案查詢效率大幅度提升。然而，當前電子檔案管理機制尚不健全，會給后續工作造成負面影響，一方面電子檔案查詢權限不夠明確，有些行政單位享有絕對權威，可以任意查詢公務人員的電子檔案信息，與當前黨政工作理念背道而馳;另一方面缺乏健全的電子檔案監督管理機制，有些行政單位尚未構建相應監管機制，難以有效應對檔案管理中的不良或違法行為，使得整體機關檔案管理質量大打折扣。

3 強化行政單位檔案規范化管理的策略

1）提高對檔案規范化的重視度

首先，向單位員工介紹檔案規范化的重要性。領導發揮模范帶頭作用，重視上級單位的指導，端正工作態度，這對于提升檔案整理的規范化水平而言意義重大。其次，加大檔案規范化管理的宣傳力度，通過宣傳法規、制度等內容，提高工作人員對檔案管理的重視度。利用各界的力量，維護檔案管理，提升規范化水平。最后，由于檔案規范化管理工作特殊，無法在短時間內為單位帶來利潤，因此，管理者必須放眼未來，加大經費、人力的投入，完善基礎設施的建設，優化管理流程，提升管理水平。

2）完善基礎工作。（1）完善檔案工作機制。行政單位在日常管理工作中要想實現檔案管理工作的規范化建設，還應該重視檔案工作機制建設，借助完善的工作機制為檔案管理工作的開展提供相應的保障，確保檔案管理制度能夠在合理的工作機制規范下運行，為檔案資源的有效利用提供保障。（2）出臺相關檔案工作標準。針對當前我國行政單位檔案管理現狀，政府相關部門也應該結合檔案管理需求出臺適當的檔案管理工作標準，要求檔案管理人員嚴格按照各項標準開展各項工作，有效促使行政單位檔案管理工作得到規范化和有序化發展，為檔案資源的有效利用創造條件。（3）做好檔案歸檔。檔案管理工作復雜，需要進行系列工作，其中檔案分類是一項重要工作。實際工作中，按照檔案的先后順序、內容，對檔案進行分類，便于查詢、提取和使用檔案。為保證歸檔質量，預防檔案資料丟失，行政單位應建立相應的規章制度，從而明確檔案的歸檔、調取流程，減少歸檔問題的出現。（4）加強檔案保密工作。檔案規范化管理過程中，應強調檔案管理的安全性。由于檔案具有可復制的特征，為預防檔案資料外傳，必須做好檔案的保密工作。首先，按照國家的相關要求和標準，建造專門的檔案室，區分檔案人員辦公室、檔案存放庫房。為了預防偷盜現象的出現，需要加固檔案室的門窗。其次，安排專人開關檔案室，禁止無關人員進入。最后，做好涉密檔案資料的保管，采用合適措施預防檔案泄露。因為重要的檔案一旦泄露，就會危害國家利益和安全。此外，保證檔案的存放時間，嚴格控制存放室的溫濕度，以及歸還、借閱流程。

3）加強管理人員的職業道德建設。管理人員是事業單位檔案規范化管理的主要人員，此工作是否順利、規范，取決于管理人員的素質和態度。首先，減少管理人員的調換，重視優秀人才的選拔，確保選拔的人員德才兼備，具有工作責任心。其次，加強管理人員的教育培訓，幫助其樹立正確的價值觀。培養管理人員的信息化技能，注意向技術型人才轉型。一方面，培養管理人員的安全意識，注重繼續教育，提高其對檔案規范化管理的重視度。另一方面，向管理人員介紹計算機知識，幫助其了解新型的技術和管理手段，促進檔案管理向電子信息化轉型。最后，給予管理人員一定的支持，比如，時刻和管理人員溝通，實行獎罰制度，讓每位管理人員感受到來自領導的關心和關注，營造良好的工作氛圍，提升檔案管理水平。

4）加大行政單位檔案管理數字化建設力度。在信息時代下，通過將計算機技術運用到行政單位檔案管理中，能夠利用數字化方式存儲相應檔案資料，有利于提高空間利用率，有效延長行政單位檔案的存儲時間，以免產生行政單位檔案破壞問題。通過加大行政單位檔案管理數字化建設力度，內部局域網可以實現網上查詢，讓獲取行政單位檔案的速度更為快速高效。在運用計算機采集和上傳資料時，必須采取嚴謹細致的篩選工作，切實保障信息錄入的準確性，在經過審查工作后，對檔案材料進行分類歸檔。在將檔案上傳后，需要確保檔案的準確性和保密性，開放性材料需設置可讀，但不能下載及修改。另外，在開展行政單位檔案管理時，要注重安全管理，設置高效防火墻，有效防御非法入侵，并定期更新病毒庫，開展科學有效的數據庫加密工作，及時備份重要信息，設置用戶權限，推進行政單位檔案數字化建設，為開展規范化管理做好準備。

4 結語

綜上，對于行政單位來說，檔案管理工作的規范化對行政單位各項工作的開展都產生著一定的影響，只有行政單位認識到檔案規范化管理的重要性，并制定一系列的措施提升檔案管理水平，才能夠切實加快我國行政單位檔案管理工作的規范化進程，提升檔案資源的有效利用率，為行政單位在未來獲得更好的發展提供相應的保障。

參考文獻

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