環保檔案現代化的問題與數字化管理

南飛燕

摘 要：隨著我國環保事業的發展，關于環保的檔案資料也在逐年地完善，目前環保資料的儲存方式主要是以電子檔案的方式來儲存的。為了加強環保事業和環保檔案工作的協調發展，筆者認為有效對上述專業性強、容量大的檔案材料進行管理是促進環保事業持續健康發展的最有效的途徑。

關鍵詞：檔案;數字化;管理

隨著近年來數字化產業的進步，檔案也變得復雜繁多，為此國家適應數字化的潮流，對環保檔案進行數字化建設，解決傳統檔案建設所存在的相關缺陷，力求完善的做到環保檔案的數據庫建設與檔案的數字化、科學化管理。通過不斷的對傳統檔案保存方式進行優化，能夠讓檔案管理工作更好地進行下去。

1 環保檔案現代化的問題

1.1 環保工作起步較晚

隨著近年來經濟的迅速發展，帶來了一系列的環境問題。我國在環保方面起步較晚，而且由于早些年注重發展經濟，所以政府及相關的組織都未能在環保方面，做出有效的決定與發展。因此我國的環保工作相對滯后，這就導致了環境保護的相關機構未能占據市場，遭到了市場的排擠，所以無論是資金還是場地都無法進行相對規范化的管理。為此我們查閱了相關的調查報告，可以發現在環保檔案管理這一方面，有關人員未能重視相關工作，并且由于管理制度的缺失，環保檔案未能做到較好的維護與管理。

1.2 缺乏統一化的管理

由于缺乏相關的行業標準，就導致了從業的相關人員未能對其進行統一的管理。同時，未經培訓上崗的相關人員缺乏系統化的知識，就導致了歸檔、整理的相關過程中，未能對相關的工作進行重視。應該歸檔的相關材料，可能會由于工作人員的知識疏漏而導致忘記同原稿一同附帶歸檔。因此在逐級遞交、審查的過程中，就會造成信息的遺漏，這樣以來檔案就會造成內容缺失，同時也很難做到內容擴展完善的相關工作。再次，由于管理的疏漏，也不利于資料的共享，這些相關的檔案就很難做到有效地利用，發揮其最大的價值。

2 研究環保檔案數字化管理

2.1 思想上重視檔案的數字化管理

檔案的數字化管理必須依賴于上級的政策，因此檔案的數字化管理需要從國家政府機關、相關部門、單位領導進行宣傳與實施。檔案的數字化管理同時也需要大量的經費與設備作為運行的必要條件，因此檔案的數字化管理必須基于領導意識到檔案的數字化管理的科學性，才能從各個方面進行發力。然后才能對員工進行檔案的數字化管理的相關培訓，培養其重視的相關意識，了解到傳統檔案管理的弊端，堅定檔案的數字化管理的決心。

2.2 數字化管理歸檔基礎工作

檔案的數字化管理必須逐步突破，逐步完善，也基本不可能做到一步到位。因此，我們首先要做到檔案的數字化管理的相關基本工作，如下一一舉例。例如，根據檔案的數字化管理的相關要求，對收集與歸納的相關工作做出規定，責任制與會簽制、移交制是發展的保障。另外，在電子檔案的保存方面，必須做到嚴格的培訓，防止檔案的全部丟失。根據相關的規定，對檔案進行技術評估，將不合格的檔案進行修改，將沒有必要的檔案進行轉交和廢棄，對于重要的文檔須進行歸檔與備份，并且做出標記。再次，數字化文檔從產生到結束的全過程必須進行嚴格的控制，也就是須完善好著錄的工作，進而可以在實踐中做到數字化檔案的完善保存。最后，要著重注意檔案的保密工作，成立專門的保密小組，落實責任，專人管理，加強技術防護。近年來由于網絡技術的興起，有相當一部分不法分子通過盜取檔案、破壞檔案進行牟利。為此，我國也出臺了相關的法律來保證檔案安全問題。

2.3 以數據庫的建設為核心

檔案目錄、檔案全文及多媒體檔案等數據庫為數據庫的主要組成部分，檔案目錄是大多數單位注重建設的，而對于后兩者缺乏相應的管理經驗與管理手段，因此對于這兩者的數據庫建立與保護都未能真正建設起來。全文數據庫就不僅僅只包括電子版的文檔，同時也包括紙質版的文檔。因此，根據數據庫的本身的特點進行數據庫建設是建設數據庫的重要發展方向，同時也需要根據數據的重要程度進行數據庫的建設，防止數據庫信息無用化、過載化。除此之外，對于數據庫的建設還需注意環保方面，因為環保檔案的現代化問題，不僅僅局限于檔案的數字化、現代化建設，同時也存在于環保檔案的建立，因此我們必須加速環保檔案的建設步伐。例如對近年來我國開展的重大環保專項進行數字化錄入，對其中大量的重要數據進行數據的采集與分析，并且將其歸檔管理，以便日后進行科學性的分析，發揮其最大的價值。同時，環保檔案的數字化建設還需注重已有數據庫的維護，防止導入重復的數據浪費人力物力，對環保檔案進行定期管理、定期備份、定期維護檢驗等，以防環保數據的失效，也要符合國家在數字化檔案建設的相關規定。

3 結束語

綜上所述，環保檔案的數字化無論在實用性還是在政策的需求上都是即為迫切且重要的，但是規范的環保檔案數字化工作是嚴格且高技術要求的，為此，相關的工作人員必須進行環保檔案數字化的相關知識學習與技能培訓，國家也要注重培養其復合人才，利用其最先進的管理知識，完美的完成環保檔案的數字化建設。

參考文獻

[1]劉暢.環保檔案信息數字化資源開發和管理問題[J].中外企業家，2016（33）.

[2]畢崇倫.淺議環保檔案現代化的問題及數字化管理[J].經營者，2017，31（8）.