環(huán)保檔案現(xiàn)代化的問題與數(shù)字化管理

南飛燕

摘 要：隨著我國環(huán)保事業(yè)的發(fā)展，關(guān)于環(huán)保的檔案資料也在逐年地完善，目前環(huán)保資料的儲(chǔ)存方式主要是以電子檔案的方式來儲(chǔ)存的。為了加強(qiáng)環(huán)保事業(yè)和環(huán)保檔案工作的協(xié)調(diào)發(fā)展，筆者認(rèn)為有效對(duì)上述專業(yè)性強(qiáng)、容量大的檔案材料進(jìn)行管理是促進(jìn)環(huán)保事業(yè)持續(xù)健康發(fā)展的最有效的途徑。

關(guān)鍵詞：檔案;數(shù)字化;管理

隨著近年來數(shù)字化產(chǎn)業(yè)的進(jìn)步，檔案也變得復(fù)雜繁多，為此國家適應(yīng)數(shù)字化的潮流，對(duì)環(huán)保檔案進(jìn)行數(shù)字化建設(shè)，解決傳統(tǒng)檔案建設(shè)所存在的相關(guān)缺陷，力求完善的做到環(huán)保檔案的數(shù)據(jù)庫建設(shè)與檔案的數(shù)字化、科學(xué)化管理。通過不斷的對(duì)傳統(tǒng)檔案保存方式進(jìn)行優(yōu)化，能夠讓檔案管理工作更好地進(jìn)行下去。

1 環(huán)保檔案現(xiàn)代化的問題

1.1 環(huán)保工作起步較晚

隨著近年來經(jīng)濟(jì)的迅速發(fā)展，帶來了一系列的環(huán)境問題。我國在環(huán)保方面起步較晚，而且由于早些年注重發(fā)展經(jīng)濟(jì)，所以政府及相關(guān)的組織都未能在環(huán)保方面，做出有效的決定與發(fā)展。因此我國的環(huán)保工作相對(duì)滯后，這就導(dǎo)致了環(huán)境保護(hù)的相關(guān)機(jī)構(gòu)未能占據(jù)市場，遭到了市場的排擠，所以無論是資金還是場地都無法進(jìn)行相對(duì)規(guī)范化的管理。為此我們查閱了相關(guān)的調(diào)查報(bào)告，可以發(fā)現(xiàn)在環(huán)保檔案管理這一方面，有關(guān)人員未能重視相關(guān)工作，并且由于管理制度的缺失，環(huán)保檔案未能做到較好的維護(hù)與管理。

1.2 缺乏統(tǒng)一化的管理

由于缺乏相關(guān)的行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，就導(dǎo)致了從業(yè)的相關(guān)人員未能對(duì)其進(jìn)行統(tǒng)一的管理。同時(shí)，未經(jīng)培訓(xùn)上崗的相關(guān)人員缺乏系統(tǒng)化的知識(shí)，就導(dǎo)致了歸檔、整理的相關(guān)過程中，未能對(duì)相關(guān)的工作進(jìn)行重視。應(yīng)該歸檔的相關(guān)材料，可能會(huì)由于工作人員的知識(shí)疏漏而導(dǎo)致忘記同原稿一同附帶歸檔。因此在逐級(jí)遞交、審查的過程中，就會(huì)造成信息的遺漏，這樣以來檔案就會(huì)造成內(nèi)容缺失，同時(shí)也很難做到內(nèi)容擴(kuò)展完善的相關(guān)工作。再次，由于管理的疏漏，也不利于資料的共享，這些相關(guān)的檔案就很難做到有效地利用，發(fā)揮其最大的價(jià)值。

2 研究環(huán)保檔案數(shù)字化管理

2.1 思想上重視檔案的數(shù)字化管理

檔案的數(shù)字化管理必須依賴于上級(jí)的政策，因此檔案的數(shù)字化管理需要從國家政府機(jī)關(guān)、相關(guān)部門、單位領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)行宣傳與實(shí)施。檔案的數(shù)字化管理同時(shí)也需要大量的經(jīng)費(fèi)與設(shè)備作為運(yùn)行的必要條件，因此檔案的數(shù)字化管理必須基于領(lǐng)導(dǎo)意識(shí)到檔案的數(shù)字化管理的科學(xué)性，才能從各個(gè)方面進(jìn)行發(fā)力。然后才能對(duì)員工進(jìn)行檔案的數(shù)字化管理的相關(guān)培訓(xùn)，培養(yǎng)其重視的相關(guān)意識(shí)，了解到傳統(tǒng)檔案管理的弊端，堅(jiān)定檔案的數(shù)字化管理的決心。

2.2 數(shù)字化管理歸檔基礎(chǔ)工作

檔案的數(shù)字化管理必須逐步突破，逐步完善，也基本不可能做到一步到位。因此，我們首先要做到檔案的數(shù)字化管理的相關(guān)基本工作，如下一一舉例。例如，根據(jù)檔案的數(shù)字化管理的相關(guān)要求，對(duì)收集與歸納的相關(guān)工作做出規(guī)定，責(zé)任制與會(huì)簽制、移交制是發(fā)展的保障。另外，在電子檔案的保存方面，必須做到嚴(yán)格的培訓(xùn)，防止檔案的全部丟失。根據(jù)相關(guān)的規(guī)定，對(duì)檔案進(jìn)行技術(shù)評(píng)估，將不合格的檔案進(jìn)行修改，將沒有必要的檔案進(jìn)行轉(zhuǎn)交和廢棄，對(duì)于重要的文檔須進(jìn)行歸檔與備份，并且做出標(biāo)記。再次，數(shù)字化文檔從產(chǎn)生到結(jié)束的全過程必須進(jìn)行嚴(yán)格的控制，也就是須完善好著錄的工作，進(jìn)而可以在實(shí)踐中做到數(shù)字化檔案的完善保存。最后，要著重注意檔案的保密工作，成立專門的保密小組，落實(shí)責(zé)任，專人管理，加強(qiáng)技術(shù)防護(hù)。近年來由于網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的興起，有相當(dāng)一部分不法分子通過盜取檔案、破壞檔案進(jìn)行牟利。為此，我國也出臺(tái)了相關(guān)的法律來保證檔案安全問題。

2.3 以數(shù)據(jù)庫的建設(shè)為核心

檔案目錄、檔案全文及多媒體檔案等數(shù)據(jù)庫為數(shù)據(jù)庫的主要組成部分，檔案目錄是大多數(shù)單位注重建設(shè)的，而對(duì)于后兩者缺乏相應(yīng)的管理經(jīng)驗(yàn)與管理手段，因此對(duì)于這兩者的數(shù)據(jù)庫建立與保護(hù)都未能真正建設(shè)起來。全文數(shù)據(jù)庫就不僅僅只包括電子版的文檔，同時(shí)也包括紙質(zhì)版的文檔。因此，根據(jù)數(shù)據(jù)庫的本身的特點(diǎn)進(jìn)行數(shù)據(jù)庫建設(shè)是建設(shè)數(shù)據(jù)庫的重要發(fā)展方向，同時(shí)也需要根據(jù)數(shù)據(jù)的重要程度進(jìn)行數(shù)據(jù)庫的建設(shè)，防止數(shù)據(jù)庫信息無用化、過載化。除此之外，對(duì)于數(shù)據(jù)庫的建設(shè)還需注意環(huán)保方面，因?yàn)榄h(huán)保檔案的現(xiàn)代化問題，不僅僅局限于檔案的數(shù)字化、現(xiàn)代化建設(shè)，同時(shí)也存在于環(huán)保檔案的建立，因此我們必須加速環(huán)保檔案的建設(shè)步伐。例如對(duì)近年來我國開展的重大環(huán)保專項(xiàng)進(jìn)行數(shù)字化錄入，對(duì)其中大量的重要數(shù)據(jù)進(jìn)行數(shù)據(jù)的采集與分析，并且將其歸檔管理，以便日后進(jìn)行科學(xué)性的分析，發(fā)揮其最大的價(jià)值。同時(shí)，環(huán)保檔案的數(shù)字化建設(shè)還需注重已有數(shù)據(jù)庫的維護(hù)，防止導(dǎo)入重復(fù)的數(shù)據(jù)浪費(fèi)人力物力，對(duì)環(huán)保檔案進(jìn)行定期管理、定期備份、定期維護(hù)檢驗(yàn)等，以防環(huán)保數(shù)據(jù)的失效，也要符合國家在數(shù)字化檔案建設(shè)的相關(guān)規(guī)定。

3 結(jié)束語

綜上所述，環(huán)保檔案的數(shù)字化無論在實(shí)用性還是在政策的需求上都是即為迫切且重要的，但是規(guī)范的環(huán)保檔案數(shù)字化工作是嚴(yán)格且高技術(shù)要求的，為此，相關(guān)的工作人員必須進(jìn)行環(huán)保檔案數(shù)字化的相關(guān)知識(shí)學(xué)習(xí)與技能培訓(xùn)，國家也要注重培養(yǎng)其復(fù)合人才，利用其最先進(jìn)的管理知識(shí)，完美的完成環(huán)保檔案的數(shù)字化建設(shè)。

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