新形勢下加強公安派出所檔案信息化建設的思考

潘婷 郭巧

摘 要：為提高公安派出所檔案管理質量，本文對檔案的信息化建設問題進行了分析。文章首先分析了新形勢下加強公安派出所檔案信息化建設的意義，強調了加強信息化建設的重要性。其次，主要從系統設計與實現兩方面出發，對具體的信息化建設方法進行了總結。

關鍵詞：公安派出所;檔案管理;信息化建設

公安派出所檔案數量的增多，加大了管理難度。而信息化技術的出現，則為管理效率的提升奠定了基礎。加強公安派出所檔案信息化建設，有助于節約檔案存儲空間，彌補傳統人工檔案管理方法“效率低”、“丟失率高”、“提取難度大”的缺陷，提高管理質量?？梢姡斜匾獙n案信息化建設方法進行研究。

1 新形勢下加強公安派出所檔案信息化建設的意義

新形勢下，加強公安派出所檔案信息化建設，是信息化時代發展的必然趨勢，且對檔案管理質量的提升，具有積極意義。信息化時代的到來，使得大數據技術、計算機技術逐漸被應用到了各個領域[1]。各技術的應用，有效降低了社會各領域的工作難度，同樣為其發展奠定了技術基礎。新形勢下，如公安派出所未引進上述技術進行檔案信息化建設，極容易落后于時代，對工作效率的提升，以及自身的發展不利。信息化技術中，各項技術的引入，可顯著降低公安派出所的檔案存儲難度，提升存儲效率，節約存儲空間。此外，各項技術的應用，同樣能夠使管理人員利用信息化系統的檢索功能，隨時隨地的對檔案進行提取。在此基礎上，利用海量檔案信息，對數據的規律進行分析，并與相關人員及單位，共享檔案資源?？梢姡訌姍n案信息化建設，對公安派出所檔案管理質量的提升，以及工作效率的提高，能夠起到極大的促進作用。

2 傳統的公安派出所檔案管理存在的問題

2.1 信息存儲難度高、檔案使用效率較低

信息存儲難度高、檔案使用效率較低，為傳統公安派出所檔案管理存在的問題之一：1）信息存儲難度高：傳統的人工檔案管理方法下，檔案均以紙質為主，需于檔案室內存儲。存儲時，管理人員需首先對其進行歸類，并妥善放置，存儲難度較高，工作效率低。2）檔案使用效率較低：傳統的檔案管理模式下，管理人員使用檔案時，需自檔案室一一查找。該過程所需時間長，易對公安派出所工作的執行造成阻礙。加強檔案信息化建設，可有效解決上述問題。

2.2 數據分析較困難，檔案資源無法共享

數據分析較困難，檔案資源無法共享的問題，同樣為傳統檔案管理工作存在的問題：1）數據分析較困難：隨著公安派出所工作量的加大，檔案信息及數據的數量明顯增多。傳統的檔案管理模式下，管理人員很難提取海量數據，對其規律進行分析，因此，同樣難以對數據進行明確的統計。該問題的存在，容易對未來工作計劃的針對性制定產生阻礙。2）檔案資源無法共享：檔案資源共享，對公安派出所尋找及抓獲犯罪分子具有重要意義。如資源無法共享，則必然影響工作效率及質量?？梢?，加強檔案信息化建設較為重要。

3 新形勢下加強公安派出所檔案信息化建設的方法

3.1 正確存儲檔案信息

正確存儲檔案信息，是提高檔案信息化建設水平的關鍵。具體措施如下：1）掃描：如已具備紙質檔案，管理人員可利用掃描儀，對紙質檔案進行掃描。掃描后，各項信息將自行填寫至系統之中。為避免信息出現錯誤，管理人員需利用系統的修改功能，對其錯誤之處進行修改，保證檔案填寫完整無誤。2）自行錄入：針對無紙質檔案者，管理人員應自行錄入檔案信息。信息錄入后，應給予檢查，判斷有無錯誤。如無錯誤，僅需點擊“存儲”按鈕，檔案便可存儲至系統之中。采用上述方式存儲檔案信息，有助于降低錯誤率，保證數據準確。

3.2 提高檔案使用效率

對檔案進行錄入以及存儲的目的，在于便于對其進行提取與使用。檔案管理信息化系統，具有檔案使用之功能，管理人員可利用上述功能，展開管理工作。例如：當需查找某員工的檔案時，管理人員可首先登錄系統，繼而點擊“查找”按鈕，并將需查找的信息（如：員工姓名、工作編號、家庭住址等），輸入對話框。此時，系統將立即根據管理人員所輸入的內容，完成對信息的檢索，并將最終檢索得到的信息顯示于屏幕上。管理人員可根據屏幕的顯示，對數據及信息進行使用，為公安民警偵破案件及落實相應工作提供參考。

3.3 明確分析數據規律

公安派出所的檔案管理信息化系統，同樣具有數據分析之功能。近年來，公安派出所的檔案數量逐漸增多，海量數據的出現，雖加大了管理難度，但同時也為數據分析了提供了可能。對此，建議檔案管理人員利用系統的該功能，尋找海量數據的規律。例如：管理人員可以以報案原因、案件類型、偵破數量作為依據，對數據進行分析與處理。以了解本年度的案件總數，以及案件偵破率，分析影響案件偵破的因素。在此基礎上，根據分析結果，調整未來的工作計劃與方案，全面提升公安派出所工作質量，降低工作難度。

3.4 實現檔案資源共享

公安派出所應加強檔案信息化建設，保證檔案資源能夠實現共享。例如：當某案件發生，而犯罪嫌疑人逃脫時，公安派出所應獲取其檔案，并將其存儲至檔案管理信息化系統中。檔案存儲后，管理人員應將信息分享給全國各省市的公安派出所，供其他省市參考，共同努力對犯罪分子進行控制及抓捕。采用上述方法對檔案進行管理，可全面提升資源共享的效率，且有助于快速偵破案件，提升公安派出所的工作質量。但需注意的是，為保證檔案信息的安全性，數據傳輸的過程中，應利用信息化系統中的加密功能，對信息進行加密。

4 結論

綜上所述，本文對新形勢下加強公安派出所檔案信息化建設問題的研究，為派出所檔案管理質量與效率的提升奠定了基礎，有助于預防檔案丟失、數據錯誤等風險。未來，建議公安派出所積極分析自身的檔案管理需求，對檔案的模塊及檢索功能進行設計，并將其應用到具體的管理工作中，提高管理水平。

參考文獻

[1]張鴻艷.大數據背景下人事檔案信息資源建設的現狀與進路研究——基于檔案數據管理視角[J/OL].山西檔案：2019，5（10）：102-103.

[2]陳榮.基于AIC系統高校學籍學歷檔案管理創新研究——以湖南城建職業技術學院為例[J].管理觀察，2019，4（23）：138-139+142.