信息化時代檔案的利用和檔案的價值分析

莫旭葉

摘 要：隨著我國經濟的不斷發展，人們的日常生活和工作都有很多需要保存的個人信息，信息的安全性直接關系到人們的安全問題和公司的建設問題。在信息化時代，保存個人信息也叫作檔案保存，本文主要分析了在信息化時代背景下檔案的利用和價值分析，并提出了有關提高檔案價值利用的幾點看法，希望能對檔案工作提供一些幫助。

關鍵詞：信息化時代 檔案的利用 檔案的價值

檔案的內容包括一個人的重要經歷以及所有的信息記錄，可以直觀地顯示一個人的生活范圍以及經歷，因此合理地利用檔案的價值，并根據檔案的價值對其進行保存成了首要解決的問題。檔案記錄著某些事情的發展過程，因此建設出合理有效的檔案制度，根據檔案處理生活中遇到的問題對于整個單位、整個公司的建設而言具有重要意義。

一、檔案的價值

（一）檔案的憑證價值

檔案的憑證價值對于檔案本身價值來說非常重要，它是所有事件發生的依據，具有極高的價值意義。檔案的憑證價值具體表現為詳細地記錄了歷史實物的特性，給公司提供著每個人的信息檔案，對于人員的把控具有寶貴的價值。在信息化社會不斷發展的過程中，檔案建設工作開展比較困難，部分檔案管理工作者對于檔案的憑證價值產生了質疑，因為檔案的憑證價值本身難以給社會經濟提供良好的支持，不利于社會發展。

1.時效性

檔案的憑證價值主要表現為對個人信息的匯總、歸納和保存，但是隨著時間的慢慢推移，檔案的憑證價值意義也隨之減少，檔案的真正價值意義也無法真正體現出來，檔案的憑證價值也就變得越來越小。比如在房屋產權問題上，隨著房屋使用的過時，使用權所產生的憑證價值會變得越來越少，難以給社會一個具有說服力的檔案記錄。

2.專一性

檔案的價值主要表現為對于檔案用戶的專一性，也就是說檔案的內容和相對應的檔案成員之間是一對一進行服務的，檔案的具體價值也只對當事人起到作用。在這種處理模式下，隨著人口的增加越來越多的個人檔案隨之出現，檔案數量隨之變多，極大地增加了檔案管理工作人員的管理難度，同時也就體現不出檔案的真正價值。

3.區域性

目前我國人員數量巨大，為了更好地管理人員、區分人員檔案，國家把群眾劃分成了每一個大大小小的社區，因此檔案的管理工作具有一定的局域性。對于工作單位而言也是如此，每一個部門的檔案都需要單獨處理，無法把所有成員的檔案放在一起，在很大程度上限制了檔案憑證價值的發展，阻礙了檔案的利用。

4.一次性

檔案的具體作用是相關人員的個人利益受到侵犯時所需要查看的，以此用來保護自身的權益，進而就證明了這些檔案的憑證價值一般都是一次性的，即使多次地查閱檔案都是相同的結果。

（二）檔案的情報價值

檔案的情報價值也就是常說的參考價值，因為檔案記錄著個人的具體經歷但是無法直接證明現在的個人情況，但是檔案本身具有極強的情報作用，對于查閱檔案的人員來說無論對現在有沒有意義，檔案都是重要的信息資源。隨著社會的不斷進步，檔案的情報價值由最開始的文件夾慢慢地轉移到了報紙、期刊、網絡上，很大程度上降低了檔案的情報價值。

二、對于檔案價值的保護

要想提升檔案的價值就必須要加強對檔案的管理和保護，只有合理地管理檔案、利用檔案才能確保檔案的價值不再流失。在信息化社會的幫助下可以將檔案管理分為數字化管理和實物管理兩個方面。數字化管理，顧名思義就是利用互聯網把檔案上傳到云端中，這樣既解決了檔案過多無法整理的問題，又對檔案的安全問題提供了保障。同時利用信息化技術保存檔案解決了檔案存放，查詢困難的問題，讓檔案保存、錄入和查詢都變得簡單化，同時這個保存空間沒有上限，可以保存各個地區的人員信息，建立一個信息庫，制作出不同單位的人員目錄，便于一鍵查找。對于實物檔案管理來說，檔案的管理保存工作雖然沒有信息化技術方便，但是并沒有完全地取消實物檔案管理。實物檔案主要就是存放一些物品，然后通過收集整理形成相應的實物檔案合集。另一方面，實物檔案管理可以彌補數字化管理存在的一些不足，如果檔案內容與描述不符還可以進行查閱實物檔案，保證信息的真實性和準確性。同時檔案的類別也是多種多樣的，數字化管理技術無法真實地體現檔案之間的不同，需要得到實物檔案的支持，只有二者同時存在，相互配合，才能更好地利用檔案價值。

三、結語

綜上所述，隨著科技的進步，在信息化社會下，人們的個人信息變得尤為重要，檔案的價值作用也逐漸加大。在未來的發展過程中，經濟社會需要加強對檔案價值的利用，提高檔案對于人們的價值，加強對檔案的管理，讓檔案的價值得到相應的提升，同時促進社會的發展。

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