談數(shù)字檔案在審計(jì)工作中的應(yīng)用和發(fā)展方向

王紅

（吉林省洮南市審計(jì)局，吉林 洮南 137100）

一、數(shù)字檔案在審計(jì)領(lǐng)域的應(yīng)用正在向前發(fā)展

（一）審計(jì)檔案管理軟件的應(yīng)用可實(shí)現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)遠(yuǎn)程歸檔

隨著被審計(jì)單位數(shù)據(jù)庫(kù)的大型化，尤其是金融、海關(guān)、稅務(wù)建成的全國(guó)聯(lián)網(wǎng)的“信息網(wǎng)絡(luò)工程”。審計(jì)人員面臨的不再是傳統(tǒng)的審計(jì)模式，而是全新的網(wǎng)上空間，針對(duì)這種情況審計(jì)部門(mén)已經(jīng)在積極穩(wěn)定的探索計(jì)算機(jī)審計(jì)和網(wǎng)絡(luò)遠(yuǎn)程審計(jì)，通過(guò)網(wǎng)絡(luò)連接來(lái)滿足審計(jì)的需要，對(duì)其業(yè)務(wù)活動(dòng)進(jìn)行監(jiān)督。在整個(gè)審計(jì)監(jiān)督過(guò)程中采集和掌握的數(shù)據(jù)都是以數(shù)字信號(hào)的形式存在，每一個(gè)流程都是在特定時(shí)間和特定環(huán)境，同一活動(dòng)過(guò)程中形成的真實(shí)的原始記錄，只有保持整個(gè)過(guò)程的完整性才能體現(xiàn)檔案的價(jià)值。因此，傳統(tǒng)的紙制載體文件承辦完結(jié)后歸檔制度已經(jīng)不能滿足數(shù)字檔案的歸檔要求，網(wǎng)絡(luò)遠(yuǎn)程審計(jì)的實(shí)施可推進(jìn)檔案遠(yuǎn)程歸檔的發(fā)展，根據(jù)審計(jì)要求，將取證的審計(jì)工作底稿和電子數(shù)據(jù)通過(guò)“金審工程”中AO（現(xiàn)場(chǎng)審計(jì)管理系統(tǒng)）進(jìn)行及時(shí)的分析和處理，經(jīng)過(guò)三級(jí)復(fù)核后以數(shù)字化的形式上傳至審計(jì)檔案管理系統(tǒng)進(jìn)行預(yù)歸卷管理，真正實(shí)現(xiàn)“邊審計(jì)邊歸檔”和“審結(jié)卷成”。

（二）運(yùn)用數(shù)字化檔案管理，加快探索研究審計(jì)工作研究步伐

檔案的首要價(jià)值是參考利用的價(jià)值。但是對(duì)檔案的利用不止停留在簡(jiǎn)單的利用和查考上，最重要的是通過(guò)對(duì)檔案信息的分析和梳理提練其精華，拓展其深度。數(shù)字化檔案對(duì)檔案的開(kāi)發(fā)利用功能更加強(qiáng)大，不同的審計(jì)領(lǐng)域和審計(jì)人員，根據(jù)不同的權(quán)限實(shí)現(xiàn)不同層次的需求，提高對(duì)審計(jì)檔案的利用級(jí)次，進(jìn)行深層次的挖掘整理；審計(jì)機(jī)關(guān)通過(guò)經(jīng)常的、大量的、微觀具體的數(shù)字檔案信息，能夠真實(shí)、完整地掌握第一手資料并且通過(guò)對(duì)審計(jì)檔案中的數(shù)據(jù)進(jìn)行綜合分析，為宏觀的經(jīng)濟(jì)政策制定和領(lǐng)導(dǎo)決策提供重要依據(jù)；目前使用的檔案管理軟件可以利用應(yīng)用軟件的各種特定功能對(duì)審計(jì)檔案進(jìn)行規(guī)范有序地歸檔、保管和借閱服務(wù)。隨著檔案數(shù)字化建設(shè)不斷增加，在此基礎(chǔ)上，可進(jìn)一步在擴(kuò)大檔案信息化軟件開(kāi)發(fā)利用功能上求突破，為探討開(kāi)發(fā)智能化檔案軟件的應(yīng)用提供廣闊的發(fā)展空間。

（三）深刻認(rèn)識(shí)審計(jì)檔案數(shù)字化建設(shè)的重要性，努力適應(yīng)新形勢(shì)下審計(jì)工作的發(fā)展

胡錦濤總書(shū)記曾經(jīng)指出“當(dāng)今世界，科技創(chuàng)新更加廣泛地影響著經(jīng)濟(jì)社會(huì)發(fā)展和人民生活，實(shí)現(xiàn)中華民族偉大復(fù)興，必須從國(guó)家發(fā)展全局的高度，集中力量推進(jìn)科技創(chuàng)新，加快創(chuàng)新型國(guó)家建設(shè)?！边@就要求審計(jì)工作適應(yīng)科技創(chuàng)新和外部環(huán)境的深刻變革，提升審計(jì)能力和技術(shù)水平，滿足信息化條件下實(shí)施審計(jì)監(jiān)督的需要。而作為審計(jì)檔案工作者也要重視科技的發(fā)展趨勢(shì)，“金審工程”電子政務(wù)的快速發(fā)展，審計(jì)檔案數(shù)字化建設(shè)也在努力的跟進(jìn)；另一方面被審計(jì)單位不斷采用新技術(shù)，信息系統(tǒng)日趨復(fù)雜，電子數(shù)據(jù)量急劇增長(zhǎng)，審計(jì)收集的各類材料、載體多樣性和門(mén)類紛繁性，在這樣一種背景下，沒(méi)有審計(jì)檔案的數(shù)字化應(yīng)用和審計(jì)檔案的信息化管理，只依賴于手工檔案的立卷歸檔方式無(wú)異于新形勢(shì)下的“刀耕火種”，就可能被時(shí)代的浪潮所淘汰。必須牢牢把握住信息化的先機(jī)，重視檔案工作的科技進(jìn)步，利用先進(jìn)的數(shù)字技術(shù)推動(dòng)檔案的發(fā)展和進(jìn)步，使其更好的為審計(jì)工作服務(wù)。

二、數(shù)字檔案在審計(jì)工作中的主要作用

審計(jì)檔案的不斷發(fā)展，檔案信息化建設(shè)的核心是資源建設(shè)，審計(jì)檔案數(shù)字化成為檔案信息化建設(shè)重要內(nèi)容。審計(jì)部門(mén)利用各種成熟信息技術(shù)集成，依托審計(jì)檔案管理軟件平臺(tái)，對(duì)檔案數(shù)字化進(jìn)行了有益的實(shí)踐與探索，數(shù)字化檔案室建設(shè)應(yīng)運(yùn)而生。

（一）數(shù)字檔案中被審計(jì)單位資料檔案庫(kù)的建立，方便審計(jì)人員異地遠(yuǎn)程查閱

審計(jì)檔案軟件中被審計(jì)單位資料庫(kù)具有強(qiáng)大的資源儲(chǔ)存和快速檢索功能，它把大量的被審計(jì)單位的形成的年度報(bào)表、相關(guān)法規(guī)、資料及相關(guān)文件以數(shù)字化的形式按行業(yè)和單位性質(zhì)再進(jìn)行詳細(xì)劃分。審計(jì)機(jī)關(guān)內(nèi)部各職能部門(mén)既要向資料庫(kù)輸送資料定期進(jìn)行電子數(shù)據(jù)信息移交歸檔，又可以通過(guò)審計(jì)資料庫(kù)獲得審計(jì)信息，做到審計(jì)成果共享，同時(shí)方便審計(jì)人員異地遠(yuǎn)程查閱，提高了工作效率，緩和審計(jì)資源不足的矛盾。

（二）數(shù)字檔案對(duì)常規(guī)性審計(jì)項(xiàng)目具有高效的審計(jì)功能，有利于提高審計(jì)的深度

審計(jì)檔案質(zhì)量的高低，不僅體現(xiàn)審計(jì)機(jī)關(guān)基礎(chǔ)工作的水平，同時(shí)也能反映審計(jì)業(yè)務(wù)工作質(zhì)量的高低。隨著審計(jì)機(jī)關(guān)“金審工程”電子政務(wù)的應(yīng)用，審計(jì)業(yè)務(wù)文書(shū)的擬稿、審計(jì)方案的擬定以及審計(jì)工作底稿的編寫(xiě)等都運(yùn)用OA（辦公輔助軟件）和AO（審計(jì)現(xiàn)場(chǎng)軟件）進(jìn)行處理，因此，大量的數(shù)字信息的產(chǎn)生為審計(jì)人員提供了方便、快捷、多方位和角度利用服務(wù)。審計(jì)人員在審計(jì)現(xiàn)場(chǎng)即可設(shè)置各種不同的數(shù)據(jù)條件，運(yùn)用審計(jì)檔案管理軟件中數(shù)字檔案強(qiáng)大的搜索對(duì)比功能，為審計(jì)監(jiān)督的實(shí)施提供了充分的依據(jù)和參考資料。尤其是對(duì)常規(guī)性審計(jì)行業(yè)和審計(jì)項(xiàng)目可以依據(jù)上一年度審結(jié)的審計(jì)數(shù)據(jù)進(jìn)行整體的查詢分析，從中分析和確定審計(jì)重點(diǎn)及發(fā)現(xiàn)線索，有利于提高審計(jì)工作的深度，減少審計(jì)風(fēng)險(xiǎn)。

（三）審計(jì)檔案數(shù)字化管理提高了審計(jì)工作效率，擴(kuò)展審計(jì)利用的廣度。

審計(jì)工作是一項(xiàng)特殊的職能活動(dòng)，記錄和反映這種特殊職能活動(dòng)的審計(jì)檔案內(nèi)容豐富涵蓋了各行各業(yè)。如：財(cái)政、農(nóng)業(yè)、行政、資源環(huán)保、固定資產(chǎn)投資、金融、企業(yè)、社會(huì)保障、外資運(yùn)用等等各項(xiàng)審計(jì)調(diào)查活動(dòng)。審計(jì)工作的取證材料，既有文字的，又有聲像的記錄，既有書(shū)面證明、證據(jù)材料，又有實(shí)物證據(jù)材料。這些審計(jì)項(xiàng)目行業(yè)類別繁多，業(yè)務(wù)量大，更主要的是數(shù)據(jù)量巨大。無(wú)論是對(duì)紙制檔案整理立卷檔案還是查找借閱都是繁瑣的勞動(dòng)。目前，審計(jì)部門(mén)進(jìn)行數(shù)字化檔案管理主要是通過(guò)數(shù)字掃描和相應(yīng)的技術(shù)處理，使審計(jì)案卷中產(chǎn)生的文字、圖片變成數(shù)據(jù)資料，利用審計(jì)檔案管理軟件進(jìn)行檔案數(shù)字化管理，形成一個(gè)有序結(jié)構(gòu)的檔案信息庫(kù)，實(shí)現(xiàn)資源共享和檔案信息的多介質(zhì)保存。檔案數(shù)字化的應(yīng)用代替了人工部分繁瑣的勞動(dòng)，便于擴(kuò)展檔案內(nèi)容利用的廣度，最大限度的，為審計(jì)人員縮短了審計(jì)工作時(shí)間，提高審計(jì)檔案信息資源的經(jīng)濟(jì)價(jià)值和社會(huì)價(jià)值，提高了審計(jì)工作效率。