電子檔案與傳統檔案管理模式的差異與共性探討

阮潔

（北京中航油工程建設有限公司，北京 100012）

隨著計算機技術和信息技術的快速發展，我國各行各業的生產生活中都已逐步體會到現代技術發展帶來的便利，與此同時，計算機技術和信息技術的發展，也為檔案管理工作模式的發展和變革提供了客觀的技術支持和措施保證。電子檔案在目前的檔案管理工作中已經越來越普及，傳統純手工紙質檔案管理模式雖然尚未完全退出歷史舞臺，但是傳統檔案管理模式已經開始朝著電子檔案管理模式的方向轉變。電子檔案的出現，為檔案管理和利用的便利性、為檔案管理工作降低成本、提高管理效率提供了可能。我們需要區別電子檔案和傳統檔案管理模式，了解它們之間的差異和共性，幫助檔案管理人員通過不斷的方法改進和技術完善，切實提高檔案管理的工作水平，使檔案管理模式能夠更為適應當今信息化時代發展的要求[1]。

一、電子檔案和傳統檔案管理模式之間的差別

（一）歸檔方式的區別

傳統檔案的歸檔方式主要是通過人工對紙質檔案進行逐一收集、分類、整理、歸檔，電子檔案的歸檔主要依靠計算機技術和網絡技術來實現。在對檔案的命名上，傳統紙質檔案在歸檔時主要通過人工設計命名規則對檔案進行分別命名管理，電子檔案的歸檔過程中，需要使用計算機進行電子編碼對檔案進行命名，這種命名方式是通過人工預先將檔案命名的規則錄入電腦，電腦根據命名規則實現對檔案編碼的自動生成。這樣就可以防止因為人為的工作失誤導致檔案命名編碼錯誤，在實際應用的過程中，也可以利用這種辦法實現檔案自動化命名，便于檔案的歸類和管理。但是這樣的電子歸檔方式同樣存在著一些問題，這種編碼可以人為地進行修改和刪減，所以，在進行電子歸檔管理工作時，需要保證檔案系統的安全性，需要對管理人員實行安全認證，以保證檔案編碼不受其他人的惡意修改，造成檔案數據的篡改和丟失。另外，電子檔案的歸檔管理完全通過檔案管理系統進行，不但避免了紙張浪費，也節省了人工成本，提高了工作效率[2]。

（二）保管方式的區別

在傳統紙質檔案的管理工作中，檔案管理人員需要對檔案庫房環境進行特別的關注，防止檔案資料由于受到一定的外部環境的影響所帶來的安全風險，例如火災、受潮、霉菌、蟲害等，或因為管理疏忽而造成丟失，這些問題都將對檔案的完整性造成比較嚴重的影響。而且，傳統紙質檔案需要占據較大實體空間進行保存，配備各種庫房環境控制設施，需要專人維護管理，這些都在客觀上增加了檔案管理的成本。另外，如果檔案數量龐大，會導致檔案管理人員巨大的工作量，在日復一日枯燥的整理過程中，就會產生不良情緒，導致工作的失誤率大大提高。電子檔案管理可以在一定程度上解決這些問題，因為電子檔案是一種虛擬形式的檔案，在日常的檔案管理過程中，電子檔案不會受到環境因素的破壞，也不需要專門的實體空間對檔案進行存放，可以最大限度地降低檔案在保管過程中的風險。

二、電子檔案和傳統檔案的共性

不管是電子檔案還是傳統檔案，其區別是檔案物質形式上的不同，檔案存儲媒介的不同，檔案管理方法的不同，但是對于重要信息的記錄這個本質并沒有發生變化，對于檔案管理工作中對于信息完整性和安全性的要求依然沒有發生變化。傳統紙質檔案在收集和整理過程中需要注重檔案信息的真實完整，避免檔案材料的失實和遺漏，電子檔案管理同樣需要注意這些要求，電子檔案不是憑空自動出現的，它同樣需要人工對數據進行校驗，需要保證檔案的真實可靠。對于某些重要檔案需要保存原件的，還是需要同時通過傳統檔案管理辦法來實現[3]。

綜上所述，在進行檔案管理工作時，需要根據工作的實際情況，將傳統檔案管理方式和電子檔案管理方式結合起來。對于通過各種軟件制作的電子檔案可以直接以可讀取并具有法律效力的電子檔案的方式存儲而不必要一定形成紙質檔案來保存，保障檔案工作的效率；對于特別重要的檔案需要保存原件的，則仍然需要通過傳統的紙質檔案形式進行管理。但是，無論是采用電子檔案還是傳統紙質檔案管理方式，都需要重視檔案管理的安全性和完整性。

無論是電子檔案管理還是傳統檔案管理，對于檔案管理人員來說，都應當具備全面而專業的檔案管理知識，并需要定期進行業務培訓和知識更新。不同的是，電子檔案的管理人員在日常工作中，不但需要學習相關檔案管理的基本理論和業務知識，還需要進行檔案管理信息技術方面的學習，主動學習一些電子檔案的工作方法和管理模式，以便更好地滿足當今檔案管理工作對于人員知識結構和素質水平提出的新要求[4]。

結語：

檔案管理工作是保障各單位、機構、企業所形成的檔案資料能夠得以完整、安全保存下來并提供利用的重要工作崗位，隨著信息技術和計算機技術的發展，人們檔案保護意識的加強，檔案管理工作也將會變得越來越重要。電子檔案的管理方式和傳統檔案的管理方式既有區別也存在一定的相似性，需要檔案管理人員能夠深入了解其差異與共性，能夠根據實際情況采用相應的管理模式，保障新時代檔案管理工作成熟、穩定、健康發展。