信息時代下檔案管理工作的創新措施分析

徐春燕

（云南省昆明市呈貢區統計局，云南 昆明 600500）

信息時代下檔案管理工作不僅要實現制度、管理模式上的革新，還要利用信息技術優勢提升檔案管理工作效率，同時降低工作成本。而隨著現代科學技術的不斷發展，檔案管理人員首先要深刻認識到信息技術的重要作用，明確自身工作的滯后性，最后才能對癥下藥，在信息時代下實現檔案管理工作的進一步創新和發展。本文擬按照上述思路進行分析，具體如下。

一、信息時代下信息技術對檔案管理工作的重要性

信息時代下信息技術已經滲透到各行各業，而且在檔案管理工作中扮演著非常重要的角色。總的來說，信息技術對檔案管理工作的重要性主要體現在以下幾點：第一，提高檔案管理工作效率和質量；第二，節省管理成本，合理配置管理資金；第三，適應當代社會檔案信息流通方式；第四，減少紙質檔案數量，為綠色環保做貢獻。

二、信息時代下傳統檔案管理工作的滯后性

信息時代是一個飛速發展的時代，而傳統檔案管理工作由于沒有信息技術支持，所以發展速度將遠遠落后與時代發展速度，表現出了嚴重的滯后性，具體來說，主要包括以下幾點：第一，檔案利用率低，造成珍貴檔案信息流失；第二，實體檔案數量龐大，占用大面積存儲空間，第三，檔案信息流通效率低，而且容易丟失和損毀；第四，檔案管理耗時長、投入成本非常高。三、信息時代下檔案管理工作的創新措施

（一）適當的減少紙質檔案

1.重要的文獻資料采用“紙質+電子”形式保存。對于一些重要的文獻資料來說，因為其自身價值非常高，所以在選擇保存形式的時候就不能從“省錢”而是要從“安全”的角度去考慮，由于紙質檔案本身容易遭蟲蛀、水泡和火燒，并不安全，為保證這些文獻資料萬無一失，必須要采用“紙質+電子”的雙保險保存形式。

2.普通的檔案用電子形式保存。普通的檔案由于信息量大，應用范圍廣，如果僅依靠紙質文件保存，那無疑是費時費力費空間，所以對于這些檔案信息，可以采用純電子形式進行保存，如果有需要的時候可以打印出來形成紙質文件副本，至于文件中重要的簽章，可以使用電子簽章功能進行轉換和識別，避免出現章印、簽字受污的情況。

（二）大范圍引入配置較高的計算機

1.適應信息時代檔案管理軟件的不斷更迭

現代化的檔案管理軟件是隨著檔案管理工作的發展而不斷改良的，所以其更新速度要遠遠高于計算機硬件的更新速度，為了保證在較長的時間段內硬件可以完全支撐軟件的更新頻率，檔案管理部門要舍得花錢大范圍引入配置較高的計算機。

2.保證檔案的檢索效率

配置較高的計算機除了是要匹配軟件更新頻率外，更重要的是要適應軟件的各項復雜功能，保證人在使用計算機檢索檔案信息的時候不會出現卡頓、系統硬件故障、藍屏、黑屏等等情況，最大限度的保障檢索效率和質量。

（三）開發檔案管理軟件

1.檔案管理軟件應適合檔案管理實情

現在市面上也有不少的檔案管理軟件，這些集成化的軟件只是涵蓋了傳統檔案管理工作的大面，但是具體的細節處的問題并沒有解決，為了保證檔案管理軟件符合檔案管理實情，檔案管理人員一定要在嚴選這些軟件的基礎上把軟件功能了解全面，有必要的話，還是應當和軟件企業合作，開發新軟件。

2.軟件功能配置應以人性化管理為標準

檔案管理軟件開發過程中，其中的每一項功能都必須是有用的，對于那些重復的、無用的功能可以合并或是剔除。在整合軟件功能配置的過程，檔案管理人員一定要把自己的需求表達清楚，自己想要什么樣的功能，想實現什么樣的操作方式，這些都必須要開發人員溝通好，這樣做出來的軟件才是以人性化管理為標準的優質軟件。

（四）引入大數據技術

1.利用大數據技術深入挖掘檔案信息的價值

大數據技術的產生本就是為了解決繁雜信息無法處理的情況，而隨著該技術的不斷發展和完善，利用它深入挖掘檔案信息的價值已經成為了可能。所以在現階段的檔案管理軟件中，或是與之相配合的軟件中一定要及時引入大數據技術，從而提高檔案信息的利用率。

2.把大數據技術引入檢索系統，提高檢索率

大數據技術除了能提升信息價值外，還能被引入檢索系統中，從而進一步提高檢索率。實際檢索過程中，檔案檢索的入口就像是百度首頁一樣，只有通過大數據技術分析成千上萬的檢索關鍵詞，才能在用戶模糊查詢的時候及時置頂最有可能的檢索結果，從而提高檢索率。

（五）提高管理人員的信息素養

1.培養其互聯網思維

信息時代，信息的交換方式和以前大不相同，檔案信息作為信息中的一種，自然也需要順應時代發展潮流，以全新的交換方式體現自身的先進性。而作為檔案信息管理人員，只有增強互聯網思維，才能助力檔案管理工作的現代化發展，這是毋庸置疑的。

2.增強其軟硬件使用能力

檔案管理軟件再好，計算機配置再高，如果沒有高素質的使用人，也發揮不了作用。所以在信息時代下，提高管理人員的軟硬件使用能力，能夠解決日常使用過程中的一些小問題，不僅能夠節省軟件的運維成本，更可以節省不少的工作時間。

（六）全面覆蓋、高效管理

明確事業單位檔案管理的作用，著力完成檔案工作管理，令人力資源覆蓋面更穩定更確切，爭取實現資源的高效共享。因此，積極的借助于當前的辦公系統，令檔案管理信息化，使得事業單位檔案能夠在線完成實時檢索與控制，目的是為了能夠更好的運用檔案信息。

三、結語

基于對信息時代下信息技術對檔案管理工作的重要性以及傳統檔案管理工作的滯后性的分析可知，信息時代下檔案管理工作創新需要從適當的減少紙質檔案、大范圍引入配置較高的計算機、開發檔案管理軟件、引入大數據技術以及提高管理人員的信息素養等五個方面入手，既要穩扎穩打見實效，又要勇于創新求發展，只有秉持這樣的工作精神和態度，嚴抓工作方向，才能讓檔案管理工作在信息時代下實現質的飛躍。