淺談檔案管理存在的問題及對策

安春生

（承德市雙橋區(qū)普寧寺管理處，河北 承德 067000）

檔案管理工作具有其極強(qiáng)的特殊性，它的政策性，機(jī)密性，嚴(yán)謹(jǐn)性，都應(yīng)該引起各級管理部門的足夠重視，加強(qiáng)各個單位對檔案的管理，嚴(yán)肅認(rèn)真的對待在檔案管理工作中遇到的每一個問題，加大在財力、物力、人力等各個方面的支持，保證檔案管理工作的資源保障；檔案不僅是信息的載體，還是主要信息源。管好用好檔案，對我們各方面的工作開展起著至關(guān)重要的作用。然而在如今社會各部門中，檔案管理工作的重視程度，發(fā)展水平參差不齊，因此，現(xiàn)代社會建立系統(tǒng)、科學(xué)、民主的管理制度，對檔案的生存與發(fā)展極為重要。因此，本文針對檔案管理工作中存在的問題及改善措施，進(jìn)行了淺要分析。

一、檔案管理工作中存在的問題

（一）首先，一個最基本的，也是廣為存在的問題，那就是各單位的領(lǐng)導(dǎo)層對檔案管理工作的重視程度不夠。自始以來，很多人對于檔案管理工作的認(rèn)識都是比較片面的，認(rèn)為檔案工作只是簡單的復(fù)印收集、妥善保管的基礎(chǔ)性工作，不是單位的主要工作，不能給單位創(chuàng)造經(jīng)濟(jì)效益，不是單位工作的“主打牌”。因此，大部分單位的檔案管理漏洞百出，有的只是應(yīng)付檢查時的張張白紙，毫無實際意義。這樣的工作態(tài)度自然無法給單位帶來效益，反而使工作人員覺得這是一種無聊冗雜的負(fù)擔(dān)性工作，毫無技術(shù)性可言的閑職工作而已，這也是所有對檔案管理工作缺乏認(rèn)識的人員的一種通病，可是忽視檔案管理工作已無法適應(yīng)現(xiàn)代社會的管理需求。

（二）管理人員的自身素質(zhì)與專業(yè)的技術(shù)手段落后。目前大部分的檔案管理工作人員都是兼職，并沒有經(jīng)過專業(yè)的檔案知識培訓(xùn)，對檔案的重要性、管檔要求、檔案材料的收集、整理、歸檔、裝訂等業(yè)務(wù)不太了解。并且日常工作中，其對于檔案管理工作的精力投入不足，往往只是奔走于各部門之間，將相關(guān)的材料收集起來，放入檔案盒中，缺少及時整理歸檔的過程，因此嚴(yán)重影響了檔案管理工作的質(zhì)量。以致于檔案無法起到其應(yīng)有的作用與效益，更有甚者，一些歸檔的材料不夠真實和準(zhǔn)確。上交部門也只是草草應(yīng)付了事。

（三）單位檔案管理工作的基礎(chǔ)性設(shè)施差，硬件設(shè)備不全面。由于部分單位對于檔案管理工作的重視程度不夠，也就導(dǎo)致個別單位甚至沒有專用的檔案室，有的單位檔案繁多雜亂、可檔案室卻狹窄潮濕，“六防”設(shè)備不配套，統(tǒng)一的檔案盒、檔案標(biāo)簽，管檔單位必備的切刀以及擺放檔案的防潮柜子，都無法購置齊備。致使檔案潮濕霉變，蟲蛀，無法及時找到有用的檔案文件。

二、檔案管理工作的改善措施

（一）建立健全規(guī)范的檔案管理制度。沒有規(guī)矩不成方圓，萬事萬物都必須有其相關(guān)的制度與規(guī)定，因此，我們要想更好地完成檔案管理工作，必須遵循一定的檔案管理制度。制度的建立，也絕不是異想天開，必須遵循以下要求：第一，規(guī)章制度要體現(xiàn)合理性、科學(xué)性。第二，簡明實用，更好地發(fā)揮制度的指導(dǎo)和規(guī)范作用。第三，堅持制度約束的雙向性。制度不僅僅用來約束員工，同時也是領(lǐng)導(dǎo)行為處事的原則規(guī)范。第四，堅持制度執(zhí)行的嚴(yán)肅性，做到有功必賞、有過必罰，充分體現(xiàn)制度的權(quán)威性。

（二）提高檔案管理人員素質(zhì)。檔案管理工作的好壞，其工作人員的素質(zhì)起到至關(guān)重要的作用，作為檔案管理的工作人員，必須要有合格的專業(yè)素質(zhì)及科學(xué)的技術(shù)手段，熟悉檔案工作的各個環(huán)節(jié)和基本要求，通過參加培訓(xùn)，網(wǎng)上自學(xué)等方式方法，努力掌握科學(xué)管理的原則和方法，有效率有質(zhì)量的完成檔案管理工作，以自身的良好水平來帶動整個單位檔案管理工作的發(fā)展。在完成本職工作的閑余時間，積極探索新的管理模式，使檔案管理工作更科學(xué)、更實用，更完善。

（三）積極采用現(xiàn)代化科技手段，使檔案管理信息化，電子化。當(dāng)今社會是一個飛速發(fā)展的信息化社會，因此社會大趨勢下的檔案管理工作也有了新的變化，那就是盡可能地運(yùn)用當(dāng)代科技新成果和管理新手段，促使檔案管理工作的效率和水平有所提高，盡快實現(xiàn)檔案管理工作的現(xiàn)代化轉(zhuǎn)變。目前，檔案管理很多已使用計算機(jī)，其相對于傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理，有許多的有點，使工作更簡便，高效，且檔案的收存也更加安全。

綜上所述，在新的社會背景下，檔案管理工作必須要及時順應(yīng)時代發(fā)展的要求，要盡快認(rèn)清形勢，采取有力的措施，針對于現(xiàn)代化社會的發(fā)展潮流，將以往檔案管理工作中的頑固問題分析透徹，結(jié)合現(xiàn)代化科技手段及當(dāng)代人的思維方式，進(jìn)行徹底的改善及解決，保證我們能夠以飽滿的精神狀態(tài)勇敢地應(yīng)對信息時代的挑戰(zhàn)。更好的完成檔案管理工作，讓其真正的服務(wù)與我們的單位部門，成為單位奔向美好未來的過程中不可或缺的助力，而不再是那沉重冗雜的包袱！