對企業ERP運行的信息化探討

上海化工研究院有限公司

一、引言

伴隨市場經濟的日益發展，我國企業的類型、規模不斷豐富，特別是從事第三產業的中小企業日益增多。盡管中小企業對國民經濟的貢獻比不上大企業，但是他們對社會的貢獻依然是不小的。應對生產和發展難題，不少企業對ERP運行的路徑或方式開始進行探索，其中較為普遍的是ERP運行的信息化探索。針對企業管理水平現狀，ERP系統的使用可以有效解決諸如經營成本高、決策水平不高等問題。

二、眾多企業ERP運行的現狀

(一)ERP運行在企業中的規模化發展

現如今，21世紀即將邁入第二個十年的末尾，但是在21世紀的第一個十年間中國發生的變化是全方位的，特別是信息化建設對中國造成的變化是顯而易見的。伴隨信息化建設的推進和加速，很多企業對自身信息化程度十分重視，據權威調查顯示，到2010年約有80%的企業擁有ERP系統，可見ERP系統在企業中的運行和使用是十分常見的。

針對ERP系統的供應商種類，主要是SAP、用友以及Oracle的聲譽比較顯赫，綜合市場數據顯示，這三者對市場的占有率之和高達76%，所以，眾多中小企業對ERP系統軟件的選擇主要是他們三者。由于企業對ERP系統的需求不斷增大，ERP運行的規模化發展不斷增強。在ERP應用企業的分布中，大企業和中小企業的應用較為廣泛，同時99人以下的企業使用ERP系統的相對較少。由于中小企業的規模是不小的，ERP運行的規模化發展前景廣闊，從經濟學角度而言，ERP運行在企業中的稀缺性不強。

(二)企業實現ERP運行的益處

從總體角度而言，ERP運行為企業帶來的益處是多層次的，無論是優化供應鏈管理層面上，還是優化經營流程層面上的，它們都在提高企業的生存能力和競爭能力。ERP運行的具體益處是：一是對信息共享的增強，這可以優化客戶和供應商的管理。ERP運行的基礎作用是，使管理者或財務人員充分了解到供應鏈的運行狀態，在信息技術管理的作用下，實現企業內部各部門的高效溝通、企業與供應商和消費者的密切聯系，最終把信息共享的優勢發揮出來，提高企業的經營效率。二是降低和控制交易成本，這有助于企業提高效益。IT技術和互聯網的結合是ERP的內涵所在，它對交易流程的影響是，簡化交易環節、縮減交易時間。對成本的降低主要是兩個方面的，一方面是減少采購人員的低價值勞動，另一方面是減少存貨和采購信息的人工溝通。

三是防止存貨積壓，庫存率降低是它的直觀體現。在ERP的控制終端，供應商可以及時獲取存貨和銷售信息，進而確保補貨的及時性，最終提高企業的盈利水平。四是對生產周期的優化，這是ERP運行的突出優勢之一。在正常的ERP運行中，各個環節的協作性和協同性都很強，因而ERP系統運行中的信息可掌握程度很高，使得企業內部人員對市場變化的預測和應對會十分有效，最終實現生產周期的優化。五是提高企業的服務水平和質量，這是ERP運行的最終目的。由于ERP系統為企業提供的信息是較為全面的，它涵蓋用戶的需求以及市場的需求，所以企業對自身服務的優化是很有導向性，繼而提高其服務水平和質量。

(三)企業ERP運行中存在的問題

企業管理者在使用ERP系統的過程中，難免會出現“水土不服”的情況，畢竟ERP系統對用戶的適配僅僅是大多數情況的，所以ERP系統在某個企業或者特殊性質企業的運行或使用依然存在問題，具體體現為以下三個方面：

一是投資決策的參考性不強。多數企業在選擇和使用ERP的投資決策時，對本身的經營管理特點和生產需求參照性不足，因而ERP運行的實際效益往往不高。究其根本，主要是對ERP運行的理解不到位，僅僅把ERP運行作為一種計算機軟件盲目推行，到ERP的實際運行中，企業管理者才發現ERP運行的不適應，最終無法發揮ERP運行的實際作用。

二是ERP系統的實施緩慢。很多企業都會相信專家的經驗和意見，盡管這種做法沒有錯，但是ERP系統的實施進程存在不合理性，其具體是實施周期過長，這個問題在中小企業中的體現比較明顯。參照大企業的做法，中小企業也會選擇18個月的ERP實施周期，這可以幫助企業員工有效“消化”ERP的管理思想和使用方式，但是它對企業成本的增加做出了不小的貢獻。所以，中小企業要結合自身情況在短期內，也是半年左右的時間內，推進ERP系統的運行，進而發揮其有用性。

三是對ERP運行的障礙預測不到位。很多企業對ERP系統的認識局限于“它好、它先進”，因而盲目的選擇ERP系統、無法認識到ERP運行的系統性。所以，ERP運行的存在障礙比較明顯，比如說基礎數據不足等等。這是企業管理者和決策者的失誤，同時也是選擇ERP系統的不理智。

三、信息化對策對ERP運行和使用的推進

(一)前期的信息化準備

管理活動是企業生產經營的關鍵點，而ERP運行對管理活動作用是，改革和創新。由于ERP運行是一項周期長、成本高、涉及范圍廣的系統工程，企業管理者在選擇ERP運行之前，要充分做好前期的信息化準備。這里的信息化準備包括立項分析和可行性分析，前者輔助后者，后者為前者的推行做保障。

立項分析是企業選擇ERP運行的一個前期保障，它要從企業的基礎狀態和未來戰略出發，對自身的優勢點和劣勢點進行分析，完成項目目標的細化，這包括階段和總體目標。另外，立項分析還要依據這款ERP系統體現的管理思想進行。不僅要從IT項目的角度分析其實施目標，還要從管理項目的角度分析其管理目標和觀念。最后，立項分析要以報告的形式呈現給管理者，報告要求各項數據真實、可靠，如ERP系統的參數和數據基礎等等。

可行性分析是企業確保ERP運行的一個關鍵要素。企業決策者對ERP運行的影響是舉足輕重的，對此，他們要站在企業長期發展的角度對ERP運行的可行性進行細化分析，這包括ERP系統的統一設計和規劃分析。分析ERP運行可行性的核心是，對企業自身需求的準確把量和知悉，進而確定企業管理模式與ERP運行的管理模式是否匹配。具體的分析方法可以是調查分析法，從而實現ERP系統的進一步理解。在形成ERP運行的可行性報告時，報告人要充分考慮ERP供應商的技術實力和口碑等多方面因素，最終形成科學的合理的可行性報告。值得補充的一點是，ERP系統或軟件的功能考察要依據企業自身的生產類型和環境，以確保ERP系統的順利實施。

(二)選擇合適的ERP系統或軟件，及時更新和學習信息技術

針對多數企業對信息技術的重視和使用，選擇合適的ERP系統或軟件是尤為重要的。由于ERP系統或軟件的應用范圍較廣，它的“型號”也是十分多樣的，一部分ERP系統或軟件適用于制造業企業，一部ERP系統或軟件適用于服務業企業，因而企業對ERP系統或軟件的選型需要有的放矢，特別是自身需求的分析和判斷十分重要。ERP系統或軟件和管理之間的關系是，前者適應后者，而不是后者適應前者。對此，決策者不能本末倒置，要讓ERP系統或軟件充分“配型”、充分匹配企業的管理模式，進繼而減少ERP運行的二次開發、保障ERP系統的順利運行。

另外，前期的需求分析是選擇ERP系統或軟件的前瞻性環節。在需求分析中，我們可以發現企業在日常管理中存在的低效低能環節，同時還可以明確管理者對企業自身的認知，包括規模、生產類型等方面的清晰認識，這是選擇ERP系統或軟件的有力依據。在需求分析后，企業對ERP系統或軟件的需求就會十分明顯，因而對眾多的ERP供應商產品的選擇就不會那么盲目，至少初步的選擇范圍可以確定下來，繼而在依據ERP供應商的水平和口碑進行優勢選擇，最終科學的選擇出一款適合企業本身的ERP產品。

最后，ERP系統或軟件對企業信息技術的要求是不低的，無論企業自身的信息化水平高低，企業都需要做好信息技術的及時性更新和學習，這不僅是為ERP運行創造條件，還是為企業提高經營管理效率做貢獻。值得一提的是，ERP產品不同于一般的實物產品，它的實用性不一定取決于價格，或許便宜的更為適用也是很難預測的。

(三)做好ERP實施的“高層工作”，信息化趨勢不可逆轉

在ERP運行比較成功的案例中，企業高層的參與總是不可或缺的。所以，企業高層領導要增大對ERP實施的重視程度，這要求企業高層出臺具體的措施或方案，它們被稱為“高層工作”。從ERP項目立項到項目評估的整個過程，都需要高層工作的支持和引領，這不是臺面上的認同和認可，而是具體的高層工作和強有力的執行，其具體體現為項目實施中的資源保障和調配、業務流程重構和組織重組。由于ERP的實施涉及到企業內部各部門的權利和利益，所以高層工作的重點是做好企業內部的思想動員和開導。

在思想動員和開導中，企業高層可以從以下三個方面闡述ERP運行的原因：一是ERP的與時俱進性，這一點可以列舉國外的國內的應用ERP系統的成功案例，把他們提高企業服務水平和經濟效益的事例生動闡述出來，從而充分調動企業全員對ERP運行的積極性。二是開導員工的利益不平衡感，這一點要從企業文化入手，把企業的福利政策和人性化點一一列舉出來，減少員工對ERP運行后的利益不平衡感，削弱員工的抵觸情緒，以確保ERP系統的順利運行。三是突出ERP運行的不可逆性，這要從時代的角度分析，把信息技術的多方面優勢解釋清楚，充分證明ERP運行的高效性，使得企業員工認識到ERP運行對自身的益處。

另外，信息化趨勢不可逆轉的體現不僅僅是在ERP系統或軟件中，它更多的體現在人的生活中。在我國，移動支付就是有力的實例。如果高層工作對企業員工的影響還不夠大，那么增強企業員工對生活的認識也會對他們自身造成不小影響，比如說支付寶、微信支付等等，這些都可以影響企業員工對信息化趨勢的認識。

四、結語

ERP運行在我國眾多企業的普及速度十分快，但是它面臨的現狀也是不容樂觀的，對此，企業管理者要依據自身現狀，通過ERP運行的立項分析和可行性分析、選擇合適的ERP系統或軟件、做好ERP實施的“高層工作”等途徑，實現ERP系統或軟件運行的信息化，使得企業內部充分認識信息化趨勢的不可逆轉性，最終實現企業的長期穩步發展和效益提升。