對(duì)企業(yè)ERP運(yùn)行的信息化探討

上海化工研究院有限公司

一、引言

伴隨市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)的日益發(fā)展，我國(guó)企業(yè)的類(lèi)型、規(guī)模不斷豐富，特別是從事第三產(chǎn)業(yè)的中小企業(yè)日益增多。盡管中小企業(yè)對(duì)國(guó)民經(jīng)濟(jì)的貢獻(xiàn)比不上大企業(yè)，但是他們對(duì)社會(huì)的貢獻(xiàn)依然是不小的。應(yīng)對(duì)生產(chǎn)和發(fā)展難題，不少企業(yè)對(duì)ERP運(yùn)行的路徑或方式開(kāi)始進(jìn)行探索，其中較為普遍的是ERP運(yùn)行的信息化探索。針對(duì)企業(yè)管理水平現(xiàn)狀，ERP系統(tǒng)的使用可以有效解決諸如經(jīng)營(yíng)成本高、決策水平不高等問(wèn)題。

二、眾多企業(yè)ERP運(yùn)行的現(xiàn)狀

(一)ERP運(yùn)行在企業(yè)中的規(guī)模化發(fā)展

現(xiàn)如今，21世紀(jì)即將邁入第二個(gè)十年的末尾，但是在21世紀(jì)的第一個(gè)十年間中國(guó)發(fā)生的變化是全方位的，特別是信息化建設(shè)對(duì)中國(guó)造成的變化是顯而易見(jiàn)的。伴隨信息化建設(shè)的推進(jìn)和加速，很多企業(yè)對(duì)自身信息化程度十分重視，據(jù)權(quán)威調(diào)查顯示，到2010年約有80%的企業(yè)擁有ERP系統(tǒng)，可見(jiàn)ERP系統(tǒng)在企業(yè)中的運(yùn)行和使用是十分常見(jiàn)的。

針對(duì)ERP系統(tǒng)的供應(yīng)商種類(lèi)，主要是SAP、用友以及Oracle的聲譽(yù)比較顯赫，綜合市場(chǎng)數(shù)據(jù)顯示，這三者對(duì)市場(chǎng)的占有率之和高達(dá)76%，所以，眾多中小企業(yè)對(duì)ERP系統(tǒng)軟件的選擇主要是他們?nèi)摺Ｓ捎谄髽I(yè)對(duì)ERP系統(tǒng)的需求不斷增大，ERP運(yùn)行的規(guī)模化發(fā)展不斷增強(qiáng)。在ERP應(yīng)用企業(yè)的分布中，大企業(yè)和中小企業(yè)的應(yīng)用較為廣泛，同時(shí)99人以下的企業(yè)使用ERP系統(tǒng)的相對(duì)較少。由于中小企業(yè)的規(guī)模是不小的，ERP運(yùn)行的規(guī)模化發(fā)展前景廣闊，從經(jīng)濟(jì)學(xué)角度而言，ERP運(yùn)行在企業(yè)中的稀缺性不強(qiáng)。

(二)企業(yè)實(shí)現(xiàn)ERP運(yùn)行的益處

從總體角度而言，ERP運(yùn)行為企業(yè)帶來(lái)的益處是多層次的，無(wú)論是優(yōu)化供應(yīng)鏈管理層面上，還是優(yōu)化經(jīng)營(yíng)流程層面上的，它們都在提高企業(yè)的生存能力和競(jìng)爭(zhēng)能力。ERP運(yùn)行的具體益處是：一是對(duì)信息共享的增強(qiáng)，這可以?xún)?yōu)化客戶(hù)和供應(yīng)商的管理。ERP運(yùn)行的基礎(chǔ)作用是，使管理者或財(cái)務(wù)人員充分了解到供應(yīng)鏈的運(yùn)行狀態(tài)，在信息技術(shù)管理的作用下，實(shí)現(xiàn)企業(yè)內(nèi)部各部門(mén)的高效溝通、企業(yè)與供應(yīng)商和消費(fèi)者的密切聯(lián)系，最終把信息共享的優(yōu)勢(shì)發(fā)揮出來(lái)，提高企業(yè)的經(jīng)營(yíng)效率。二是降低和控制交易成本，這有助于企業(yè)提高效益。IT技術(shù)和互聯(lián)網(wǎng)的結(jié)合是ERP的內(nèi)涵所在，它對(duì)交易流程的影響是，簡(jiǎn)化交易環(huán)節(jié)、縮減交易時(shí)間。對(duì)成本的降低主要是兩個(gè)方面的，一方面是減少采購(gòu)人員的低價(jià)值勞動(dòng)，另一方面是減少存貨和采購(gòu)信息的人工溝通。

三是防止存貨積壓，庫(kù)存率降低是它的直觀體現(xiàn)。在ERP的控制終端，供應(yīng)商可以及時(shí)獲取存貨和銷(xiāo)售信息，進(jìn)而確保補(bǔ)貨的及時(shí)性，最終提高企業(yè)的盈利水平。四是對(duì)生產(chǎn)周期的優(yōu)化，這是ERP運(yùn)行的突出優(yōu)勢(shì)之一。在正常的ERP運(yùn)行中，各個(gè)環(huán)節(jié)的協(xié)作性和協(xié)同性都很強(qiáng)，因而ERP系統(tǒng)運(yùn)行中的信息可掌握程度很高，使得企業(yè)內(nèi)部人員對(duì)市場(chǎng)變化的預(yù)測(cè)和應(yīng)對(duì)會(huì)十分有效，最終實(shí)現(xiàn)生產(chǎn)周期的優(yōu)化。五是提高企業(yè)的服務(wù)水平和質(zhì)量，這是ERP運(yùn)行的最終目的。由于ERP系統(tǒng)為企業(yè)提供的信息是較為全面的，它涵蓋用戶(hù)的需求以及市場(chǎng)的需求，所以企業(yè)對(duì)自身服務(wù)的優(yōu)化是很有導(dǎo)向性，繼而提高其服務(wù)水平和質(zhì)量。

(三)企業(yè)ERP運(yùn)行中存在的問(wèn)題

企業(yè)管理者在使用ERP系統(tǒng)的過(guò)程中，難免會(huì)出現(xiàn)“水土不服”的情況，畢竟ERP系統(tǒng)對(duì)用戶(hù)的適配僅僅是大多數(shù)情況的，所以ERP系統(tǒng)在某個(gè)企業(yè)或者特殊性質(zhì)企業(yè)的運(yùn)行或使用依然存在問(wèn)題，具體體現(xiàn)為以下三個(gè)方面：

一是投資決策的參考性不強(qiáng)。多數(shù)企業(yè)在選擇和使用ERP的投資決策時(shí)，對(duì)本身的經(jīng)營(yíng)管理特點(diǎn)和生產(chǎn)需求參照性不足，因而ERP運(yùn)行的實(shí)際效益往往不高。究其根本，主要是對(duì)ERP運(yùn)行的理解不到位，僅僅把ERP運(yùn)行作為一種計(jì)算機(jī)軟件盲目推行，到ERP的實(shí)際運(yùn)行中，企業(yè)管理者才發(fā)現(xiàn)ERP運(yùn)行的不適應(yīng)，最終無(wú)法發(fā)揮ERP運(yùn)行的實(shí)際作用。

二是ERP系統(tǒng)的實(shí)施緩慢。很多企業(yè)都會(huì)相信專(zhuān)家的經(jīng)驗(yàn)和意見(jiàn)，盡管這種做法沒(méi)有錯(cuò)，但是ERP系統(tǒng)的實(shí)施進(jìn)程存在不合理性，其具體是實(shí)施周期過(guò)長(zhǎng)，這個(gè)問(wèn)題在中小企業(yè)中的體現(xiàn)比較明顯。參照大企業(yè)的做法，中小企業(yè)也會(huì)選擇18個(gè)月的ERP實(shí)施周期，這可以幫助企業(yè)員工有效“消化”ERP的管理思想和使用方式，但是它對(duì)企業(yè)成本的增加做出了不小的貢獻(xiàn)。所以，中小企業(yè)要結(jié)合自身情況在短期內(nèi)，也是半年左右的時(shí)間內(nèi)，推進(jìn)ERP系統(tǒng)的運(yùn)行，進(jìn)而發(fā)揮其有用性。

三是對(duì)ERP運(yùn)行的障礙預(yù)測(cè)不到位。很多企業(yè)對(duì)ERP系統(tǒng)的認(rèn)識(shí)局限于“它好、它先進(jìn)”，因而盲目的選擇ERP系統(tǒng)、無(wú)法認(rèn)識(shí)到ERP運(yùn)行的系統(tǒng)性。所以，ERP運(yùn)行的存在障礙比較明顯，比如說(shuō)基礎(chǔ)數(shù)據(jù)不足等等。這是企業(yè)管理者和決策者的失誤，同時(shí)也是選擇ERP系統(tǒng)的不理智。

三、信息化對(duì)策對(duì)ERP運(yùn)行和使用的推進(jìn)

(一)前期的信息化準(zhǔn)備

管理活動(dòng)是企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)的關(guān)鍵點(diǎn)，而ERP運(yùn)行對(duì)管理活動(dòng)作用是，改革和創(chuàng)新。由于ERP運(yùn)行是一項(xiàng)周期長(zhǎng)、成本高、涉及范圍廣的系統(tǒng)工程，企業(yè)管理者在選擇ERP運(yùn)行之前，要充分做好前期的信息化準(zhǔn)備。這里的信息化準(zhǔn)備包括立項(xiàng)分析和可行性分析，前者輔助后者，后者為前者的推行做保障。

立項(xiàng)分析是企業(yè)選擇ERP運(yùn)行的一個(gè)前期保障，它要從企業(yè)的基礎(chǔ)狀態(tài)和未來(lái)戰(zhàn)略出發(fā)，對(duì)自身的優(yōu)勢(shì)點(diǎn)和劣勢(shì)點(diǎn)進(jìn)行分析，完成項(xiàng)目目標(biāo)的細(xì)化，這包括階段和總體目標(biāo)。另外，立項(xiàng)分析還要依據(jù)這款ERP系統(tǒng)體現(xiàn)的管理思想進(jìn)行。不僅要從IT項(xiàng)目的角度分析其實(shí)施目標(biāo)，還要從管理項(xiàng)目的角度分析其管理目標(biāo)和觀念。最后，立項(xiàng)分析要以報(bào)告的形式呈現(xiàn)給管理者，報(bào)告要求各項(xiàng)數(shù)據(jù)真實(shí)、可靠，如ERP系統(tǒng)的參數(shù)和數(shù)據(jù)基礎(chǔ)等等。

可行性分析是企業(yè)確保ERP運(yùn)行的一個(gè)關(guān)鍵要素。企業(yè)決策者對(duì)ERP運(yùn)行的影響是舉足輕重的，對(duì)此，他們要站在企業(yè)長(zhǎng)期發(fā)展的角度對(duì)ERP運(yùn)行的可行性進(jìn)行細(xì)化分析，這包括ERP系統(tǒng)的統(tǒng)一設(shè)計(jì)和規(guī)劃分析。分析ERP運(yùn)行可行性的核心是，對(duì)企業(yè)自身需求的準(zhǔn)確把量和知悉，進(jìn)而確定企業(yè)管理模式與ERP運(yùn)行的管理模式是否匹配。具體的分析方法可以是調(diào)查分析法，從而實(shí)現(xiàn)ERP系統(tǒng)的進(jìn)一步理解。在形成ERP運(yùn)行的可行性報(bào)告時(shí)，報(bào)告人要充分考慮ERP供應(yīng)商的技術(shù)實(shí)力和口碑等多方面因素，最終形成科學(xué)的合理的可行性報(bào)告。值得補(bǔ)充的一點(diǎn)是，ERP系統(tǒng)或軟件的功能考察要依據(jù)企業(yè)自身的生產(chǎn)類(lèi)型和環(huán)境，以確保ERP系統(tǒng)的順利實(shí)施。

(二)選擇合適的ERP系統(tǒng)或軟件，及時(shí)更新和學(xué)習(xí)信息技術(shù)

針對(duì)多數(shù)企業(yè)對(duì)信息技術(shù)的重視和使用，選擇合適的ERP系統(tǒng)或軟件是尤為重要的。由于ERP系統(tǒng)或軟件的應(yīng)用范圍較廣，它的“型號(hào)”也是十分多樣的，一部分ERP系統(tǒng)或軟件適用于制造業(yè)企業(yè)，一部ERP系統(tǒng)或軟件適用于服務(wù)業(yè)企業(yè)，因而企業(yè)對(duì)ERP系統(tǒng)或軟件的選型需要有的放矢，特別是自身需求的分析和判斷十分重要。ERP系統(tǒng)或軟件和管理之間的關(guān)系是，前者適應(yīng)后者，而不是后者適應(yīng)前者。對(duì)此，決策者不能本末倒置，要讓ERP系統(tǒng)或軟件充分“配型”、充分匹配企業(yè)的管理模式，進(jìn)繼而減少ERP運(yùn)行的二次開(kāi)發(fā)、保障ERP系統(tǒng)的順利運(yùn)行。

另外，前期的需求分析是選擇ERP系統(tǒng)或軟件的前瞻性環(huán)節(jié)。在需求分析中，我們可以發(fā)現(xiàn)企業(yè)在日常管理中存在的低效低能環(huán)節(jié)，同時(shí)還可以明確管理者對(duì)企業(yè)自身的認(rèn)知，包括規(guī)模、生產(chǎn)類(lèi)型等方面的清晰認(rèn)識(shí)，這是選擇ERP系統(tǒng)或軟件的有力依據(jù)。在需求分析后，企業(yè)對(duì)ERP系統(tǒng)或軟件的需求就會(huì)十分明顯，因而對(duì)眾多的ERP供應(yīng)商產(chǎn)品的選擇就不會(huì)那么盲目，至少初步的選擇范圍可以確定下來(lái)，繼而在依據(jù)ERP供應(yīng)商的水平和口碑進(jìn)行優(yōu)勢(shì)選擇，最終科學(xué)的選擇出一款適合企業(yè)本身的ERP產(chǎn)品。

最后，ERP系統(tǒng)或軟件對(duì)企業(yè)信息技術(shù)的要求是不低的，無(wú)論企業(yè)自身的信息化水平高低，企業(yè)都需要做好信息技術(shù)的及時(shí)性更新和學(xué)習(xí)，這不僅是為ERP運(yùn)行創(chuàng)造條件，還是為企業(yè)提高經(jīng)營(yíng)管理效率做貢獻(xiàn)。值得一提的是，ERP產(chǎn)品不同于一般的實(shí)物產(chǎn)品，它的實(shí)用性不一定取決于價(jià)格，或許便宜的更為適用也是很難預(yù)測(cè)的。

(三)做好ERP實(shí)施的“高層工作”，信息化趨勢(shì)不可逆轉(zhuǎn)

在ERP運(yùn)行比較成功的案例中，企業(yè)高層的參與總是不可或缺的。所以，企業(yè)高層領(lǐng)導(dǎo)要增大對(duì)ERP實(shí)施的重視程度，這要求企業(yè)高層出臺(tái)具體的措施或方案，它們被稱(chēng)為“高層工作”。從ERP項(xiàng)目立項(xiàng)到項(xiàng)目評(píng)估的整個(gè)過(guò)程，都需要高層工作的支持和引領(lǐng)，這不是臺(tái)面上的認(rèn)同和認(rèn)可，而是具體的高層工作和強(qiáng)有力的執(zhí)行，其具體體現(xiàn)為項(xiàng)目實(shí)施中的資源保障和調(diào)配、業(yè)務(wù)流程重構(gòu)和組織重組。由于ERP的實(shí)施涉及到企業(yè)內(nèi)部各部門(mén)的權(quán)利和利益，所以高層工作的重點(diǎn)是做好企業(yè)內(nèi)部的思想動(dòng)員和開(kāi)導(dǎo)。

在思想動(dòng)員和開(kāi)導(dǎo)中，企業(yè)高層可以從以下三個(gè)方面闡述ERP運(yùn)行的原因：一是ERP的與時(shí)俱進(jìn)性，這一點(diǎn)可以列舉國(guó)外的國(guó)內(nèi)的應(yīng)用ERP系統(tǒng)的成功案例，把他們提高企業(yè)服務(wù)水平和經(jīng)濟(jì)效益的事例生動(dòng)闡述出來(lái)，從而充分調(diào)動(dòng)企業(yè)全員對(duì)ERP運(yùn)行的積極性。二是開(kāi)導(dǎo)員工的利益不平衡感，這一點(diǎn)要從企業(yè)文化入手，把企業(yè)的福利政策和人性化點(diǎn)一一列舉出來(lái)，減少員工對(duì)ERP運(yùn)行后的利益不平衡感，削弱員工的抵觸情緒，以確保ERP系統(tǒng)的順利運(yùn)行。三是突出ERP運(yùn)行的不可逆性，這要從時(shí)代的角度分析，把信息技術(shù)的多方面優(yōu)勢(shì)解釋清楚，充分證明ERP運(yùn)行的高效性，使得企業(yè)員工認(rèn)識(shí)到ERP運(yùn)行對(duì)自身的益處。

另外，信息化趨勢(shì)不可逆轉(zhuǎn)的體現(xiàn)不僅僅是在ERP系統(tǒng)或軟件中，它更多的體現(xiàn)在人的生活中。在我國(guó)，移動(dòng)支付就是有力的實(shí)例。如果高層工作對(duì)企業(yè)員工的影響還不夠大，那么增強(qiáng)企業(yè)員工對(duì)生活的認(rèn)識(shí)也會(huì)對(duì)他們自身造成不小影響，比如說(shuō)支付寶、微信支付等等，這些都可以影響企業(yè)員工對(duì)信息化趨勢(shì)的認(rèn)識(shí)。

四、結(jié)語(yǔ)

ERP運(yùn)行在我國(guó)眾多企業(yè)的普及速度十分快，但是它面臨的現(xiàn)狀也是不容樂(lè)觀的，對(duì)此，企業(yè)管理者要依據(jù)自身現(xiàn)狀，通過(guò)ERP運(yùn)行的立項(xiàng)分析和可行性分析、選擇合適的ERP系統(tǒng)或軟件、做好ERP實(shí)施的“高層工作”等途徑，實(shí)現(xiàn)ERP系統(tǒng)或軟件運(yùn)行的信息化，使得企業(yè)內(nèi)部充分認(rèn)識(shí)信息化趨勢(shì)的不可逆轉(zhuǎn)性，最終實(shí)現(xiàn)企業(yè)的長(zhǎng)期穩(wěn)步發(fā)展和效益提升。