新時(shí)代高校科研秘書管理創(chuàng)新策略研究

晏妮 沈曉芹

摘 ? 要：隨著科研工作在我國(guó)高等院校各項(xiàng)工作中占比越來(lái)越大，科研秘書這一崗位隨之應(yīng)運(yùn)而生，科研秘書在高校的科研工作當(dāng)中起到不可或缺的作用。作為科研秘書，不僅要對(duì)自己的工作角色找準(zhǔn)定位，還應(yīng)努力發(fā)揮創(chuàng)造性，進(jìn)一步提升專業(yè)知識(shí)和工作素養(yǎng)。本文我們就針對(duì)新時(shí)代高校科研秘書管理創(chuàng)新策略進(jìn)行深入的研究和探討。

關(guān)鍵詞：新時(shí)代 ?高校 ?科研秘書 ?管理創(chuàng)新

中圖分類號(hào)：G647 ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? 文章編號(hào)：1674-098X（2019）08（a）-0162-02

當(dāng)今社會(huì)知識(shí)經(jīng)濟(jì)高速發(fā)展，在我國(guó)的科研體系里，高校是重要的科研機(jī)構(gòu)。近年來(lái)，隨著高校的逐年擴(kuò)招和管理機(jī)制的不斷深化改革，各大高校普遍實(shí)行校院兩級(jí)管理體系，進(jìn)而產(chǎn)生出了科研秘書這一崗位。對(duì)于科研秘書這一崗位來(lái)說(shuō)，它是科研工作中的基層崗位，也是重要的行政崗位，在各個(gè)部門之間起到溝通協(xié)調(diào)的作用。科研秘書工作能力和態(tài)度直接決定了高校的科研管理工作是否能夠做好[1]。下面將對(duì)高校科研秘書的管理方面的問(wèn)題作一探討。

1 ?高校科研秘書的不足之處

1.1 學(xué)校對(duì)于科研秘書缺乏足夠的重視

許多學(xué)校管理層認(rèn)為科研工作和科研管理工作相比，前者更重要;科研人員和科研管理人員相比，前者更重要。因此，高校很少為科研秘書設(shè)置相應(yīng)的獎(jiǎng)勵(lì)制度和激勵(lì)措施，導(dǎo)致科研秘書工作的主動(dòng)性和積極性不高。這些問(wèn)題的出現(xiàn)使高校的科研工作及其管理工作受到了阻礙。

1.2 科研秘書的管理素質(zhì)還需要提升

科研秘書服務(wù)的對(duì)象是高校各學(xué)科、各領(lǐng)域的高水平、高層次的科研人員，需要很強(qiáng)的專業(yè)背景。但是，各高校在選聘科研秘書時(shí)，只對(duì)應(yīng)聘者的學(xué)歷作出了要求，但沒(méi)有考核專業(yè)知識(shí)和技術(shù)是否合格。大部分的科研秘書沒(méi)有參加專業(yè)的科研管理培訓(xùn)，甚至一部分科研秘書身兼多職，造成時(shí)間精力不夠，很難深入系統(tǒng)的學(xué)習(xí)科研管理方面的知識(shí)，進(jìn)一步制約科研秘書工作效率和管理水平[2]。

2 ?高校科研秘書的重要作用

2.1 配合學(xué)校上級(jí)部門做好組織、安排、傳達(dá)、協(xié)調(diào)、落實(shí)、總結(jié)等相關(guān)方面的工作

高校科研秘書日常工作內(nèi)容應(yīng)對(duì)上級(jí)部門下發(fā)的各項(xiàng)通知及時(shí)傳達(dá)、及時(shí)向主管領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)、按時(shí)上報(bào)數(shù)據(jù)、上交材料。其次，應(yīng)對(duì)學(xué)院的各項(xiàng)科研成果數(shù)據(jù)等進(jìn)行歸納匯總和登記，如：到款、論文、著作、獲批項(xiàng)目等。

2.2 協(xié)助學(xué)院科研院長(zhǎng)的完成科研管理工作

首先，協(xié)助主管領(lǐng)導(dǎo)，做好動(dòng)員和組織教師申報(bào)各類科研項(xiàng)目、完成獎(jiǎng)項(xiàng)申報(bào)等。其次，計(jì)劃與組織籌備學(xué)院的各項(xiàng)學(xué)術(shù)交流活動(dòng)等，并進(jìn)行備案、歸檔、發(fā)表新聞稿等，做好接待和后勤工作。另外，還需協(xié)助領(lǐng)導(dǎo)完成專利審批、各項(xiàng)政策和文件進(jìn)行起草和修訂、年終科研工作量的統(tǒng)計(jì)等。

3 ?新時(shí)代高校科研秘書管理創(chuàng)新的策略

3.1 明確自己的工作職責(zé)，端正工作態(tài)度

作為二級(jí)學(xué)院的科研秘書，其工作內(nèi)容主要有以下幾方面：（1）按照學(xué)校的安排，配合科技處做好各級(jí)別、各類型的基金項(xiàng)目的組織申報(bào)、答辯、中期檢查、結(jié)題、驗(yàn)收等。（2）配合科技處做好各類型的人才稱號(hào)、榮譽(yù)獎(jiǎng)項(xiàng)、科技團(tuán)隊(duì)等申報(bào)工作。（3）負(fù)責(zé)科研人員標(biāo)志性成果獎(jiǎng)勵(lì)申報(bào)與分配工作、年底科研業(yè)績(jī)考核和業(yè)績(jī)分分配、個(gè)人科研評(píng)優(yōu)等工作。（4）負(fù)責(zé)學(xué)院專利審批、授權(quán)轉(zhuǎn)讓的跟進(jìn)工作;（5）安排好學(xué)院舉辦的各種學(xué)術(shù)研討會(huì)以及相關(guān)的科研講座等，對(duì)相關(guān)科研照片進(jìn)行整理，做好文字總結(jié)。（6）對(duì)學(xué)院的科研資料進(jìn)行歸納整理，做好各種檔案的保管工作。（7）協(xié)助主管領(lǐng)導(dǎo)做好相關(guān)政策和文件的擬定和修訂，積極的參與到學(xué)院科研工作建設(shè)當(dāng)中來(lái)。

作為科研秘書，服務(wù)是基礎(chǔ)，管理是目標(biāo)。首先，科研秘書這一崗位本身就和服務(wù)掛鉤，需要做好各項(xiàng)事宜的通知工作，將重要的相關(guān)科研方面的信息及時(shí)傳達(dá)給教師。其次，科研秘書需要有責(zé)任意識(shí)，并且關(guān)注細(xì)節(jié)，盡最大努力幫助教師解決科研方面的問(wèn)題[3]。例如，一些年齡較大的教師對(duì)電腦操作不太熟練，作為科研秘書，需要協(xié)助他們做好表格的填寫以及文檔的處理。此外，要經(jīng)常和教師進(jìn)行溝通交流，收集教師的意見(jiàn)和建議，及時(shí)反饋給上級(jí)部門。綜上，科研秘書要提高自己的服務(wù)意識(shí)，要有耐心和細(xì)心，把教師滿意作為自己的第一標(biāo)準(zhǔn)。

3.2 掌握教師的科研情況，增強(qiáng)自己的業(yè)務(wù)水平

科研秘書的工作并不只是文字錄入、傳達(dá)通知等一些簡(jiǎn)單瑣碎的工作[4]，實(shí)際上，不僅要做好上傳下達(dá)，還要處理好各種突發(fā)狀況。作為科研秘書，在具備良好的職業(yè)道德修養(yǎng)的同時(shí)，要學(xué)會(huì)思考總結(jié)自己的工作，不斷的提高業(yè)務(wù)水平，以便為學(xué)校科研工作提供更好的服務(wù)。其中包括以下幾點(diǎn)：（1）掌握本院全部教師的基本的科研狀況，包括年齡、學(xué)歷、專業(yè)、研究方向、研究?jī)?nèi)容、在研項(xiàng)目、獲得的獎(jiǎng)項(xiàng)、是否可以申請(qǐng)哪類基金、適合申報(bào)哪類獎(jiǎng)項(xiàng)等。（2）認(rèn)識(shí)到自己的職責(zé)所在，熟悉了解國(guó)家、省、市、科技廳、學(xué)校科研方面的新政策，并能夠及時(shí)給教師傳達(dá)和解讀。如：當(dāng)年國(guó)家自然基金申報(bào)新政策、學(xué)校出臺(tái)的科研管理政策文件等。（3）熟練掌握科研的各類項(xiàng)目申報(bào)系統(tǒng)，科研秘書應(yīng)自己注冊(cè)賬號(hào)，并熟悉每一步的操作流程，對(duì)每一步中可能出現(xiàn)的問(wèn)題，能夠及時(shí)給教師作出答復(fù)，給出解決方案。（4）提高創(chuàng)新性的管理技能，積累經(jīng)驗(yàn)，不斷的提升自身溝通交流技巧、計(jì)劃組織的能力、分析解決問(wèn)題的能力、人際交往的能力。

3.3 做好相關(guān)科研資料的收集整理以及科研檔案的保管工作

所有的與高校科研工作相關(guān)的各種資料檔案，其中還有各種電子以及紙質(zhì)文檔等[5]，必須完整保存，不僅可以作為高校科研管理工作的原始憑證，保障科研工作的持續(xù)性;還可以為高校各項(xiàng)基礎(chǔ)工作提供基礎(chǔ)材料、專業(yè)認(rèn)證材料，能夠直觀的反映出高校科研工作的發(fā)展?fàn)顩r。做好檔案管理工作要及時(shí)對(duì)近10年、近5年、當(dāng)年、當(dāng)學(xué)期的科研數(shù)據(jù)進(jìn)行統(tǒng)計(jì)，如項(xiàng)目獲批數(shù)、到款數(shù)、獲獎(jiǎng)數(shù)、文章發(fā)表數(shù)等，做好圖表、柱狀圖、對(duì)比圖等。

3.4 提高保密意識(shí)，確保科研項(xiàng)目保密工作的順利進(jìn)行

科研秘書所做的工作比較繁雜瑣碎，需要加強(qiáng)保密意識(shí)。首先，科研秘書參加的學(xué)校或者省上重要會(huì)議中，很多內(nèi)容并不便于對(duì)外公開(kāi)。其次，科研秘書協(xié)助科研教師完成課題的申報(bào)結(jié)題等工作，就會(huì)涉及到教師的個(gè)人身份信息以及知識(shí)產(chǎn)權(quán)等。最后，有很多國(guó)家軍工方面的涉密項(xiàng)目不能公開(kāi)，科研秘書應(yīng)配合校保密辦做好相關(guān)工作。

4 ?結(jié)語(yǔ)

綜上所述，科研秘書是連接高校的科研管理部門與科研人員的紐帶，在我國(guó)高校科研工作當(dāng)中起到相當(dāng)重要的作用。科研秘書應(yīng)努力發(fā)揮自身優(yōu)勢(shì)，不斷學(xué)習(xí)和思考，堅(jiān)持高標(biāo)準(zhǔn)嚴(yán)要求，為老師和學(xué)校提供更好的服務(wù)，使學(xué)校的科研管理工作更加的科學(xué)化、規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化[6]。

參考文獻(xiàn)

[1] 牛海濤.論高校科研秘書角色的兩重性及素質(zhì)的提高[J].天津教育（下半月），2018（6）：17.

[2] 李紅梅.簡(jiǎn)析高校科研秘書隊(duì)伍存在的問(wèn)題及對(duì)策[J].讀書文摘，2017（16）：41-42.

[3] 蔣婭琳.提升高校二級(jí)學(xué)院科研秘書職能水平的策略初探[J].青春歲月，2017（19）：85.

[4] 晏蕾.淺論地方高校二級(jí)學(xué)院科研秘書隊(duì)伍建設(shè)[J].文教資料，2017（20）：120-121，151.

[5] 沈晶晶.基于科研秘書應(yīng)具備素質(zhì)的思考[J].產(chǎn)業(yè)與科技論壇，2018，17（10）：249-250.

[6] 黎海紅.科研管理行政秘書的能力培養(yǎng)[J].黑龍江科學(xué)， 2019，10（5）：134-135.