關(guān)于行政事業(yè)單位內(nèi)部控制信息化建設(shè)的思考

張毅

（湖北漢牛會計師事務(wù)有限公司，湖北 武漢 430071）

引言

現(xiàn)階段行政事業(yè)單位內(nèi)部控制在信息化建設(shè)中，還存在著一些問題，嚴(yán)重制約了其長遠(yuǎn)發(fā)展。主要表現(xiàn)在管理人員不夠重視、缺少人力、資金與設(shè)備的投入、缺乏系統(tǒng)科學(xué)性。因此在今后的工作中，就要針對以上問題，提出針對性的解決措施，來不斷提高工作效率與質(zhì)量。

一、行政事業(yè)單位內(nèi)部控制信息化建設(shè)的重要性

內(nèi)部控制是將行政事業(yè)單位的業(yè)務(wù)管理部門與財務(wù)管理部門有機(jī)結(jié)合的銜接點，促使行政事業(yè)單位內(nèi)部工作走向標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化、流程化、科學(xué)化的重要保障。因此在內(nèi)部控制工作中，就要實現(xiàn)信息化建設(shè)，才能為各項工作的開展，提供堅實可靠的保障。將內(nèi)部控制與信息化的相互融合，就能夠充分發(fā)揮內(nèi)部控制的價值與功能，改變單位內(nèi)部經(jīng)濟(jì)活動分塊管理、信息分割的孤島局面，使其成為一個有機(jī)的整體，實現(xiàn)日常管理向外部管理的轉(zhuǎn)變。能夠做到統(tǒng)籌兼顧與系統(tǒng)優(yōu)化，找出日常經(jīng)濟(jì)活動中存在的風(fēng)險點與關(guān)鍵點，并及時制定科學(xué)合理的應(yīng)急預(yù)案與解決措施，提高管理效率與質(zhì)量。此外，實現(xiàn)內(nèi)部控制信息化建設(shè)，還是健全行政事業(yè)單位內(nèi)部控制機(jī)制的有效手段，加強(qiáng)了各業(yè)務(wù)部門的溝通與合作，為廣大人民群眾的監(jiān)督與互動建立了有效渠道，有利于良好品牌形象的建立。

二、行政事業(yè)單位內(nèi)部控制信息化建設(shè)存在的問題

（一）管理人員不夠重視

正所謂思想決定行動，只有充分受到管理人員的重視，才能加快內(nèi)部控制信息化的建設(shè)步伐，為其提供堅實可靠的保障。《行政事業(yè)單位內(nèi)部控制規(guī)范》第六條也明確規(guī)定，單位負(fù)責(zé)人對本單位內(nèi)部控制的建立健全和有效實施負(fù)責(zé)。然而在現(xiàn)階段的實際工作中，很多行政事業(yè)單位的管理人員都沒有認(rèn)識到內(nèi)部控制信息化建設(shè)的價值與作用，對其不夠重視，甚至存在著誤解現(xiàn)象。部分單位雖然展開了信息化建設(shè)，但是主要是分業(yè)務(wù)類別單獨建設(shè)，各業(yè)務(wù)信息系統(tǒng)沒有形成數(shù)據(jù)共享和業(yè)務(wù)對接，沒有把經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)流程有效嵌入到相關(guān)信息系統(tǒng)，無法實現(xiàn)信息系統(tǒng)自動控制，嚴(yán)重阻礙了內(nèi)部控制信息化的建設(shè)步伐。

（二）缺少人力、資金、設(shè)備的投入

在內(nèi)部控制信息化建設(shè)中，需要大量的人力、資金與設(shè)備，這樣才能保障其正常有序建設(shè)。然而在實際工作中，由于管理人員的思想比較落后，內(nèi)部控制意識比較淡薄，缺乏強(qiáng)有力的制度保障，導(dǎo)致信息化建設(shè)流于形式與表面。不僅嚴(yán)重缺乏資深、技能較高的綜合型人才，而且無法做到各項工作的信息化，無法充分發(fā)揮內(nèi)部控制的價值與功能。

（三）缺乏系統(tǒng)科學(xué)性

內(nèi)部控制工作的開展，需要與行政事業(yè)單位的各個部門、各項工作都緊密聯(lián)系，為其提供標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)范的指引，才能保障單位內(nèi)部經(jīng)濟(jì)活動的高效開展。然而在實際的工作中，很多行政事業(yè)單位的內(nèi)部管理制度并沒有站在單位整體內(nèi)部控制的高度進(jìn)行統(tǒng)一設(shè)計和協(xié)調(diào)，內(nèi)部管理也沒有將各類業(yè)務(wù)流程與內(nèi)部控制有機(jī)結(jié)合。再加上不同行政事業(yè)單位的具體情況不同，所以遵循的制度與流程存在較大的差異。如果沒有立足于實踐，將會缺乏科學(xué)性與嚴(yán)謹(jǐn)性。此外，各基層人員的工作能力還有待提高，在內(nèi)部控制系統(tǒng)的應(yīng)用與維護(hù)中，還存在著很多問題，很難做到統(tǒng)籌兼顧。

三、行政事業(yè)單位內(nèi)部控制信息化建設(shè)的有效途徑

自從改革開放之后，我國的行政事業(yè)單位的財務(wù)管理就步入了信息化的建設(shè)歷程，從最初的單一的、獨立的，已經(jīng)發(fā)展成為多元的、全面的，已經(jīng)取得了非常顯著的成績。因此行政事業(yè)單位內(nèi)部控制的信息化建設(shè)，就要建立在此基礎(chǔ)上，實現(xiàn)全面的優(yōu)化與升級，最終促使行政事業(yè)單位獲得可持續(xù)發(fā)展。其有效途徑表現(xiàn)在以下幾個方面：

（一）構(gòu)建完善的內(nèi)部控制組織架構(gòu)

行政事業(yè)單位的財務(wù)管理信息化建設(shè)，從20世紀(jì)八十年代就已經(jīng)開始，發(fā)展至今，已經(jīng)相較完善與全面。那么在內(nèi)部控制信息化建設(shè)中，就要有效利用這一優(yōu)勢與資源，將財務(wù)部門作為牽頭羊，來構(gòu)建完善的內(nèi)部控制組織架構(gòu)。[1]將單位內(nèi)部的經(jīng)濟(jì)活動風(fēng)險全面掌控，有效預(yù)防，積極應(yīng)對，加強(qiáng)各個部門之間的緊密聯(lián)系與合作。第一，需要得到管理人員的重視，讓管理人員認(rèn)識到內(nèi)部控制信息化建設(shè)的作用與價值。然后充分發(fā)揮自身的帶頭引導(dǎo)作用，鼓勵廣大基層工作人員踴躍參與到內(nèi)部控制信息化建設(shè)行列中，發(fā)揮自身的潛能與價值。第二，作為管理人員，就要通過規(guī)章制度的制定，賦予財務(wù)部門一定的權(quán)利。促使財務(wù)部門充分發(fā)揮好自身帶頭、引導(dǎo)、組織、協(xié)調(diào)、管理的作用，加強(qiáng)與各個部門之間的溝通聯(lián)系。然后在單位內(nèi)部建立專項小組，由資深、能力高超的財務(wù)人員擔(dān)任管理人員，選拔其他部門的人員來擔(dān)任組長、策劃等人員。第三，要建立相應(yīng)的管理制度。當(dāng)內(nèi)部專項小組成立后，為了進(jìn)一步深化與落實內(nèi)部控制信息化建設(shè)工作，還要通過規(guī)章制度的保障與約束。可以通過責(zé)任制度的建立，要求每一位工作人員都樹立高強(qiáng)的責(zé)任感與使命感。清楚認(rèn)識到自身責(zé)任與義務(wù)，將管理工作落實到每一項工作中，貫穿到每一位人員身上，做到權(quán)責(zé)分明，責(zé)任明確，有法可依，有章可循。第四，要對內(nèi)部控制信息系統(tǒng)的建設(shè)，做好規(guī)劃準(zhǔn)備。將預(yù)算執(zhí)行過程控制平臺作為核心部分，然后對單位內(nèi)部的業(yè)務(wù)流程和管理流程進(jìn)行重新優(yōu)化。根據(jù)內(nèi)部控制工作的流程、方法以及要求，實現(xiàn)內(nèi)控信息系統(tǒng)建設(shè)的標(biāo)準(zhǔn)化、科學(xué)化、信息化、一體化、合理化、高效化。將各個子系統(tǒng)緊密聯(lián)系，實現(xiàn)數(shù)據(jù)共享，可視管理，有效監(jiān)督、預(yù)防整個系統(tǒng)運行過程中的關(guān)鍵點與風(fēng)險點。還要通過應(yīng)急預(yù)案與解決措施的制定，做到防患于未然，保障內(nèi)控信息系統(tǒng)的安全平穩(wěn)運行。

（二）給予更多的人力、物力與財力投入

在行政事業(yè)單位內(nèi)部控制信息化建設(shè)中，人力、物力與財力作為前提與基礎(chǔ)，是不可或缺的重要組成部分。因此還要給予更多人力、物力與財力的投入，保障整個建設(shè)過程中井然有序，合理可靠，能夠有效預(yù)防經(jīng)濟(jì)活動過程中的風(fēng)險。第一，需要做好風(fēng)險評測，將行政事業(yè)單位內(nèi)部在經(jīng)濟(jì)活動過程中遇到的風(fēng)險點進(jìn)行準(zhǔn)確評測，將其分為重要、主要、中等、次要、不重要等級。然后根據(jù)重要程度，逐步完善系統(tǒng)建設(shè)。[2]第二，要做到資源的優(yōu)化配置與充分利用，實現(xiàn)統(tǒng)籌兼顧。管理人員要為內(nèi)部控制信息化建設(shè)投入大量的財力與設(shè)備，實現(xiàn)內(nèi)部局域網(wǎng)與無線網(wǎng)的全面對接，保障各個部門的工作都實現(xiàn)信息化。還要對單位內(nèi)部的計算機(jī)的軟硬件進(jìn)行更換升級，為信息化建設(shè)提供堅實可靠的保障。對于人力的投入，需要做好教育培訓(xùn)工作。管理人員要帶領(lǐng)基層工作人員，積極踴躍參與到教育培訓(xùn)中。不斷完善自身的理論知識，提高自身的專業(yè)技能，熟練操作計算機(jī)系統(tǒng)與軟件，加強(qiáng)自身的思想道德修養(yǎng)與職業(yè)素養(yǎng)，做到工作的嚴(yán)密性。第三，當(dāng)內(nèi)部控制信息系統(tǒng)初步建立之后，還要立足于實踐，并隨著單位內(nèi)外部環(huán)境的變化、經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的調(diào)整和管理要求的提高，逐漸完善與優(yōu)化。使內(nèi)部控制信息系統(tǒng)能夠有效地控制風(fēng)險的同時提高管理效率，緊跟新時代發(fā)展的潮流與步伐。

（三）與各業(yè)務(wù)部門相互對接

內(nèi)部控制信息系統(tǒng)的建設(shè)，主要是為了實現(xiàn)行政事業(yè)單位的發(fā)展目標(biāo)，為單位內(nèi)部的經(jīng)濟(jì)活動提供最完美的服務(wù)。[3]因此內(nèi)部控制信息系統(tǒng)的建設(shè)，與單位各個部門是密不可分的，是緊密聯(lián)系的。那么在建設(shè)過程中，就要與各業(yè)務(wù)部門相互對接，保障行政事業(yè)單位的長遠(yuǎn)發(fā)展。第一，要通過信息化平臺的搭建，為各業(yè)務(wù)部門之間的溝通與合作，建立良好的互動平臺。促使內(nèi)控部門能夠在第一時間搜集、獲取相關(guān)數(shù)據(jù)資料，然后展開整理、歸納與分析，實現(xiàn)數(shù)據(jù)共享。第二，要做到具體問題具體分析，密切跟蹤各業(yè)務(wù)部門的工作行為。保障資金的使用過程中的合理與合法，規(guī)范業(yè)務(wù)流程，提高資金的使用效率，有效防控風(fēng)險。第三，要建立決策機(jī)制與上報審批的信息系統(tǒng)，通過民生平臺與渠道的搭建，鼓勵廣大干部群眾提出自身的意見與建議，規(guī)范每一位領(lǐng)導(dǎo)干部的行為，營造良好的工作氛圍。還要對各項類經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)實現(xiàn)在線審核，如差旅費、會議費等做好全面預(yù)算控制與報銷審核，所有經(jīng)濟(jì)事項由申請人發(fā)起，并上傳相關(guān)原始憑證和附件，審核、審批、記賬、支付等環(huán)節(jié)全部實現(xiàn)在線操作。

（四）加大內(nèi)部控制信息系統(tǒng)的開發(fā)與應(yīng)用

只有加大內(nèi)部控制信息系統(tǒng)的開發(fā)與應(yīng)用，才能促使行政事業(yè)單位的內(nèi)部控制工作逐漸走上正軌，為今后的發(fā)展奠定堅實可靠的基礎(chǔ)。第一，要積極借助現(xiàn)代化科學(xué)信息技術(shù)，如物聯(lián)網(wǎng)技術(shù)、云計算技術(shù)、大數(shù)據(jù)技術(shù)，根據(jù)行政事業(yè)單位內(nèi)部的工作需求，將各類財政業(yè)務(wù)執(zhí)行客戶端進(jìn)行整合優(yōu)化，開發(fā)出一體化的財政管理和內(nèi)部控制系統(tǒng)，實現(xiàn)標(biāo)準(zhǔn)化、智能化。[4]第二，還要將內(nèi)部控制系統(tǒng)全面融入到經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)與管理業(yè)務(wù)中，通過規(guī)章制度、工作流程的制定，要求每一位工作人員都積極遵守，全面了解。做到整個工作的標(biāo)準(zhǔn)化、合理化，實現(xiàn)全面開放，集體參與。第三，還要通過相關(guān)技術(shù)與規(guī)范的指引，引導(dǎo)更多專業(yè)的軟件開發(fā)公司與社會力量參與到內(nèi)部控制信息系統(tǒng)的研發(fā)中，為其提供堅實有力的技術(shù)保障與指導(dǎo)。能夠定期對軟件與系統(tǒng)進(jìn)行升級優(yōu)化，對硬件設(shè)備進(jìn)行更新維護(hù)，保障其安全平穩(wěn)運行。第四，要鼓勵廣大工作人員踴躍使用內(nèi)控系統(tǒng)，提高自身的工作效率與質(zhì)量，充分認(rèn)識到內(nèi)部信息系統(tǒng)的價值與重要性。能夠熟練掌握與操作內(nèi)控系統(tǒng)，做到定期殺毒與維護(hù)。第五，還要通過數(shù)據(jù)加密技術(shù)，防止數(shù)據(jù)信息的泄漏與丟失，保障數(shù)據(jù)信息的高效合理使用。還要引導(dǎo)各工作人員，通過用戶名與登錄密碼的設(shè)定，防止其他人員隨意篡改數(shù)據(jù)信息。

四、結(jié)語

綜上所述，行政事業(yè)單位內(nèi)部控制的信息化建設(shè)，能夠促使其獲得長遠(yuǎn)發(fā)展。因此在今后的發(fā)展中，可以通過構(gòu)建完善的內(nèi)部控制組織架構(gòu)、給予更多人力、物力與財力的支持、與各業(yè)務(wù)部門相互對接、加大內(nèi)部控制信息系統(tǒng)的開發(fā)與應(yīng)用，來保障單位內(nèi)部經(jīng)濟(jì)活動的合法合規(guī)風(fēng)險可控。