提高基層檔案管理工作效率的路徑

林曉芳

（莆田市涵江區(qū)村鎮(zhèn)規(guī)劃建設管理站，福建 莆田 351100）

在新時期背景下，各部門單位應當秉承與時俱進的基本原則，加大對檔案管理的重視力度，客觀分析檔案管理工作存在的不足，然后采取有針對性、有策略性的改進措施，提升基層檔案管理工作效率，從而充分發(fā)揮出管理職能優(yōu)勢，為廣大群眾提供優(yōu)質服務。

一、基層檔案管理工作意義

基層檔案是指部門單位組織開展生產經營、科學研究、市場調研等各項活動所形成的各類多元化的文字、圖表及影像資料。從宏觀角度來說，基層檔案管理工作是市場經濟與社會文明進步的必要保障。結合基層檔案管理工作現(xiàn)狀可知，其中仍存在諸多亟待解決的突出性問題，如專項資金儲備不足、庫房管理不到位、基礎設備管理不善、檔案管理人員綜合素質匱乏等。

此外，在新時期背景下，基層檔案信息化管理水平低也成為社會各界關注的焦點，這使得管理效率低下，浪費大量的人力、物力與資金。而這些問題的存在不僅降低了檔案管理的標準化水平，也在很大程度上制約了公共服務事業(yè)的良好發(fā)展。由此可見，強化基層檔案管理信息化建設，是提升基層檔案管理水平的先決條件，具有實際意義。

二、基層檔案管理工作現(xiàn)狀

國內各部門單位檔案管理工作存在的問題集中體現(xiàn)在檔案管理意識淡薄、管理人員專業(yè)素養(yǎng)匱乏、基礎檔案管理設施不健全等方面，具體內容如下所述：

（一）缺乏檔案管理意識

現(xiàn)階段，絕大多數(shù)部門單位對檔案管理工作缺乏應有的重視，膚淺的認為檔案管理僅僅只是抄寫記錄和調整數(shù)據(jù)，歸檔整合資料，不需要參考標準規(guī)范，也沒有任何技術性要求。再加上檔案管理工作相對穩(wěn)定，缺少完善的評價體系，也不牽涉經濟效益。由此，使得基層管理人員無法正視檔案管理工作，服務態(tài)度強硬，敷衍了事，推卸責任，無法充分發(fā)揮出職能優(yōu)勢，為基層群眾解決問題。另外，盡管部分單位設立了檔案部門，但人力資源與基礎配套設施不完善，這使得檔案部門形同虛設，無法發(fā)揮實際服務效應。

（二）基層檔案管理工作人員的專業(yè)素質有待提升

在現(xiàn)階段的基層檔案管理工作中，首要問題是管理人員的綜合素質匱乏。基層檔案管理人員配置數(shù)量不足，無法分散執(zhí)行基礎管理工作。同時，現(xiàn)有管理人員專業(yè)技術水平較低，職業(yè)素養(yǎng)匱乏，缺少崗位實踐經驗，無法滿足檔案管理基本要求。由此可見，完善檔案管理人員綜合素質是提升基層檔案管理工作效率的必要條件，具有實際意義。

（三）基層檔案管理的設施較為落后

在現(xiàn)代科技卓越發(fā)展的大環(huán)境背景下，基層檔案資料數(shù)量不斷增加，傳統(tǒng)管理模式已無法滿足實際需求，且綜合管理效果不夠理想。在傳統(tǒng)檔案管理模式中，只是單純依靠空間環(huán)境優(yōu)勢，無規(guī)律的歸納檔案資料，未能按照檔案的類別與日期等進行分類，這使得檔案庫雜亂無章，難以在短時間內進行整理。對此，各部門單位需應用現(xiàn)代信息技術，對檔案資料進行分類存放與比重統(tǒng)計，一方面，為基層群眾提供優(yōu)質服務，另一方面，幫助部門單位樹立良好的公眾形象，從而增強核心競爭力，為單位的良好發(fā)展奠定堅實基礎。

三、提高基層檔案管理工作效率的有效對策

針對各部門單位檔案管理工作存在的各類問題，應當秉承實事求是的基層理念，強化管理層與職工層的檔案管理意識，且加大管理人員崗位培訓力度，進而提升信息化建設水平，優(yōu)化人力資源配置，有效推動單位的良好發(fā)展。

（一）提高檔案管理意識

針對部門單位管理決策層和基層職工對檔案管理工作缺乏重視的問題，領導人員需要轉變思想觀念，引導基層人員客觀認知檔案管理工作的必要性與重要性。一方面，要以管理決策層為切入點，強化檔案管理責任意識，充分發(fā)揮模范帶頭作用，進而調動檔案管理人員的積極性，提高檔案管理工作效率；另一方面，激發(fā)檔案管理人員的主觀能動性，引導其積極參與繼續(xù)教育活動，擴充專業(yè)基礎理論知識，從而提升專業(yè)技能水平，完善職業(yè)道德素養(yǎng)。同時，將培訓教育情況與績效考核掛鉤，以期引起檔案工作人員的高度重視，強化其責任意識，進而樹立正確的價值觀念，端正工作態(tài)度，讓工作人員全身心地投身到工作當中，改善服務品質。

（二）強化檔案管理培訓

當下，基層檔案管理人員專業(yè)技能水平與職業(yè)道德素養(yǎng)直接決定了整體管理工作效果。在數(shù)據(jù)時代背景下，基層檔案數(shù)量與日俱增，同時這也對檔案管理工作提出了更高的標準要求。為此，基層檔案管理人員需不斷提升專業(yè)技能水平，強化職業(yè)道德素養(yǎng)，高效且準確的統(tǒng)計繁雜的數(shù)據(jù)信息，以此加強數(shù)據(jù)信息處理的時效性與合理性。而這就需要定期組織檔案管理人員開展培訓教育活動。具體操作為：

其一，加大崗前培訓投入力度，在培訓過程中，提升管理人員專業(yè)能力，保證其綜合素質滿足崗位需求。其二，注重在崗期間的培訓教育活動，通過崗位強化訓練與職業(yè)素質教育，提升檔案管理效率與精確性，優(yōu)化服務品質，確保基層檔案管理發(fā)揮實際效應。

（三）優(yōu)化信息化建設，完善檔案管理工作的基礎設施

在日常工作過程中，各部門單位需注重提升檔案管理信息化建設水平，優(yōu)化檔案管理模式，且不斷調整管理手段，以促進專項工作的正常運轉。再者，強調基層檔案管理工作的重要性，引導員工樹立正確的價值觀念，提升檔案管理效率。另外，鼓勵員工提出檔案管理環(huán)節(jié)存在的問題，并通過協(xié)商研討，制定切實可行的處理方案。由此可見，在基層檔案管理工作中，應當秉承與時俱進的基本原則，強化信息化建設，并完善基礎配套設施，從而提高檔案管理效率，促進檔案管理的穩(wěn)定發(fā)展。

綜上所述，在部門單位經營發(fā)展進程中，檔案管理發(fā)揮著不可替代的作用。為此，無論是管理決策層，還是基層職工，都要加大對檔案管理工作的重視力度，貫徹執(zhí)行實事求是的基本理念，客觀分析各環(huán)節(jié)存在的問題，進而提出行之有效的處理措施，為檔案管理發(fā)展貢獻力量。