加強(qiáng)地勘單位人事檔案管理工作的探討

金宏鑫

摘 要：近年來(lái)，地勘單位加快了自身改革的力度，很多單位加快了企業(yè)化的發(fā)展進(jìn)程，這無(wú)論是對(duì)地勘單位職工隊(duì)伍的穩(wěn)定性還是人事檔案管理工作都帶來(lái)了較大的影響。對(duì)于地勘單位而言，人事檔案是人力資源管理工作重要的基礎(chǔ)，因此在實(shí)際工作中需要對(duì)人事檔案管理工作給予充分的關(guān)注，全面提高人事檔案管理工作的水平，更好的發(fā)揮出人事檔案的重要作用。

關(guān)鍵詞：地勘單位;人事檔案;檔案管理;策略

人事檔案是針對(duì)單位工作人員的真實(shí)記錄，單位根據(jù)人事檔案資料可以更好的掌握員工的個(gè)人基本情況，并將其作為人才選拔的重要依據(jù)。近年來(lái)地勘單位加快了改革的步伐，人才選拔方式更為豐富，這也導(dǎo)致人事檔案管理工作中的不足更好的凸顯出來(lái)。這就需要針對(duì)人事檔案管理工作加大探索力度，以此來(lái)推進(jìn)地勘單位人事檔案管理工作的合理化和規(guī)范化發(fā)展。

1 加強(qiáng)地勘單位人事檔案管理工作的重要性

隨著地勘單位的發(fā)展壯大，其檔案數(shù)量也隨之增加。人事檔案作為地勘單位檔案中重要組成部分，同時(shí)也是地勘單位員工信息記載的重要載體。從地勘單位人事檔案中能夠了解到單位職工的具體情況，可以說(shuō)人事檔案是地勘單位員工的重要憑證，職工在職稱(chēng)晉升及崗位調(diào)動(dòng)過(guò)程中都需要以人事檔案作為重要依據(jù)。由于地勘單位人事檔案是職工在單位各項(xiàng)工作的了原始記錄，通過(guò)對(duì)人事檔案進(jìn)行管理，能夠?yàn)榈乜眴挝蝗肆Y源管理工作提供重要的信息支持，積極促進(jìn)地勘單位各項(xiàng)工作的有序開(kāi)展。

2 地勘單位人事檔案管理工作中存在的問(wèn)題

2.1 人事檔案管理體制落后

在當(dāng)前地勘單位人事檔案管理工作中，由于部分單位仍延續(xù)傳統(tǒng)的管理體制，存在多頭管理的問(wèn)題，這就導(dǎo)致人事檔案管理工作較為混亂，對(duì)人事檔案管理質(zhì)量帶來(lái)了較大的影響。而且在實(shí)際人事檔案管理工作中，存在人員配置不足、管理手段陳舊等問(wèn)題，再加之領(lǐng)導(dǎo)重視不夠，人事檔案信息化建設(shè)相對(duì)滯后，這對(duì)于人事檔案管理工作的有序開(kāi)展帶來(lái)了較大的制約。

2.2 人事檔案材料不全

在地勘單位人事檔案管理工作中，由于檔案管理人員缺乏責(zé)任心，對(duì)于工作不認(rèn)真，沒(méi)有及時(shí)收集材料和信息，因此人事檔案材料不全及內(nèi)容不完整的現(xiàn)象較為常見(jiàn)。在實(shí)際人事檔案管理工作中，對(duì)檔案信息收集和歸檔不及時(shí)，針對(duì)于收集到的材料沒(méi)有及時(shí)鑒別歸檔，檔案材料內(nèi)容審核不認(rèn)真，這都是導(dǎo)致檔案內(nèi)容不全的重要原因。另外，職工對(duì)檔案認(rèn)識(shí)不足，如填寫(xiě)敷衍，部分材料會(huì)在自己手里保管，覺(jué)得這樣用起來(lái)更方便。

2.3 檔案管理人員素質(zhì)不高

目前地勘單位人事檔案管理工作質(zhì)量直接受制于檔案管理人員綜合素質(zhì)的影響。地勘單位人事檔案管理人員存在兼職的情況，部分管理人員沒(méi)有專(zhuān)業(yè)知識(shí)和技能，對(duì)人事檔案管理業(yè)務(wù)不熟悉，這就對(duì)人事檔案管理水平的提升帶來(lái)了較大的影響。另外，部分專(zhuān)業(yè)檔案管理人員在實(shí)際管理工作中，由于對(duì)人事檔案的重要性認(rèn)識(shí)不到位，對(duì)于工作缺乏責(zé)任心，不愿意在工作中花過(guò)多的精力，從而影響了人事檔案管理工作的質(zhì)量。

2.4 人事檔案管理工作的相關(guān)設(shè)施設(shè)備陳舊落后

地勘單位在不斷發(fā)展過(guò)程中，人事檔案數(shù)量不斷增加，再加之當(dāng)前信息技術(shù)的發(fā)展，地勘單位無(wú)論是檔案管理相關(guān)設(shè)施和設(shè)備還是檔案信息化水平都較為落后。即使一些單位已使用計(jì)算機(jī)來(lái)管理人事檔案，但管理系統(tǒng)落后，缺乏與信息化建設(shè)相匹配的軟硬件設(shè)施，這就嚴(yán)重制約了人事檔案管理工作的效率，導(dǎo)致人事檔案信息的安全得不到保障。

3 加強(qiáng)地勘單位人事檔案管理工作的策略

3.1 強(qiáng)化過(guò)程監(jiān)管，規(guī)范人事檔案管理

對(duì)于地勘單位人事檔案管理工作而言，由于整體工作較為繁瑣，這就需要檔案管理人員要具備高度的責(zé)任心和認(rèn)真態(tài)度，這樣才能在實(shí)際工作中及時(shí)針對(duì)人事檔案信息和資料進(jìn)行收集和整理，并做好歸檔和傳遞等工作，及時(shí)對(duì)人事檔案管理工作進(jìn)行改進(jìn)和規(guī)范。在實(shí)際工作中需要嚴(yán)把人事檔案收集關(guān)，針對(duì)于人事檔案收集范圍進(jìn)行明確，及時(shí)對(duì)各類(lèi)人事檔案信息進(jìn)行收集，確保人事檔案的完整性。同時(shí)還要在收集時(shí)嚴(yán)格把控鑒別，確保每一個(gè)檔案材料的保存價(jià)值。針對(duì)于人事檔案材料進(jìn)行整理和立卷，進(jìn)一步規(guī)范人事檔案歸檔工作。另外，對(duì)于轉(zhuǎn)出和接收的人事檔案材料還要嚴(yán)格遵循具體的程序，確保轉(zhuǎn)出和接收的規(guī)范性。

3.2 加強(qiáng)人事檔案管理材料收集

通過(guò)建立完善的人事檔案管理工作制度，并確保制度的具體落實(shí)。在人事檔案信息材料收集工作中，需要嚴(yán)格按照制度要求開(kāi)展收集工作。并建立暢通的人事檔案材料收集渠道，檔案管理人員需要具備良好的工作責(zé)任心和職業(yè)道德，各種人事檔案信息和資料要及時(shí)進(jìn)行收集、整理，并針對(duì)于每一份材料進(jìn)行鑒別，將符合歸檔要求的材料進(jìn)行及時(shí)歸檔處理，保證材料的完整性、真實(shí)性和準(zhǔn)確性。

3.3 加強(qiáng)人事檔案信息的保密管理，確保人事檔案信息的安全

在人事檔案具體查閱和使用時(shí)，要求在人事檔案相關(guān)制度下進(jìn)行，針對(duì)于人事檔案查閱人員的資格進(jìn)行限制，只有符合資格的人員才能進(jìn)行查閱。而且在具體查閱過(guò)程中還要遵守保密制度，不得泄露人事檔案信息。而對(duì)于人事檔案管理人員，在實(shí)際管理工作中也不允許私自調(diào)閱相關(guān)的人事檔案信息。在實(shí)際工作中對(duì)于轉(zhuǎn)遞的人事檔案，為了保證轉(zhuǎn)遞過(guò)程中的信息的安全性，宜對(duì)檔案袋進(jìn)行封口蓋章，并嚴(yán)格按照規(guī)定要求完成移交。另外，還要做好人事檔案監(jiān)交工作，以此來(lái)明確職責(zé)，避免出現(xiàn)人事檔案材料缺失的問(wèn)題，確保人事檔案的安全性和有效性。

3.4 建立人事檔案數(shù)據(jù)庫(kù)，推進(jìn)檔案信息化建設(shè)

為了能夠?qū)崿F(xiàn)地勘單位人事檔案管理現(xiàn)代化，需要在實(shí)際人事檔案管理工作中應(yīng)用信息化管理系統(tǒng)，加快推進(jìn)人事檔案信息化建設(shè)的進(jìn)程。同時(shí)利用計(jì)算機(jī)來(lái)建立人事檔案數(shù)據(jù)庫(kù)，實(shí)現(xiàn)對(duì)人事檔案的立體化管理，為地勘人事工作的開(kāi)展提供重要的信息依據(jù)。數(shù)據(jù)庫(kù)建立具有長(zhǎng)期性，要求專(zhuān)業(yè)技術(shù)人員要與檔案管理人員之間協(xié)調(diào)配合，并結(jié)合單位的自身實(shí)際情況，積極構(gòu)建開(kāi)放的數(shù)據(jù)庫(kù)群，進(jìn)一步提高地勘單位人事檔案管理的自動(dòng)化水平，為地勘單位人事檔案信息化管理的實(shí)現(xiàn)打下堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。

3.5 提高人員素質(zhì)，提升檔案管理水平

地勘單位人事檔案具有較強(qiáng)的規(guī)范性和嚴(yán)肅性要求，這也對(duì)檔案管理人員的要求十分嚴(yán)格。因此檔案管理人員需要重視自身專(zhuān)業(yè)知識(shí)和專(zhuān)業(yè)技能的提升，以此來(lái)提升人事檔案管理工作水平。同時(shí)人事檔案管理人員還要具備敬業(yè)精神，具有較強(qiáng)的責(zé)任感，在實(shí)際工作中積極參加地勘單位的專(zhuān)業(yè)化培訓(xùn)活動(dòng)，全面提高自身的信息化技術(shù)水平，為檔案使用者提供更為準(zhǔn)確的信息和便捷的服務(wù)。

4 結(jié)束語(yǔ)

在當(dāng)前新形勢(shì)下，地勘單位發(fā)展過(guò)程中人事檔案發(fā)揮著重要的作用，這也對(duì)地勘單位人事檔案管理工作提出了新的要求。由于人事檔案直接關(guān)系到職工的發(fā)展，而且與地勘單位人力資源管理工作息息相關(guān)，這就需要不斷規(guī)范人事檔案管理工作，積極建立健全人事檔案管理制度，全面提升人事檔案信息化管理水平，更好的發(fā)揮出人事檔案的重要作用，從而積極推動(dòng)地勘單位的健康、穩(wěn)定發(fā)展。

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