事業單位人事檔案管理中應用新技術的策略研究

黃紅歡

摘 要：隨著我國科學經濟技術水平的持續提升，計算機軟件技術的創新發展對社會經濟、科技、文化、環境的健康發展都具備重要的影響力，更為人們的生活、工作提供了諸多便利。當前社會諸多行業都離不開計算機技術的支持，由于當前事業單位內部人事檔案管理工作改革的不斷深化，傳統的檔案管理方式很難達到全面、真實、精確、簡便的規范要求。因此本文針對事業單位內部人事檔案管理中如何有效應用新技術來提升管理質量，推動檔案管理的創新發展的具體策略進行探討。

關鍵詞：計算機技術;事業單位;人事檔案管理

事業單位中內部人事的檔案管理工作占據十分重要的地位，檔案管理更是人事管理的核心。現階段，我國事業單位人事管理制度在持續創新完善，人事檔案的價值十分重要。事業單位人事人員要正確認識到應用新技術推進檔案管理工作的重要性，并在工作中合理應用新技術，構建現代化的檔案管理模式，應用計算機技術平臺來完善管理方案，提升管理水平進而實現全面、安全、優質的管理。

針對事業單位人事檔案管理工作中，如何滿足檔案管理的技術需求、增強檔案管理工作人員的技術水平等，本文對如何開展管理工作的具體策略進行了探討。

1 在事業單位進行人事檔案管理中應用新技術的重要作用

1.1 有效提升人事檔案管理的工作效率

在傳統的人事檔案管理模式中，檔案管理人員只能通過手工抄寫且不斷補充修改的方式來進行檔案記錄，查找某人檔案時需要花費較大的精力和時間，工作效率非常低，有時還會發生查詢無果的“死檔案”狀況。而應用新技術進行檔案管理，主要措施有：一、優化檔案記錄方式。利用計算機技術，使用電子文檔記錄檔案，打印出紙質檔案并轉換為電子文檔保存在數據庫中;二、優化檔案存儲方式。使用計算機技術對人事檔案信息進行加工、分析、提取、分類，實現檔案信息化管理;三、優化檔案查詢方式。在檔案數據庫設置規范的索引，便于快速、高效的查找到需應用的檔案信息，提高檔案的應用效率;相比于傳統的檔案管理，應用新技術實現檔案信息化管理可以有效提升管理質量，增強檔案存儲、查詢等工作的效率，并且可利用互聯網來實現快速傳輸，便于對檔案進行高效的維護和管理。

1.2 應用新技術推進事業單位人事檔案數據庫的建設

在檔案數據庫建設初期，人事檔案的利用服務技術如果存在不足，極易導致資源不能被有效掌握，但在信息化建設的背景下，順應科技發展潮流，使事業單位人事檔案管理更加一體化，有效發揮例如（職員的戶籍資料、身體狀況、工作職位、級別、個人考勤信息、工作檔案、重要事件查詢）的利用效率。相比于傳統的檔案數據庫，缺乏有效的服務途徑，只有手工記錄，查找和翻閱都會受限，并且會造成一定程度的信息缺失。信息化檔案數據庫的建設，可以為管理者提供更加多元化的查找、翻閱、修改、提取等服務，例如通過檔案匯編、遠程控制查看文件等。事業單位建設人事檔案數據庫，每個項目的質量都要保證，保證設計準確性的同時來進行軟件開發，包括錄入檔案信息、進行標簽分類、插入檔案索引、檔案信息修改或刪除、整理歸納等工作需求，要利用新技術來完善傳統數據庫管理模式的不足，改善管理方式，嚴格校準檔案信息，避免出現遺漏。

1.3 應用新技術實現檔案信息化管理

實現檔案信息化管理也是衡量一個事業單位發展水平的重要標準。檔案管理工作通過有效利用先進的技術手段來提高檔案管理水平，人事檔案信息化的實現有效減輕了檔案管理人員的工作量，增強了人事檔案管理的工作效率，且檔案數據庫的建設又依賴于檔案信息化管理的支持，因此，充分體現了利用新技術實現檔案信息化對于檔案管理的重要意義。

2 事業單位在人事檔案管理中應用新技術的目標

事業單位推行檔案信息化管理是為了更好的推動企業發展，提高檔案信息的整理、利用效率，檔案信息化管理的實現，要有效完善傳統檔案管理模式的不足，現代化的檔案管理系統在數據處理速度上更有效率，信息容量大，檢索方便，解決了人工檔案管理的問題，并且越來越多的企業選擇檔案信息管理數據庫系統。

基于科學技術在各個領域的有效應用，對檔案管理也產生一定的影響，信息化管理促使檔案管理方式從傳統的單一形式轉變為多元化形式，互聯網技術成了信息傳遞的重要方式，電子文檔所具有獨特優勢給傳統紙質的檔案文化產生了一定沖擊。當前事業單位可應用新技術來要求檔案管理工作者提升整體素質，適應信息化社會的發展，學習并掌握先進的信息技術，掌握互聯網信息傳遞的規律;并且要求檔案管理部門要摒棄原有傳統管理模式的約束，引入新的服務理念與現代化的管理方式，拓展原有的服務對象，以實現在市場經濟環境下求得更大的生存和發展空間。

3 在檔案信息化管理建設中應用新技術的途徑

3.1 正確認識新技術應用對檔案管理的重要性

基于我國社會經濟、科學技術的持續發展，檔案管理服務的要求也在不斷提升，先進技術在檔案管理中的作用也越來越顯著。檔案管理工作要適應社會發展下的企業需求，有效利用先進的科學技術。通過利用新技術手段來完善檔案館的建設，讓使用者可通過安全、可靠、便捷的互聯網來進行檔案利用。同時，檔案管理部門還必須順應企業發展的需求，對管理工作進行文化包裝，進一步拓展檔案的利用價值，使相關人員在查閱和利用檔案獲取信息的同時，也能享受到先進技術帶來的便捷。

在人事檔案管理中應用新技術必須先得到事業單位管理層領導的重點支持，才能引起檔案管理人員的重視，管理層領導首先要提倡全體員工來積極主動的學習新技術，并應用在具體工作中，要求檔案管理人員構建完整的項目規劃，明確單位的檔案管理工作發展目標，舉行培訓、交流會等，引導大家學習其他單位先進的人事檔案管理技術，正確認識所在單位檔案管理工作存在的不足，有效學習如何應用新技術來完善管理模式。

3.2 提升檔案管理人員的安全保密意識

在人事檔案管理中利用先進的計算機信息技術，在為企業創造更加高效、便捷的檔案服務之外，也給人事檔案的管理造成了一定的安全隱患。有些企業在提取、利用檔案信息資源的過程中，容易出現檔案丟失和信息泄露等現象，所以，在利用新技術優化檔案管理的過程中，可以對檔案的管理安全進行完善，避免出現檔案丟失和信息泄露的狀況。

首先，要提升管理人員的專業能力，針對重要的信息檔案必須要進行的嚴密的分類管理，有效利用信息技術的安全功能來進行分層加密。其次，檔案管理工作者要對檔案信息進行及時備份。針對各部門、各級別的使用權限要劃分明確，不允許發生越權使用檔案數據的事情，同時要遵守檔案管理保密制度進行工作，保障人事檔案信息的安全性。最后，由于電子檔案對存儲環境和存儲方式的要求比較高，因此管理者要做好防潮、防輻射、防病毒等工作，重視對檔案信息的安全管理，要針對電子檔案和紙質檔案進行針對性的安全管理，確保檔案信息的安全完整。

3.3 增強檔案管理人員的整體水平

由于信息技術的快速更新，增強檔案管理人員的工作能力很有必要。第一要為檔案信息化管理的提供可靠的硬件建設基礎，持續完善硬件環境，并且要增強檔案管理者的業務水平和文字能力。第二要加強培訓管理，豐富培訓方式，引導檔案管理人員積極主動的參與到培訓學習中，增強自身的綜合素質，并開展交流活動促進各部門之間的良好溝通，從交流過程中相互學習與借鑒。第三要完善考核制度和獎懲制度，可階段性對檔案管理者的工作態度、崗位職責、政治思想、工作業績、專業水平等方面進行考核，對優秀檔案管理人員要及時給予獎勵，增強檔案管理人員的責任心和管理能力。

3.4 完善法律法規、規范檔案管理

1）完善檔案管理的規范制度。事業單位可根據《檔案法》的內容作為參考：（1）建立全面、規范的檔案管理制度，明確檔案查閱、修改、提取的使用規范。（2）明確檔案管理各項設施的標準，數據庫、查閱室、辦公室要由相應的人分開管理，室內必須具有空調、溫濕度監測儀、滅火器、防潮、去濕、防盜等安全防護設施。（3）明確規范嚴格保密制度，建立健全監督制度，保障檔案的完整性和安全性。

2）重視對檔案管理法律法規的完善。建立健全檔案管理的法律法規，明確規范檔案管理部門與其他部門或職員等人之間的法律關系。檔案的形成、資料的采集、信息管理和檔案利用也都需要相對應的法律法規給予保障。人事部門和其他部門的領導，要提升檔案法律意識，引導員工詳細閱讀《檔案法》等相關的法規文件，增強人事檔案管理的法律意識，要結合政策的改革發展來明確人事檔案管理工作的需求，并進行工作發展的規劃，完善人事檔案管理工作的相關規則制度，使檔案管理工作有法可依、有章可循。

4 結束語

基于科學經濟水平的健康發展，信息化技術的應用使得事業單位在對各類人事檔案信息資源的文化建設和管理措施越來越完善，利用先進技術來建立對應的人事檔案信息數據庫，一方面可以有效增強人事檔案管理的功能性，另一方面有利于推動事業單位人事檔案信息化結構的優化以及事業單位之間檔案信息資源的整合。因此，應用新技術建設檔案管理數據庫，可提升事業單位人事檔案數據庫的建設水平。總的來說，在信息技術快速發展的背景下完善人事檔案管理，目的是為了有效利用和管理檔案信息資源，推動事業單位的發展，為國家發展提供更好的價值。

參考文獻

[1]寧慧敏.大數據背景下事業科研單位人事檔案管理的創新探討[J].人才資源開發，2016（2）：180-181.

[2]楊群.大數據背景下科研事業單位檔案管理現狀分析[J].蘭臺內外，2019（1）.

[3]張勤生.大數據背景下事業科研單位人事檔案管理的創新探討[J].2019（14）.

[4]褚麗娜.事業單位人事檔案管理的必要性與具體策略[J].蘭臺世界，2019（A01）：154-154.