探討機關事業單位檔案管理信息化建設存在的問題和解決措施

摘 要：檔案管理是機關事業單位工作中的一項重要組成部分，通過科學的方法將檔案從分散轉為集中統一利用，為黨和國家各項事業服務。隨著我國信息化技術不斷發展，“互聯網+檔案”是未來檔案管理的發展趨勢和方向，本文首先分析了新時代環境下加強檔案管理建設的新要求，指出當前機關事業單位檔案管理信息化工作存在的問題，并提出合理化的解決措施，希望能給檔案管理相關人員提供一定的參考。

關鍵詞：機關事業單位;檔案管理;信息化;存在問題;解決措施

以互聯網為代表的信息技術的發展給當今很多事物帶來了深遠的影響。對于檔案工作而言，傳統的檔案管理全部依靠人工操作實施，效率低下且耗時費力，在“互聯網+”時代，機關事業單位的檔案管理工作必須與時俱進。從機關事業單位的檔案性質來看，其肩負著記錄政府/公共事業信息，維護黨和國家真實的歷史面貌的使命，屬于公共管理范疇，在新的歷史環境下，研究機關事業單位檔案管理信息化工作，對于其他行業檔案管理和檔案管理制度的改革創新均具有一定借鑒意義。

1 新時代加強檔案管理信息化建設的新要求

我國檔案最早可追溯到夏商時期，經過多年研究探索，管理經驗日益豐富，建設成效逐漸顯現。然而，隨著人們對公共服務的要求越來越高，對機關事業單位檔案管理工作在完整性和時效性上提出了越來越高的要求，主要表現在以下三個方面：

一是要求檔案管理進一步標準化。檔案管理主要包括檔案收集、整理、鑒定、保管、檢索和提供利用等環節，機關事業單位檔案更多的是記錄公共服務信息的載體，需要在管理的各個環節加強標準化建設，如管理模式標準化、整理流程標準化等等，這是提升機關事業單位檔案管理質量的重要方面，也是提升服務質量的重要抓手。檔案管理標準化建設要求機關事業單位檔案管理者必須加強新技術新手段的運用，不斷優化檔案管理方法，確保檔案管理適應時代發展的客觀需要。

二是要求檔案管理必須具備前瞻性。隨著社會的不斷發展，當前經濟、政治、文化管理都對檔案工作提出了新的需要，只有檔案才是一個單位、一個城市、一個國家建設的“活字典”，檔案管理的前瞻性要求檔案管理者必須不斷適應當前和未來社會發展的新要求，不斷加強檔案工作的與時俱進，尤其是嘗試運用信息化前沿管理手段，來加強檔案的錄入、數字化存儲、閱覽和異地傳輸使用。

三是要求檔案管理的效率性。機關事業單位檔案的信息錄入和數字化存儲是為了更好的實現傳輸和使用，如何便捷、高效地在眾多檔案數據庫中找到個人所需的檔案信息內容，是提升檔案服務質量的關鍵所在，也是檔案管理的“生命力”所在，更是新時代檔案管理服務改革創新的關鍵所在。

2 當前機關事業單位檔案管理信息化建設存在的問題

一是檔案管理信息化人才缺乏。從傳統手工檔案管理跨越至檔案信息化管理，首當其沖是需要信息化人才，但機關事業單位檔案管理人員信息化素質不高的情形依然存在，一些單位領導對于檔案信息化建設的重要性認識不足，在崗位設置時沒有設好專業門檻，人員選拔標準比較隨意，片面認為檔案管理崗位是人人均能干的崗位，將一些非專業人員甚至是兼職人員選派到檔案管理崗位，嚴重影響了檔案管理以及檔案信息化建設的步伐。一些單位檔案管理人員年齡偏大，學習和接受互聯網技術、計算機技術等新事物、新知識的能力不足。還有一些檔案管理人員工作積極性不高，檔案工作使命感和責任感不足，不能對檔案信息化數據進行有效的整理和深度挖掘，導致檢索過程中使一些信息數據不能及時有效提供。

二是檔案管理信息化建設滯后。一些單位在檔案信息化建設上不舍得投入，導致硬件和軟件建設滯后。管理模式和方式陳舊，即使有好的想法但受限于硬件軟件設施制肘，也難以開展工作。一些單位雖然構建了檔案信息管理系統，但僅限于條目錄入，未進行頁面掃描，檔案仍以紙質載體為主，信息化查閱也就無從談起。

三是缺乏相應的檔案信息化管理制度。“互聯網+檔案”的理念提出后，有的單位率先進行了有益探索，但在信息化管理的配套制度建立上，還存在滯后的情形，導致一些單位用“舊瓶裝新酒”，沒有真正指引檔案工作順利開展。制度滯后還導致檔案信息化建設過程中人員崗位權責劃分不清晰，造成工作中出現相互推諉現象，這些情形在不同程度上均降低了檔案信息化建設的效果。

3 加強機關事業單位檔案管理信息化建設的措施

一是提升檔案管理信息化人才技能。現代檔案信息化建設是指應用信息技術生成、管理、開發利用檔案的過程。信息化建設需要信息化人才，在具體實踐中，提升檔案信息化人才技能要做好以下幾點：首先，要提升人員選拔配備的門檻。要優先選拔專業人員到檔案管理崗位工作，破除檔案管理崗位要求不高的誤區。其次，要組織參與檔案信息化培訓。積極與相關院校、檔案行政管理部門聯系，學習檔案信息化培訓課程。對于一些年齡偏大、學習能力較弱的人員，要采取增設人數或崗位調動等方式解決實際工作需要，要認真學習一些先進示范單位的有益經驗和做法。再次，要建立一定的崗位激勵機制。科學設置階段績效和目標激勵，對檔案數據錄入和整理實施過程審查，需要收集檔案信息要提前開展指導提醒。要加強與一線整理或各科室兼職檔案人員的交流溝通，及時發現工作中的難點，為其排憂解難，充分調動一線整理或各科室兼職檔案人員的積極性和主動性。

二是多措并舉促進檔案信息化發展。一方面，隨著我國信息化技術的不斷成熟，檔案管理信息化已經具備技術條件，將為機關事業單位檔案管理帶來革命性的變化。各單位首先要從思想上提高認識，把握這一歷史發展趨勢和機遇。另一方面，機關事業單位要進一步加大檔案信息化建設投入，加快檔案信息化建設步伐，以便更好地為民眾提供公共服務。采購先進的信息化設備，如計算機、掃描儀等，完成計算機輔助檔案管理，滿足信息化基本需求。在實現檔案數字化建設過程中，可以采購檔案數字化外包服務，提升人力資源使用效率。要構建起完整的檔案數據線上管理系統，明確個體權限，確保使用個體能方便快捷地獲取所需的檔案材料。

三是建立配套的檔案信息化管理制度。制度機制是規范檔案管理行為的依據，要敢于打破傳統手工檔案管理過程中的一些落后機制，進一步精簡信息化管理的程序和步驟，提升服務的質量和效率。依靠制度機制進一步理清劃分崗位職責和權限，規范崗位責任。要結合當前全國正在進行黨政機構改革和事業單位改革的浪潮，加強與其他單位制度機制的銜接和對接，以制度的形式規范信息化條件下的檔案管理程序，促進新時代檔案管理的科學性、標準性和規范性。

4 結語

經濟發展和社會變革給機關事業單位檔案管理帶來了發展契機，各單位要想加快現代化進程，必須從思想認識、人員素質、資金投入等方面綜合施策加快檔案信息化建設的步伐。除此之外，還需注意信息化視角下的檔案管理，高度重視信息安全問題，科學設置訪問權限，定期實施病毒查殺和數據備份，確保數據信息安全可靠，為大眾提供更加優質的檔案信息服務。

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作者簡介

趙秋霞（1988-），女，本科，館員，主要從事檔案管理方面的工作和研究。