淺談企業檔案電子信息化建設

◎王克昌

（國電陜西新能源有限公司 陜西 西安 710065）

檔案管理是企業管理的重要組成部分。當前，許多企業對檔案管理不夠重視，人員配備不全，檔案收繳質量不高，沒有充分地發揮檔案管理對企業管理的支撐作用。隨著檔案信息化、電子化的發展，檔案管理在企業管理中地位越來越重要，對企業發展中的基礎作用越來越強大。如何提升電子信息化檔案管理水平，更好地發揮檔案管理在企業生產、經營、技術攻關等方面的重要作用，是目前檔案管理的重要課題。

一、電子信息化檔案管理綜述

（一）電子信息化檔案管理的定義

我國有5000多年的發展歷史，從古代的甲骨文到周朝的青銅器記錄，從紙張記錄到現代數字化、大數據記錄，漫漫歷史長河都離不開檔案記錄。檔案為分析某個歷史階段或歷史事件提供重要的依據，為今后的發展提供經驗借鑒。一個企業的發展歷程也一樣，從檔案中可以吸取經驗教訓，同時可以揚長避短，積累經驗，形成企業文化，為企業決策者提供有力支持。[1]

電子信息化檔案管理，是企業管理環節中所有工作的收口環節。它承載著企業發展的歷史，記錄著企業的發展軌跡，它的價值就在于記錄著真實的歷史，保留著客觀的原始材料，為以后的歷史研究提供第一手資料。

（二）電子信息化檔案管理工作的具體內容

電子信息化檔案工作是企業重要的基礎性工作之一。隨著計算機和網絡技術的日益發達，從傳統的檔案管理到電子信息化的檔案管理模式的轉變，已成為一種必然趨勢。按照國家檔案歸檔規范要求，檔案工作的歸檔過程是非常細致非常繁瑣的過程，不只是簡單地收繳歸類。

例如文書檔案的歸檔，首先按照文件內容進行分類，分為行政、經營、財務、生產、人事五大類；第二步，分保管期限，分為永久、30年、10年三類；第三步，批復和對應的請示文件合在一起；第四步，按照時間先后排序；第五步，編頁碼；第六步，文件按照順序編號；第七步，蓋檔號章，填寫檔號；第八步，按照經營、行政、財務、生產、人事五大類裝文書檔案盒，并給盒子排序編號；第九步，按照各分類，把每份文件錄入電子檔案管理系統。

（三）電子信息化檔案管理的價值

電子信息化檔案管理的意義，不僅僅在于收集整編原始資料，體現真實的過去，更在于為檔案的查詢、閱覽提供便利，為未來提供基礎資料。傳統的檔案查詢都是人工查詢，工作量大，效率低下，隨著現代電子信息的發展，大數據、人工智能的快速發展，為檔案管理的智能化提供了發展機遇。建立檔案電子管理系統后，雖然在檔案歸檔過程中增加了大量的工作，但使得檔案檢索、查詢更加準確、快速便捷。隨著人工智能、互聯網的快速發展，相信在不久的將來人們獲取檔案信息的方式更多，查詢閱覽更快速便利。過去需要花費幾個小時甚至更多時間才能找到一份資料，如今只需幾分鐘就能完成，極大地提高了工作效率，從而為企業的生產、經營、決策提供快速高效的支持作用。[2]

電子信息化檔案管理實現了檔案資源的傳遞與共享。電子信息化檔案管理模式以計算機技術為基礎，可以構建一個完整的檔案信息傳遞平臺，不同的信息使用者之間可以實現檔案信息的共享，從而為企業管理者的決策提供必要的依據，充分發揮檔案在企業管理中的重要作用，實現檔案管理與企業發展的同步。企業在進行文化建設中，對于以往歷史的整合，離不開檔案的查找，有利于保證企業在長期發展過程中堅守初心、明確企業發展目標，有利于為企業文化發展提供深厚堅實的基礎、確定發展戰略。

二、企業檔案電子信息化建設的具體內容

（一）電子檔案標準規范的建設

現階段，在信息技術不斷發展的情況下，我國已經針對電子檔案分特性制定出了相應的標準和規范。因此企業在檔案電子信息化建設的過程中需要結合企業自身的實際情況，參照國家相關標準，構建電子檔案的形成、歸檔以及網絡傳輸過程的管理規范，并將其落實到企業檔案信息化建設的進程當中。企業電子檔案標準規范可以說是目前信息高速公路當中的交通守則，可以有效保證企業電子檔案信息的安全性。

（二）電子檔案應用系統的建設

企業電子檔案應用系統的建設主要包含四部分內容，分別是檔案信息的收集、檔案信息的管理、檔案信息的應用以及檔案信息的安全。電子檔案應用系統的建設與企業檔案信息化的整體建設進程有著密切的關系。企業的電子檔案應用系統可以由企業內部的研發部門進行自主研發，也可以使用專門的軟件開發公司所開發的專業軟件。

但是在開發工作開始之前，企業需要針對自身檔案管理的現狀進行充分調研，了解檔案信息化建設對應用系統的相關要求，最終使應用系統在功能需求方面契合于企業檔案管理工作的發展。此外，檔案信息化建設還要包含電子文件的管理，因此在電子檔案應用系統的建設工作中還要充分考量企業的其他信息系統，使這些信息系統當中具有價值的電子文件實現自動歸檔。

（三）電子檔案信息化資源的建設

企業在信息化資源建設過程中要以企業內部所存儲的檔案數字化為基礎，將工作重點向電子文件的歸檔管理方向轉移，最終全面提升電子檔案信息化資源建設的水平。電子檔案信息化資源的建設可以說是信息時代下企業檔案管理工作的發展核心，檔案信息當中蘊藏著企業的價值，在企業運行過程中發揮著至關重要的作用，其開發和利用的層次是企業檔案電子信息化建設成就的重要衡量標準。檔案信息資源建設的主要內容包括企業內部檔案的數字化建設以及電子文件的整理和接收工作。檔案信息資源建設的主要模式包括企業內部檔案目錄中心的數據庫建設以及其他類型數字化檔案數據庫建設等。

（四）電子檔案信息化工作隊伍的建設

檔案管理工作的主體是人。因此企業方面要重點關注檔案管理人才隊伍的建設，提升檔案管理隊伍的技術性和專業性，積極學習各項專業技術，提升檔案管理工作人員的安全意識，熟練運用身份認證技術、防火墻技術以及數據備份等技術保障檔案的安全。此外，在檔案管理人員入職之前，企業要對其進行系統化的入職培訓，幫助檔案管理人員建立責任意識和專業技能知識體系，同時要定期組織在職員工進行階段性的培訓，實時更新工作人員的專業技能，最終打造一支專業化的信息檔案管理團隊。

三、結語

電子信息化檔案對企業管理非常重要，其價值也不是僅僅由其經濟價值來評價的。作為一種信息資源，是企業發展的無形資產，規范化、科學化的檔案管理，不僅體現檔案的管理水平，而且促進企業的管理水平。電子信息化檔案管理已滲透到企業管理的方方面面，隨著信息化和大數據的快速發展，電子信息化檔案對企業的支撐作用將更加有力。