信息時代檔案管理工作的創新探索

賀麗紅

（三門峽職業技術學院，河南三門峽 472000）

企業的檔案管理內容包括企業歷史文獻、文件資料、數據庫資源等，其中有企業的經營決策信息、人員變動信息、財務信息等，是企業進行下一步戰略計劃的重要參考資料，所以對企業自身發展能力的提高具有促進作用[1]。隨著信息技術的產生和在企業經營管理中的實踐應用越來越廣泛，企業檔案管理內容的呈現方式以及載體也逐漸發生改變，越來越多的企業在檔案管理工作中采用信息技術，尤其是一些擁有較多下屬單位的企業集團，其檔案管理的內容在數量、形式等方面都發生了極大的轉變，只有通過信息技術才能將這些檔案資料進行良好的管理，減少檔案管理工作者的工作量，也給檔案資料使用者帶來便捷。但是，信息時代下，企業的檔案管理還面臨著許多挑戰，而企業應如何做好檔案管理工作成為廣大檔案管理工作者和研究者關注的重要問題。

1 信息時代做好檔案管理工作的意義

迄今為止，當提到檔案一詞時，大部分的印象中第一時間反映出來的便是以紙質形式承載的資料，這說明紙質形式保存檔案已經成為人們記憶尤深的檔案保存和管理方式。信息時代，企業的各種檔案資料不斷增加，對檔案資料的使用頻率也會逐漸提高，這就要求企業的檔案管理必須做出改變，必須提高其管理效率與質量，發揮檔案資料的價值。信息時代，企業的檔案已經不再是單純以紙質為載體的檔案內容，大部分都以數據信息形式、以互聯網、云端、計算機等信息時代的新工具為載體形式存在。這種形式存在的檔案資料給檔案管理工作以及檔案資料的使用帶來很多的優勢，同時，其也面臨著檔案丟失、被篡改、盜用等風險，使得檔案所有者的信息安全存在較多的隱患。比如，當企業的經營決策檔案資料被篡改后，可能會導致管理者的決策錯誤，從而給企業帶來經營風險；而當企業參與競爭的競標檔案被盜用后，可能直接導致企業失去競標的機會，從而影響企業的經營效益[2]。所以，信息時代做好檔案管理工作，就是要防止這種不良事件的發生，把握企業的檔案資料的完整性、準確性和安全性。此外，做好檔案管理工作能夠有效提高檔案資料的利用價值，促進企業的可持續發展。

2 信息時代檔案管理工作存在的問題

2.1 檔案管理者缺乏檔案信息化管理意識

檔案管理屬于一項比較復雜的工作，其中涉及的檔案信息較多、內容比較復雜，所以對管理人員的專業素質與綜合能力都有較高的要求。但是，信息時代下的許多檔案管理人員缺乏對檔案信息化管理的重視，沒有意識到檔案信息化管理的重要性，在工作中以“當一天和尚撞一天鐘”的態度，一直采取自己比較熟悉的傳統管理方式。雖然，現代信息技術、大數據技術已經逐漸引入單位檔案管理工作中，但是，大部分管理隊伍人員并不重視信息化管理技術的學習，思想意識還沒有發生根本性改變，對信息化管理流程、技術操作等并沒有進行系統培訓，信息化管理工作流于形式，或者信息化檔案管理能力不足，導致無法順利實現信息化管理的變革。

2.2 檔案管理人員素質有待提高

信息時代下的檔案管理工作要求工作人員不僅要具備專業的檔案管理理論知識，還需要具備過硬的信息技術操作水平，能夠熟練使用現代科技進行檔案管理[2]。但是，就目前的檔案管理人員的整體素質來看，許多管理人員只懂得基本的計算機操作技能，不具備高水平的信息技術處理技能，導致在檔案管理信息化建設無法提供實質性的幫助，對檔案管理的信息化發展產生阻礙。

2.3 檔案管理工作存在許多安全隱患

雖然近年來互聯網的病毒防御系統在不斷完善和提升，但是某些不法分子的木馬制造技術以及犯罪技術也在不斷提高，而互聯網作為一個開放性平臺，還是比較容易受到不法分子的攻擊，導致用于存儲和管理檔案的計算機、網絡系統癱瘓、崩潰，或者竊取或篡改檔案中的數據資料，從而給企業造成損失。

2.4 檔案管理所需的相關硬件設備不充分

信息時代下的檔案管理，必須要具備專門的硬件設施，才能將龐大的數據資料融入其中。但是，受到資金、檔案管理信息化建設意識、人員等多方面的影響，許多企業都不具備專業的檔案管理設備，使得檔案管理的信息化建設工作量十分龐大，檔案管理工作者的工作難度也大大增加。

3 信息時代檔案管理工作的創新

3.1 樹立檔案管理信息化意識

檔案是企業的一種資源，其不僅記錄著企業過去的經營過程，也是企業當下和以后經營發展中的重要參考資料，影響著企業未來的發展方向以及經營決策的準確性。所以，企業檔案不能僅僅當作一種文化資源，而應當將其當作企業經濟資源中的一種，將檔案資料中的掩藏作用充分發揮出來。因此，信息時代下的檔案管理工作，相關工作人員必須轉變自己的工作觀念，重視檔案管理工作，強化自身的信息化意識，加強企業檔案資料的信息化建設。將相關的紙質檔案資料轉變為數字化形式，使用現代高科技設備，如數碼相機、掃描儀、電腦等，做好檔案信息的錄入工作。此外，檔案管理工作者需要認清自己的工作崗位，其不僅是搜集材料和整理材料、保存材料的工作人員，更是研究這些材料，為檔案使用者提供檔案服務的重要人員。應當根據企業檔案資料的產生、內容等將其進行分門別類的保存，并為檔案使用者創造快速的檔案資料直達路徑，便于檔案資料的調取和使用。

3.2 創新信息時代的檔案管理制度

無論是以往還是信息時代下的檔案管理工作都需要相應的制度作為保障，只有在較為完善的制度做依靠的情況下，檔案管理工作的流程才會不斷優化，檔案管理工作者的檔案處理水平才會不斷提高。首先，信息時代下，企業需要結合自身具備的檔案管理信息化設備、人才、檔案資料的數量、類型等制定合理的檔案管理流程、方法；其次，應當根據檔案資料的保存與使用需要，明確各種檔案的產生、整理、移交、保管、調出使用等環節中的人員責任，比如，制定“誰產生誰整理、誰轉移”的規定，讓整個檔案管理工作有章可循、有據可依。最后，對檔案管理工作者的技能與綜合素質提出明確要求，比如，信息時代下的檔案管理工作者必須懂得使用計算機、掃描儀、攝像機等設備的操作以及其他軟件的使用方法，必須具備較高水平的檔案管理信息化操作水平等，只有在對工作人員提出明確要求的情況下，才能促進他們不斷學習和提升自己的檔案管理水平。

3.3 加強檔案管理方式方法的創新

信息時代，做好檔案管理工作不能僅依靠傳統的檔案管理技術與認知，需要結合信息時代的要求，做好檔案管理方式方法的創新。信息時代的檔案管理方式方法的創新，首先便是管理觀念的創新，如前文所說的樹立檔案管理信息化意識。其次是人才創新，重視檔案管理人員的信息化操作水平的考核與培養。信息時代對檔案管理人才的專業知識與技能提出了新的要求，現代的檔案管理人才必須懂得檔案管理的信息化建設，掌握檔案管理現代化建設的方法[4]，所以，企業需要按照一定的人才培養目標與標準，對檔案管理人員的知識與技能進行系統的培訓，提高他們的檔案管理實踐能力。同時，檔案管理工作人員必須具備全面的檔案管理知識體系，不斷向企業檔案管理工作中輸送新鮮的血液[5]。然后是相關硬件設備的創新，不能再采用傳統的檔案管理設備，而是加強信息化管理設備的建設與完善。信息時代的檔案管理工作需要用到的硬件設備較多，如掃描儀、刻錄機、打印機等都是必備的硬件設備，同時需要對這些硬件設備中的技術進行更新和維護，保證檔案管理系統的穩定性。最后是加強檔案管理軟件開發，建立檔案管理數據庫，并不斷優化檔案搜集、整理、移交、保管、調出使用等過程的方法，提高檔案的完整性與質量，為檔案使用者提供優質的檔案服務[6]。

3.4 強化信息時代的檔案管理安全意識

檔案作為企業重要的一種經濟資源，其具有一定的保密性，檔案資料的安全性是檔案管理工作中必須考慮的問題。信息時代，許多互聯網信息都是開放、共享的狀態，這使得檔案管理在采取信息化管理技術后，也會隨之產生安全性問題，尤其是一些利用價值較高的檔案資料，其安全性更是受到管理者的重視。信息時代，信息安全問題引起了人們的高度重視，由于受到網絡入侵而造成信息泄露的案例數不勝數，所以，信息時代的檔案管理存在較大的安全隱患，比如，被心思不正的人利用或篡改，受到網絡病毒、惡意軟件、木馬的攻擊等，都可能導致檔案資料的真實性、完整性受到影響[7]。因此，信息時代，做好檔案管理工作必須提高檔案管理安全意識，不斷提高對檔案資料的加密技術與防御技術，保證檔案資料的安全。比如，在進行檔案資料的歸檔中，通過設置密鑰的方式來保證資料的安全；為檔案資料使用者設置相應的檔案調取權限，沒有權限的人不可使用檔案；不斷更新企業檔案管理系統的登錄密碼，進行系統升級和維護，提高其病毒防御能力；定期進行檔案資料的備份等，都能有效提高信息時代檔案資料的安全性。

4 結語

信息時代，檔案管理工作發生了很大的改變，其中既有好的改變，也有不好的改變。而檔案資料作為企業的一種經濟資源，其對企業的經營發展非常重要，企業必須重視并不斷提高檔案管理工作的質量。針對信息時代檔案管理工作存在的問題，筆者提出樹立檔案管理信息化意識、完善信息時代下的檔案管理制度、加強檔案管理工作方式方法的創新以及強化信息時代的檔案管理安全意識等建議，以促進企業檔案管理工作效率與質量的不斷提高。