新時期人事檔案信息化管理與服務工作淺析

◎郁永娜

（山東交通技師學院 山東 臨沂 276000）

做好人事檔案管理與服務工作，對于推動用人單位挖掘人才優勢、促進自身發展發揮著重要作用。企事業單位人事檔案信息越來越繁多，檔案管理難度越來越大，人工操作過程中也容易出現疏漏，影響到對人才的科學評估。因此必須采用現代技術手段，提升管理工作質量和效率，提升人事檔案服務水平，使人事檔案能夠真實反映人才的實際情況，為企業用人提供重要依據。

一、人事檔案信息化的優勢

為了在激烈的競爭中站穩腳跟，企事業單位必須做好人事檔案信息化管理和服務工作，以發揮人才優勢、實現自身可持續發展。人事檔案信息化的優勢與重要性，具體表現在以下幾個方面。

第一，人事檔案信息化能夠提升企業檔案信息管理水平。利用現代技術措施，實現檔案信息化管理與服務，能夠實現信息輸入的便捷化，有效減輕傳統檔案管理工作強度；能夠實現人事檔案信息變動的實時記載，避免傳統信息錄入出現缺檔和斷檔的情況發生。通過信息技術的數字處理功能，可以迅速及時地對相關人事檔案進行科學高效處理，保證人事檔案信息的連續性和動態性。

第二，提高檔案服務效率。信息化管理實現了檔案自動化搜索，使檔案管理服務水平進一步提升。利用信息技術，能夠實現信息的快速查詢，實現對檔案資料的高效管理。當用人單位需要調取某個人的信息數據時，可以利用檔案信息數據庫的搜索功能快速調取信息，從整體上提升服務效率。通過信息化管理，利用搜索工具，只需要鼠標輕點，就能完成查詢工作，高速便捷，有利于為實現員工長效培訓和績效管理提供科學依據。

第三，信息化管理有利于人事檔案的保存，有利于保證檔案的真實性和完整性。紙質物品的保存比較麻煩，且容易損壞。實現電子化管理，便于檔案保存，當人事調動時，新用人單位會直接接收電子檔案，方便快捷。之前人事檔案都是紙質版，人們可以隨意書寫自己的檔案，影響到其真實性。人事檔案一般包括履歷表、年度考核表、學歷、職稱等資料，將這些資料整合成電子版，并規定電子頁面的內容，可以確保資料的完整性。

二、人事檔案信息化管理與服務對策

人事檔案管理與服務，對于企業任用人才和選拔人才發揮了重要作用。當前企業競爭的關鍵在于人才的競爭，人才優勢是企業發展的不竭動力。人事檔案信息化管理工作，能夠更便捷地為企業提供人才信息、掌握人才優勢。新時期人事檔案信息化管理與服務，應采取以下對策。

（一）加大宣傳力度，提升服務質量

做好人事檔案信息化管理與服務工作，提升檔案信息化管理水平，提升服務質量，是當前企業事業單位檔案管理工作的重中之重。要從實際出發，利用現代技術手段，切實推動檔案信息化管理與服務工作良性發展；要使每個人都充分認識到人事檔案信息化管理與服務工作的重要性，進而更好地利用技術手段，實現管理與服務的信息化。一方面，用人單位領導充分認識到引進現代化技術和設備開展人事檔案管理與服務工作的重要性；另一方面，應通過多種方式保證檔案信息的完整性，以便為用人單位提供更為準確的檔案信息資料，更好地服務于用人單位。

（二）開發相關硬件和軟件系統

信息化時代背景下，各方面工作都要依托先進技術手段。檔案管理工作涉及的數據信息較多，管理起來有一定難度，這就要建立起與之相匹配的硬件系統和軟件系統。檔案管理信息化，必須拓寬資金來源，擴大資金供給，吸納社會資本，為軟件系統的建立奠定堅實基礎。例如購置檔案信息化管理工作所需要的計算機和掃描儀等設備，實現檔案信息的快速準確錄入，將檔案信息通過數據的形式保存起來，這樣在查找檔案過程中就會更加方便。

在軟件系統建設方面，可以通過擴建數據庫、建立分享平臺實現檔案信息的共享，這樣可以保證檔案信息在本單位內部的流通。數據庫的建立要依托于信息技術，并結合現代管理需求和企業內部需要實現信息的逐步完善和更新。但對于保密性較強和涉及個人隱私的檔案信息，要做好保密性工作，防止信息的外露。

（三）提升檔案管理人員的綜合能力

做好人事檔案的信息化管理工作，提升信息化服務水平，必須提升管理者的綜合能力。檔案管理人員要掌握現代技術，熟知人事檔案管理工作流程和相關注意事項，能夠借助信息技術快速準確地對單位的人事檔案進行科學管理，保證信息應用的準確性和安全性。可以引進專業人才計劃，充分發揮人才優勢，挖掘人才潛能，推動檔案管理工作開展；對于企業內原有的管理人員，要通過培訓方式提升其專業技能，要針對當前現代管理方法和技巧做好內部專業培訓，以適應不同層次的管理者的需求。同時企業要做好各項工作保證留住人才，建立一支專業化管理團隊。

（四）確保人事檔案信息安全

要保證信息安全，建立起統一的標準，實現標準法制化，規范計算機技術的應用標準和信息共享范圍，進一步明確數據權限，對每一個環節都要做好動態的監督工作，防止信息的泄露。要注意做好技術更新工作。提升防護意識，拓展信息技術應用，使檔案管理工作高效快捷。如果人事檔案管理者缺乏安全意識，有可能造成信息的泄露。部分電子文件在儲存的過程中會出現更新版本情況，也會出現不兼容性，這種情況下保存的資料很有可能出現損毀。因此管理中要正確使用計算機的加密功能，要保證標準的一致性，劃分使用權限，做好檔案備份工作，確保電子檔案的完整性。

三、結語

人事檔案管理工作是一項系統且復雜的工作，其中涉及各種資料信息，如果處理不當將會造成數據信息的丟失，影響人事檔案信息的完整性。在實際管理過程中，要充分利用現代手段，提升檔案管理信息化水平，有效提升工作質量，更好地為用人單位服務。