芻議如何提升機要公文管理中的保密管理水平

許連山

[摘 要] 機要文件指的就是一旦其中內容泄露就會給國家安全和經濟利益造成威脅和損失的信息載體，要做好對機要公文的管理，不斷提高機要公文的保密管理水平，這樣才能夠確保機要公文的安全性。隨著信息技術的發展，機要文件的管理工作逐漸朝著信息化和現代化的方向發展，但同時也為機要公文的安全性造成了極大的威脅，所以要注重提升機要公文管理中的保密管理水平。文章主要分析了提高機要公文保密管理水平的意義、分析了機要公文保密管理中存在的問題，并且針對提高機要公文管理的保密管理水平提出了有效的解決方案。

[關鍵詞] 機要公文管理；保密管理水平；問題；措施

中圖分類號：D523 文獻標識碼：A

對于機要公文來說，里面的內容多數都是上級主管部門向下級部門下達各項任務，包括黨中央所確定的方針和路線的向下屬各級政府進行傳達，因此機要公文是溝通上下級的紐帶。在社會不斷發展的背景下，機要公文保密管理水平的提高已經成為各個部門保密工作的重要內容。隨著信息技術發展的日益加快，很多方面都實現了信息化和網絡化，因此一些機要公文也會借助計算機設備進行保存和傳遞，在這種情況下，由于“黑客”侵入而導致的泄密事件日益增多，這樣使得機要公文保存的安全性受到了極大的威脅，所以加強機要公文保密管理的水平也就顯得尤為重要了[1]。

一、機要公文管理的概述

（一）機要公文的概念

機要公文指的就是法定機關或是企事業單位在公務活動中，按照相關制度或標準再經過一定處理程序以后所形成的書面材料。各項行政事務以及很多專業工作都需要依靠公文進行政令的傳達以及公務的處理，這樣能夠使各種交織復雜的工作得到有效的協調，確保各項事務得以高效、準確的進行。

（二）機要公文保密管理的概念

機要公文從擬稿、審核、簽發、傳遞、收發以及銷毀等全過程的任何一項環節都有可能會出現泄露的情況，由此會產生極大的安全隱患，對這些環節所采取的保密管理措施統稱為機要公文保密管理。

二、提高機要公文保密管理水平的意義

（一）能夠作為企事業單位發展的重要資源

黨的路線和方針是依靠機要文件向企事業單位進行傳達，為企事業單位開展工作提供良好的前提，成為了推動企事業單位發展的重要資源。企事業單位在生產、經營的過程中，無論是新產品的研發還是技術人員的操作，都離不開機要公文所提供的準確數據信息，這些信息能夠為企業更好的發展奠定良好的基礎。

（二）有助于提高企事業單位的信用度

在社會不斷發展的背景下，誠信越來越被人們所重視，誠信也成為了企事業單位發展的重要保障，機要公文能夠促進企事業單位信用度的提升，因此也越來越受到企事業單位的重視。隨著市場競爭變的愈加激烈，企事業單位的發展與自身的誠信度有著密切的關聯，機要公文也逐漸變成企事業單位競爭中的關鍵因素，成為推動企事業單位經濟發展的核心力量。因此要注重提高機要公文保密管理的水平，這樣能夠促進企事業單位經濟效益的提高[2]。

三、機要公文保密管理所面臨的社會形勢

（一）國內外發展的形勢

從目前社會發展現狀來看，雖然大部分地區從表象上來看趨于和平穩定，但是部分地區的形勢仍然復雜，很多國家都處于竊密與反竊密的斗爭中，在這種情況下，機要公文自然也就成為了多方勢力竊取的目標，做好機要公文的保密管理工作也就顯得極為重要了。一旦機要公文被泄露出去，極有可能會對國家安全和經濟利益造成極大的損失，所以要提高機要公文保密管理的水平，進而提高機要公文的安全性。

（二）機要公文保存及傳遞方式的轉變

在信息技術不斷改進和發展的背景下，機要公文管理也逐漸向信息化和現代化的方向轉變，傳統紙質的機要公文逐漸由電子公文所替代，公文的傳遞也不需要單純依靠人力，借助網絡便能夠實現快速的傳遞，但是機要公文在傳遞的過程中，安全性會受到一定的影響，所以無論是機要公文的保存還是保密管理，都面臨著較難的問題 [3]。

四、機要公文保密管理中存在的問題

（一）人員管理方面的問題

第一，工作人員保密意識不強。負責機要公文管理的工作人員缺少危機意識，對各項保密制度以及相關法律缺乏正確的認知，因此在對機要公文進行保密管理的過程中既有可能會出現疏漏，甚至完全沒有意識到機密泄露所需承擔的后果；第二，相關工作人員業務能力不足。工作人員的業務能力直接決定了機要公文的保密性，如果相關工作人員業務能力不足的話，勢必會對機要公文的安全性造成不良的影響，企事業單位甚至也會因此而遭受到更大的損失。

（二）規范管理方面的問題

第一，規章制度管理有名無實。對于機要公文來說，無論是在擬稿、審核、傳遞、收發還是銷毀等任何一項過程中，都有著嚴格的規范管理，但從實際情況來看，機要公文從擬稿到銷毀的全過程并未遵從所制定的規章制度，規章制度完全是有名無實；第二，風控管理沒有做到位。機要公文的重要性并未得到突顯，很多工作人員也并未意識到機要公文的重要性，往往只顧機械性的操作，無法及時掌握機要公文可能存在的風險，從而也無法保證風控管理落實到位[4]。

（三）管理手段方面的問題

第一，基礎管理手段未落實到位。機要公文在審批、傳遞、銷毀等環節均要做到一一登記，并且要嚴格落實專人專責的管理模式，但從實際情況來看，很多基礎管理手段都完全被拋之腦后，并未落實到位，這也為機要公文內容的泄露埋下了極大的隱患；第二，管理手段未得到及時更新。隨著信息技術的發展，機要公文的管理也逐漸得到了改善，使得機要公文的管理變的更加便捷，但是一些新型的管理手段并未落實到機要公文的管理工作中，所以也就無法及時了解到機要公文保密管理中遇到的問題。

五、提升機要公文保密管理水平的措施

（一）組建綜合素質高的機要公文保密管理隊伍

機要公文保密管理人員需要具備良好的保密意識，并且要明確自身的崗位職責，無論是否在崗都要實行全過程保密。為了保障機要公文保密工作落到實處，可以指定并完善嚴格的考核機制和獎懲機制，向保密人員做出規范，這樣能夠使責任落到個人身上，還要將保密工作的落實情況納入到考核中，推動機要公文保密管理常態化運行。除此以外，機要公文保密管理人員要不斷提升自身的業務能力，要在原有工作能力的基礎上學會創新，不斷提升效率，并且組建更加專業化的機要公文保密管理隊伍，這樣能夠使機要公文管理水平得到有效的提高。

（二）加強機要公文基礎保密工作的建設

機要公文要嚴格按照制定好的規章制度落實保密管理，要積極健全保密管理工作的機制，實現保密管理工作與業務工作做到無縫銜接，避免機要公文內容的泄露。制定并完善保密突發事件的應急預案，有效預防突發事件而帶來的傷害和損失，從而使保密管理工作更加完善。以原有保密管理制度作為基礎，結合上級下達的標準和要求以及保密管理工作的特點，進一步完善機要公文保密管理工作的制度，這樣不但能夠使工作效率得到有效的提高，還能夠實現全閉環流程化管理[5]。

（三）加強機要公文保密管理手段的建設

隨著先進信息技術的發展，機要公文已經開始朝著信息化的方向發展，通過對先進信息技術的運用，能夠為機要公文保密管理工作提供更多的管理措施和管理方法，這樣不僅能夠提升機要公文保密管理工作的效率，機要公文的保密性也會因此而提高。為了能夠提高機要公文保密管理的水平，需要對各基層設施建設進行加強，還要科學運用安全防護技術和保密技術，這樣能夠保障機要公文保密管理工作能夠順利的開展，從而能夠使機要公文保密管理的水平得到有效的提升。

六、結語

綜上所述，機要公文在任何企事業單位的發展過程中都發揮著重要的作用，想要提升機要公文保密管理的水平，首先就要從現實情況出發，對機要公文保密管理過程中存在的問題進行分析，并及時采取針對性的措施解決出現的問題，同時還要對機要公文保密管理制度進行完善，也要注重對保密管理工作人員的保密意識進行提升，進而提高他們的業務能力，這樣能夠確保機要公文保密管理工作落實到位，進而能夠促進機要公文保密管理更好的發展。

參考文獻：

[1]盛燦輝.新形勢下加強保密意識提高機要文件管理水平的探究[J].中國管理信息化，2013（17）：94.

[2]吳瑋.提高機要文件管理工作質量途徑探討[J].經營管理者，2015（12）：59.

[3]金微.淺析如何建立長效機制推進保密管理工作常態化[J].中文信息，2018（10）：222.

[4]袁媛.機要文件管理工作的主動服務意識探討[J].產業與科技論壇，2016，15（6）：212-213.

[5]朱莎玲.信息時代文件管理的保密工作[J].科技視界，2017（25）：213-214.