數字檔案資源建設的問題與對策探索

杜蔚明

[摘 要] 信息技術高速發展，現如今，已經深入到各行各業，對工作的開展產生了巨大的影響，也深刻地改變了人們的生活。數字檔案有著得天獨厚的優勢，那就是它便于傳輸，易于管理，大大提高了檔案相關工作的效率。但是，在實際建設數字檔案資源的過程中，仍然暴露出了一些問題，需要相關人員提高重視。文章簡單分析了數字檔案資源建設在實際實施過程中遇到的一些分析，總結原因，并提出相應的解決方法。

[關鍵詞] 數字檔案；資源建設；問題；對策

中圖分類號：G271 文獻標識碼：A

隨著我國信息技術的發展，電子政務的開展也受到了數字技術的影響。當前，數字檔案越來越豐富，數字檔案的建設也加快了腳步，為公眾提供更高質量的服務。一直以來，數字檔案資源的建設水平在一定程度上反映了國家的信息技術發展狀況。我國近些年雖然加大力度對數字檔案進行建設，但是，要想讓數字檔案的發展道路更加順暢，檔案資源越來越豐富，相關人員有必要對現存的問題有所了解，選擇正確的方法來進行解決。

一、數字檔案資源建設的現存問題

（一）資源收集渠道不夠通暢

信息時代，計算機的引入使得人們辦公的效率大大提升，單位時間內的工作量增加，傳統工作模式中的同樣工作量所消耗的時間也大幅縮短。過去，人們在進行檔案管理時，通常需要對大量的紙質文件進行操作，在面對數量龐大的紙質檔案時，人工的弊端越發明顯。比如，人工操作可能由于疏忽造成檔案遺失。而應用數字檔案管理模式，檔案管理的效率得到了顯著提升，檔案管理的準確性也能夠得到保障，極大地避免了人工操作的各種風險。而電子檔案出現以后，信息在局域網內傳遞，檔案館可以更加充分地發揮檔案的作用，讓檔案資源建設更加多元化。然而，現階段，我國數字檔案資源的收集渠道還不夠通暢，有些部門在制定數字檔案時遇到了一定的困難，影響了檔案部門和政府部門的業務對接，降低了數字檔案管理的效率[1]。

（二）數字檔案資源建設不夠規范

數字檔案的建設是一項長期的工作，離不開統一化數據的規范，尤其在互聯網時代，人們對互聯網的利用非常充分，如果在進行數字檔案建設的過程中不能按照特定的標準進行，數字檔案的建設有可能在某一階段受阻，不能達到預期的效果。另外，數字檔案建設缺少規范最直接的體現就是在檔案格式上。目前，數字檔案的格式主要有DOC、RTF、TXT等，數字檔案的文本檔案格式大都是DOC格式，這種格式存儲量大，對文本檔案的編輯比較簡單。另外，對于圖片格式的數字檔案來說，還有JPEG、TIFF、PDF和CEB等格式，不同的格式具有不同的特點，在進行數字檔案建設時，我國很多地區普遍存在對格式的把控不夠嚴格的問題，對數字檔案資源建設缺乏規范，是造成現階段問題的主要原因之一[2]。

（三）數字檔案和傳統紙質檔案有一定程度的重復

傳統紙質檔案的各種問題一直以來都困擾著相關部門，比如，紙質檔案容易丟失，存儲起來難度較大，對存儲環境的要求較高。但是，在進行數字檔案建設時，數據大都存儲在硬盤里，這也在一定程度上面臨著數據存儲的風險。因為病毒的存在，存儲在計算機中的數字檔案也不能確保安全，一旦病毒將數字檔案破壞，檔案庫將難以恢復。所以，在進行數字檔案建設時，紙質檔案也仍然在使用中，這雖然相當于對檔案進行了一次數字化備份，但是，數據存儲的重復也在一定程度上造成了資源的浪費[3]。

（四）信息服務功能有待提高

信息服務功能不夠完善也是當前數字檔案建設過程中暴露出來的一個顯著問題。網絡時代背景下，信息技術的服務屬性得到了更加充分的體現。信息服務也因為大數據、人工智能等技術的融合而提高了水平。數字檔案的距離和人們的生活關系越發密切。而且隨著全社會數字檔案管理意識的增強，我國數字檔案建設中信息服務功能相對落后的弊端也越發凸顯。目前，很多地區存在信息獲取渠道單一，不同網站的信息獲取渠道不同等問題。這時，用戶面對特定信息，也只能到不同的網站進行搜索。還有一部分網站在維護工作方面比較不力，網站數字檔案內容陳舊，不能為使用者提供更加深入的內容。

二、數字檔案資源建設的對策

（一）以集中管理的形式為核心，確立數字檔案管理體系

在進行數字檔案資源建設時，應對組織進行一定程度的優化，以便讓制度能夠得到更好的落實。對于數字檔案進行管理時，相關部門需要對數字檔案從產生、存儲到銷毀的全生命周期進行管理，以便提高數字檔案資源的建設效率。對數字檔案進行集中式管理還體現在相關部門要對數字檔案的全過程進行把控，并建立數字檔案存儲中心，對存儲中心和外界相連的網絡接口進行管理和優化，做好電子檔案的備份工作，并完善管理制度，讓文件能夠在離線狀態下進行接收，并實現異地存儲，在網絡連同時第一時間將異地存儲的檔案傳輸到存儲中心，由中心進行統一管理。

（二）建立統一的數字檔案接收標準

在進行數字檔案建設之前，根據檔案庫的預期規模和檔案使用狀況，需要對數字檔案的接收標準進行明確。由于數字檔案不同于傳統檔案，有文本、圖像、音頻、視頻等多種形式，如果不對接收格式進行明確，容易在后續調取、查詢等工作進行時出現問題，降低數字檔案的管理效率。數字檔案建設部門需要將檔案建設工作分為多個環節，從數字檔案資源的收集工作開始，確定收集方式，確定存儲方式，并針對檔案的使用進行詳細的設計。整個數字檔案資源管理的應該具有足夠的協調性，不同的部門應當在統一的管理下和制度下接收檔案。借助于網絡，再將檔案匯集到檔案管理中心的數據庫中。檔案館之間也應按照特定的制度進行資源共享，檔案管理部門應當加強電子文檔的建設，按照統一的標準構建電子檔案管理系統，包括系統庫房的建設、條碼的管理、安全管理、消防系統管理、消毒熏蒸管理、環境溫度控制、環境濕度控制、檔案調閱和派送等多個環節。在條碼管理中，為了提高檔案查閱的效率，檔案系統那種應完善條碼的識別功能，并定期對其識別功能進行檢查、優化，指派專人24小時對系統進行檢查。另外，消防系統的完善工作也是非常必要的，因為無論是紙質檔案還是電子檔案，存儲環境都要嚴格保證火災發生風險在最低限度內。

（三）對信息資源進行優化配置

相關部門應對現有的數字檔案信息進行更加充分的利用，讓檔案資源發揮價值，對檔案資源進行優化配置，讓數字檔案能夠在不同信息系統之間進行傳輸，完善信息資源共享平臺。檔案建設時，應多個部門進行聯合，采購電子文獻資源，同時做好紙質檔案的備份工作，根據當地特色，結合大數據、物聯網技術、云計算等技術，建設檔案共享平臺，并對數字檔案資源進行資源的配置，做好分類工作。另外，還需要依托CALIS平臺實現數字檔案資源平臺的創新。當前，對數字檔案資源共享平臺進行建設時，應從云服務這一方面入手：首先，應促進機構打通共享渠道，通過網絡按照特定的規則進行共享。其次，除了讓平臺之間實現資源共享以外，還要讓用戶之間實現資源的共享。另外，數字檔案庫的建設單位應當認識到，普通用戶不光是檔案的使用者，還是檔案庫的建設者，應給予他們一定的上傳檔案的權限，并在共建數字檔案庫的過程中，對云服務進行評價。最后，我國已經進入了網絡時代，在進行數字檔案資源的建設時，應當打造多元的網絡數字檔案平臺，并和新媒體進行融合，為數字檔案的傳播打造更好的環境。

（四）提高數字檔案信息服務工作的質量

在信息時代，人們在長時間接觸先進的信息技術的同時，逐漸形成了大數據的意識。而且，互聯網的發展進一步方便了人們的生活，大大提升了人們的工作效率，在進行數字檔案資源建設和檔案管理時，相關部門應當讓檔案公開化、信息化，目的是為公眾提供更好的檔案服務。數字檔案庫應當使用先進的信息技術，對檔案進行整合，并分門別類地為檔案建設不同的網站，并為不同的網站建立統一的檢索平臺，進一步為公眾使用檔案創造方便條件。

三、結語

數字檔案的建設是大勢所趨，也是我國社會發展和經濟建設的必然結果。數字檔案資源能夠極大地方便檔案使用者，為檔案相關工作創造條件。另外，數字檔案管理起來也更加輕松，對環境條件的要求較低。不過，在實際建設數字檔案資源的過程中，經常面臨各種各樣的困難，相關人員要對這些問題有所了解，并選擇正確的方法予以解決。文章就簡單分析了數字檔案建設中的普遍問題，并提出了相應的參考解決方法，希望對我國數字檔案資源建設工作有所幫助。

參考文獻：

[1]鄧啟飛.分析建設數字檔案館對檔案管理體制的影響和解決措施[J].中國培訓，2017（10）：94.

[2]袁玉平.淺析檔案的信息數字化建設[J].？信息技術與信息化，2019（01）：125-126.

[3]烏日娜.數字檔案在管理利用中應注意的問題[J].辦公室業務，2019（02）：119-121.