大數據時代下高校教學秘書的工作現狀和發展策略

大數據是近年來的熱門詞匯，隨著現代社會的不斷發展，在人們日常生活中積累了海量的數據，而這樣一個海量數據的時代就被稱為大數據時代。現代高校由于各種信息技術的應用，在教學常規管理中也產生了海量的大數據，如何在海量的文件和數據中獲取有效信息，提高教學管理水平，是所有高校教學秘書所面臨的共同挑戰。

一、高校教學秘書在大數據時代下的工作現狀

高校教學秘書是聯系學校教務處、二級學院院領導、任課老師以及學生的橋梁，是保證高校能夠順利開展教學工作的關鍵。高校教學秘書工作活動范圍寬廣，涉及事務繁雜瑣碎，在工作過程中必須認真細心，稍有疏漏就可能釀成教學事故，嚴重影響教學秩序，造成不良后果。

（一）高校教學秘書的工作內容

1.常規工作：協助抓好院系各專業教學計劃的實施，做好教學組織、課務安排、教學質量管理等方面的工作，維護教學秩序的正常運行。協助院系領導進行教學計劃管理，并依據教學計劃制定教學任務；做好教學實踐環節的落實與管理，做好教材建設安排，組織在校生參加各級各類考試。2.學籍管理工作：按規定辦理本系學生的休學、退學、復學、轉學手續，并將材料歸檔；協助院系領導做好新生入學、畢業生離校工作，并及時向教務處上報學生異動情況。3.教學質量管理工作：參與組織各專業教研會；協助院系領導組織召開學習委員座談會；定期組織各年級的評教工作，將評價結果匯總發給相關領導和任課教師，促進教學質量的提升。4.畢業生工作：開展畢業生頂崗實習動員大會；對畢業生的就業三方協議進行資格審查，收集每位畢業生的調查報告、實習鑒定等材料，并將所有學生實習成績匯總并上報學院。5.教學檔案管理及其它臨時交辦的事項。

（二）大數據時代下高校教學秘書工作的困境

1.常規事物繁雜，不利于職業專業化發展

高校教學秘書受制于目前高校二級管理體制，受到學校教務處等職能部門和所在學院系部的雙重領導。因此教學秘書除了要完成學校教務處安排的方方面面的工作。還要身兼系部科研秘書和行政秘書等多職，因此高校教學秘書被常規性工作占據了大量時間。對于很多高校教學秘書而言，甚至接待學生和老師的咨詢也是日常工作的重要內容。因此很難在有限的時間里去處理專業性強的工作，疲于應付是工作的常態，更不用說抽時間提升專業技能或者進行科研課題的研究。

2.缺乏大數據管理、分析、處理能力

現在各高校信息化程度逐漸升高，各種軟件種類繁多。雖然這些軟件提高了高校無紙化辦公率，但是高校教學秘書更多的是這些軟件的被動操作者，沒有主動的去管理、分析、處理這些軟件所產生的大數據。究其原因一部分是因為部分高校教學秘書計算機使用能力弱，更多則是因為高校教學秘書在管理理念和管理方式上沒有轉變思想，沒有將管理實體對象轉化為以大數據為核心的虛擬對象。在工作中沒有將教學常規活動中產生的各種數據進行有效的抓取、分類和動態監測，沒有去分析數據背后的原因。大多數高校教學秘書仍然停留在簡單的軟件應用，工作中只有單純的使用和輸入，重復性機械性的勞動既增加了高校教學秘書的疲憊感，又無法提高教學秘書職業專業化水平，還影響了高校教學管理水平的提高。

3.專業技術水平不夠，職業認同感不足

近年來雖然各高校招聘教學秘書的學歷層次有較大幅度的提高，但是專業要求不夠，只有少部分高校在招聘教學秘書崗時要求專業對口，這就導致了大部分高校教學秘書其實是專業不對口，半路出家，缺乏相應的專業知識。入職后對教學秘書的相關培訓也不像專任教師那里有針對性，更多的是以德育為主，以公文寫作和禮儀培訓為輔，沒有系統專業的培訓現代信息技術知識和大數據處理能力，這就進一步的導致了高校教學秘書專業技術水平不夠高。

同時一些高校自身也認為高校教學秘書崗位專業性不強，對教學秘書群體的重視程度不夠，對教學秘書科研進修的支持力度小。高校教學秘書接受的更多的是事務性工作，所做的工作差異性小，基本沒有科研課題和專業研究，缺乏晉升通道和自我價值的體現。容易產生職業倦怠，缺乏職業認同，也就沒有自我學習進步的動力。

二、大數據時代下高校教學秘書提高工作能力的策略

（一）依托教學管理平臺，創建教學數據庫，提高數據分析和研究能力

高校教學秘書的常規性事物比較多，應該依托學校的教學管理平臺將事務性工作與專業性工作分離開。學生可以依托相應的軟件盡量在網上完成選修課，學籍注冊，打印成績，教學質量評價等工作。教師則可以完成課表查詢，調課申請，教學工作計劃，工作量統計，閱卷成績分析、查詢會議通知等常規教學事物。這樣既為學生和教師辦理常規教學事務提供了便利快捷的方式，也能把自己從繁雜的常規教學事務工作中解放出來，提高工作效率。同時高校教學秘書作為專業的管理人員可以通過現代信息技術動態的發送消息，分類處理學生和教師的各種問題，并將以上各部分所產生的教學常規大數據進行收集和分析，形成學校教學數據庫。通過對數據庫中大數據的分析和處理可由更有效的制定教學計劃、學生培養計劃、進行教學評估、輔助學科專業發展等。通過以上手段高校教學秘書不僅減輕了自身工作的負擔還可以對教學常規進行更加科學有效的管理，提升學校育人質量。

（二）提升自身能力，積極主動加強教學秘書專業化建設

在大數據時代下高校教學秘書除了要掌握原有教學秘書的基本技能之外，還要熟練的掌握計算機技術和網絡信息技術，還要能夠處理和加工各種軟件所產生的大數據并通過科學有效的分析，得到學校教學運轉的真實情況。然教學秘書要具備以上的能力就必須主動學習，主動轉變思想，把教學管理當做專業的事來做，積極組織參與科研活動，及時固化成果。同時也需要高校提高對教學秘書的重視程度，針對專業技術知識不足的問題采取請進來，送出去的政策。首先定期開展集中學習，針對信息化不足和大數據理解處理能力不夠的問題邀請專家學者開展主題培訓。其次高校應該定期的安排教學秘書到大數據處理能力強的學校進行輪訓和跟班學習，開拓眼界，提升能力，使教學管理工作更加系統和專業。出臺相應政策鼓勵高校教學秘書開展科研活動提高專業知識和職業認同感。最后要長遠發展，高校還應鼓勵教學秘書繼續深造學習，通過攻讀碩士或博士，提升自己學歷層次和專業能力。

綜上所述，大數據時代對高校教學秘書的專業能力和綜合素質提出了新的挑戰，高校教學秘書只有主動作為，以大數據時代為契機，突破現有專業發展困境，實現管理理念和技術的全面升級，才能幫助高校提高教學管理水平和育人質量，才能在未來社會的發展中得到更好的機會，實現自身的價值。