企業管理新形勢下人事檔案研究芻議

康雅星 石油化工管理干部學院

近年來，在制度改革的深入和人員流動政策的逐步放開形勢下，我國企業的勞動人事制度及人力資源管理發生了很大變化，企業人事檔案工作在企業系統之間所具備的關鍵性作用也迅速凸顯。如何更好探索企業人事檔案管理的新模式，充分滿足現代人力資源管理新形勢的要求顯得尤為重要。強化企業人事檔案管理，深化管理機制建設，將極大的促進企業人力資源管理工作，進而提高核心競爭力，對加強經濟建設和發展企業也具有深遠的意義。

一、企業人事檔案現狀

目前，很多國有企業已經引入現代人力資源管理模式，全面開始人事制度改革探索，但大多數企業還是沒能建立起一套科學、完善的人力資源管理體系，反而因人員較多、流動分散、點多線長等行業特點大大增加了企業人事檔案管理與應用的難度。在現代人力資源管理新時期，企業人事檔案工作出現了一些新矛盾和問題，呈現出許多弊端和滯后現象，與社會發展不相適應，主要在以下幾方面制約了人事檔案的提供與利用。

（1）管理體制僵化。實際的操作過程中，由于有些人員自動離職后，棄檔而去，造成其人事檔案沒有及時移交出去，成為死檔。某些單位因改制清退、辭退人員后，沒有按規定將其人事檔案轉出，使檔案丟失或缺損；還有檔案該核查的不核查，該清理的不清理，該簽字的不簽字，導致檔案數量、材料等問題責任不明、界限不清，致使人事檔案轉接工作前后脫節，檔案去向無從查找。

（2）內容不合理。在人事檔案管理工作中，經常會遇到人事檔案短缺，材料不完整的現象。與此同時，有些干部和職工對人事檔案的認識也不足，在填寫履歷、考核表之類的資料表格時，沒能做到認真的完善，只是敷衍了事，或者干脆直接將檔案自己保管了起來，從而造成人事檔案的不完整。

（3）管理人員素質薄弱。由于受傳統觀念的影響，對檔案管理的認識不足，重視程度不夠。專職檔案管理人員被裁減，且一崗多職，造成檔案工作兼而不顧。還有的檔案人員更換頻繁，因業務素質不高，難以勝任檔案工作。部分企業員工對于自己的人事檔案不夠重視或根本不重視，認為人事檔案根本不影響自己的發展，有意無意地就遺棄了應存檔的資料。

（4）檔案利用價值低。檔案材料的不完善，不能客觀地反映本人的全貌，使得檔案的利用價值相對降低，人為地造成了人員與其檔案的兩者分離，這些原因都不同程度地造成了企業人事檔案利用率的降低。另一方面，檔案材料的字跡不耐久，手續不完備、內容不完整以及人事檔案材料內容陳舊，補充更新不及時，缺乏連續性、動態性，都致使人事檔案材料信息缺乏利用價值。

二、改進企業人事檔案工作的對策

（一）建立科學的人事檔案分類系統，精煉檔案內容

根據不同類別的人員設計不同的管理制度，對檔案的功能進行重新定位，增加反映個人個性特點和專業能力的資料，使人事檔案更加貼近社會和用人單位的需求，提高人事檔案的利用效率，提高人事檔案的價值。對于檔案的原有重要內容予以保留的同時，應擴大側重于對工作業績、專業特長、綜合能力等方面的材料收集，以便使人事檔案的功能更適合企業發展的需要。

（二）引進年輕化人才，提高人員素質，加強人員培訓

在知識經濟時代，在現代化程度不斷提高的今天，引進高素質的檔案人才是企業檔案工作發展的必然要求。同時，企業也應注重對檔案人員的培訓，首先，要提高自身的政治素質，加強責任感，在平常的管理中體現嚴肅性，堅持原則、嚴守紀律、遵守制度、保守秘密。在繁雜瑣碎、枯燥單調的工作中保持高度的責任心，減少工作中的失誤和差錯。其次，還要注重自身專業水平的提高，通過自學、參加培訓、會議研討、交流等方式，熟悉人事檔案工作的各個環節和基本要求，尤其是對材料的鑒別、分類，更要了如指掌。

（三）增強人事檔案意識，積極主動的提供利用

人力資源管理知人、選人、用人、留人、育人的重要途徑是人事檔案信息的提供，針對目前人事檔案意識普遍不強這一現狀，要加強人事檔案意識宣傳，通過各種形式宣傳《檔案法》，特別是要通過具體實例宣傳人事檔案工作，讓大家充分意識到人事檔案背后是重要的人事管理關系，使全社會真正認識到人事檔案的重要性，認識到人事檔案的價值和作用，營造出有利于檔案事業發展的社會氛圍，有力促進人事檔案資源的開發利用。

（四）建立創新的管理模式

建立開放式管理模式，實現企業人事檔案管理社會化。探索市場化的企業人力資源評估體系和人事檔案評估體系，是形成公平、公正、公開的人才競爭機制，為企業人力資源的開發帶來直接的效益。具體可從主管部門定期考核、中介機構測評和個人監督進行。在現代人力資源管理理論的影響下，人事檔案管理則應該實現動靜結合、縱橫結合、定量與定性相結合，改變以往乏味的、固定模式的歸檔內容。

三、結論

企業人事檔案是現代企業產業穩定、協調、長效發展的根本，社會在變企業在變，為了更好地適應企業發展的需求，既要尊重歷史發展的需要，使企業人事檔案管理充滿活力，同時又要遵循企業人事檔案的構成規律，運用現代化的管理手段，不斷健全管理體制，創新管理理念，始終用新思路、新方法去研究和處理工作的各種問題。只有這樣，才能為企業在人力資源優化等方面的提供完整、準確、詳實、可靠的材料依據，從而使企業人事檔案工作朝著方科學化、高效化、現代化以及標準化的方向發展。