國有企業檔案管理存在的問題與解決措施

王斐　魯芳菡

摘要：企業是市場經濟主要的參與者，對經濟發展起著至關重要的作用。在企業發展過程中，企業檔案有著記錄企業發展進程的作用，是對企業過去、現在以及將來經營活動的記錄，也是對企業真實存在的見證。隨著社會的發展，市場經濟發展日趨完善，企業檔案的管理問題已經變得越來越明顯，并有阻礙企業健康發展的跡象。因此企業檔案管理工作人員需要有更好的創新方式來管理企業檔案，而如何就企業檔案管理存在的問題進行創造性的管理，并找到解決相關問題的方法，是一個檔案管理者必須思考的問題。

關鍵詞：企業;檔案;管理

引言

企業檔案是企業生存至關重要的知識寶庫，在企業生產管理中發揮了不可或缺的作用。因此，企業應加強對檔案的管理絲毫不能懈怠，要制定嚴格、完善、適用的檔案管理制度，做好檔案保管各個環節的安全型、系統性工作。加強企業檔案管理存在的問題以及解決方案的探討具有重要意義。

1企業檔案管理存在的問題

1.1缺乏專業人員進行檔案管理工作

檔案是企業的痕跡，它記錄了企業發展的歷程，具有非常重要的作用。現階段檔案的管理情況為：很多企業位一方面強調著檔案的重要性，一方面卻輕視對檔案的管理，未配置專業人員進行檔案管理工作。沒有專業的人員負責就說明企業的管理人員沒有對自己公司的檔案有著很好的認識。專業人員缺乏也會導致檔案無人管理，檔案管理這個名詞聽起來容易，做起來卻很難，企業從成立到起步到發展壯大，經營過程中產生大量的資料，這需要專業人員一點一點的收集、查證、分類并歸攏起來，方便下一次的查閱或者拿出來當做證據[1]。專業人員會比非專業人員更加注意檔案的收集與歸檔，分類也更加的細節和專業。專業人員的缺少直接導致檔案放置混亂，沒有好好儲存導致檔案丟失或者損壞都會給企業的發帶來不利的影響，甚至還會因為檔案的缺失造成企業倒閉，因此，在檔案管理方面，需要專業人員進行相關工作。

1.2管理手段落后

隨著新時代的發展，企業對于檔案的管理手段也有著更加新穎的方式，可以利用信息技術等來對企業的檔案進行整理。傳統的檔案管理大多是手工操作的，不僅大量的耗費人力體力，還占用不必要的時間進行打理，導致企業發展轉型更慢，而現在科技高度發展，可以利用計算機技術，對企業的檔案進行整理查閱，減少了企業的負擔，還能加速企業的發展，但是目前的企業檔案管理手段落后，不能將檔案更好的進行歸類，像缺少專業人員一樣，檔案會無人看管導致丟失。企業的檔案管理手段不夠先進，與時代脫節，落后傳統的管理手段不僅僅浪費了太多人力資源，還費時間，企業就會發展停滯，管理手段是控制企業發展的重要環節之一，也是最基礎的環節，在管理的基礎上進行發展，因此落后傳統的管理手段應該及時的進行更新，使用現代化管理手段進行檔案的管理。

2完善企業檔案管理工作的策略

2.1 建立健全檔案管理機制

企業要想實現高效的檔案管理水平，首先要以企業為實際原型，建立一個完善的檔案管理機制，并要求管理人員嚴格按照管理機制開展工作。這也就要求企業的管理方式以及管理水平都必須與時代接軌，順應時代的發展潮流，建立信息化的檔案管理體系。同時，檔案室的工作必須要具體落實到每一個檔案工作人員身上，并且將管理水平與職員績效關聯，這樣才能真正提高管理水平。其次，企業的檔案管理也必須嚴格遵守國家的法律法規，并結合企業的實際發展需求，研究出具有本企業特色的檔案管理體系，同時也要要求每一個檔案管理人員嚴格遵守企業的管理制度，嚴格做好企業機密檔案的保密工作，從而實現企業檔案管理價值最大化。最后，也要培養企業檔案管理人員的工作責任心，對于企業的機密檔案要予以保密，并且時刻守護企業的公有財產，堅決按照管理制度開展工作，這樣才能確保檔案管理工作的有效性。

2.2工作方式需要創新

傳統的檔案管理定位為提供文件和檔案的查閱，也就是領導需要什么資料，就找什么資料給領導。隨著社會的發展、科學的進步以及互聯網信息產業的發展，整個社會對檔案產生了多樣性的需求，這些需求體現在數字化精準快速的響應上，大眾對傳統的紙質文檔需求越來越低，對電子形式的文檔需求日益旺盛，因此在企業檔案管理中，需要更多地采用數字化的管理方式，以應對大眾對檔案的新的需求。針對新的需求，我們建立企業檔案管理網絡體系，即從企業的產品效益、市場經營、品牌形象等領域出發，去建立和完善企業檔案管理網絡。在該管理網絡中能夠清晰體現員工在企業中的需求，以便管理人員及時調配資源進行處理，當然也要經常在企業中宣傳檔案知識和相關法規，可以有的放矢地加強檔案意識。檔案網絡建設是一個系統性工程，必然要得到企業以及相關部門的同意，才能有效展開建設工作，管理人員得到保障之后，才能適應現代管理工作。

2.3要加快企業的信息化建設

利用當今時代大數據的優勢，將檔案信息建立起數據庫，將檔案進行信息化處理，推動企業檔案管理和企業信息化建設同步進行。要充分利用好現代化發展的成果，利用信息技術和網絡技術，實現檔案信息的網絡化，實現資源共享，進一步提高檔案管理的現代化建設。同時在企業檔案現代化建設時，要注意保護隱私，實現檔案的信息化和法制化同時并舉。

2.4培養專業人才

專業人才缺少直接導致了企業檔案管理無法順利的進行，高素質的專業人才是每個企業都需要的，專業人才的積累能夠提高企業的整體素質。加強對專業人才培養，從學習目的、學習角度、學習方法、學習內容等角度出發，來對人才進行培養，打造出全方面的人才。將理論與實際相結合，讓他們在學習的過程中實踐，根據不同類型的人開展不同的教育方式，因材施教，讓他們知道什么樣的學習方法適合自己，并能夠在實踐的過程中找到適合企業的檔案管理方法。對于檔案管理工作必須要有專業化的管理人員，才能起到高效的管理水平。提高管理人才的整體素質，將檔案管理專業人員培養成全面型人才，不僅僅在檔案管理領域上出色表現，同時能夠在企業其他職位上也能展示出自己的才能。

結束語

在當今不斷發展的社會中，檔案管理工作必須做到不斷完善，與時俱進。積極探索新的管理理念和管理方式，加大對檔案管理工作的投入。在做好檔案管理工作的前提下，還要將檔案管理和企業發展聯系起來，讓檔案在企業發展中充分發揮其作用，推進檔案管理工作的有效性和先進性實施，為社會發展作出新貢獻。

參考文獻

[1]解曉燕.公司檔案管理中存在的問題及優化措施[J].營銷界，2019（52）：40-41.

[2]袁蓓娟.加強和改進供電企業數字檔案管理工作的思考[J].辦公室業務，2019（24）：188-189.