新形勢(shì)下事業(yè)單位辦公室檔案管理創(chuàng)新

周艷陽

摘要：檔案管理是事業(yè)單位展開各類工作的前提，所以必須注重對(duì)辦公室檔案的管理，在新形勢(shì)下持續(xù)改進(jìn)管理體系以及管理模式，促使檔案更加的智能化、信息化，進(jìn)一步提升管理效率以及質(zhì)量，從根本上縮減人力，達(dá)成信息化管理方式。那么本文就新形勢(shì)下事業(yè)單位辦公室檔案管理存在的問題展開研究，最終尋求出檔案管理的創(chuàng)新方式。

關(guān)鍵詞：新形勢(shì);事業(yè)單位;檔案管理;創(chuàng)新

引言：

隨著時(shí)代在不斷的前進(jìn)，目前我國(guó)事業(yè)單位檔案管理制度已經(jīng)無法完成社會(huì)發(fā)展的需求。基層單位在不斷豐富，在健全干部人事制度的過程中，其內(nèi)在的不足也在逐漸呈現(xiàn)，例如近年來常見的干部人事檔案違法行為，是目前干部人事檔案管理制度存在的重要不足。實(shí)際上，事業(yè)單位是我國(guó)政體存在的關(guān)鍵構(gòu)成部分，事業(yè)單位的干部人事檔案管理制度是確保單位科學(xué)合理用人的關(guān)鍵。所以，以遵守法律，依法行政為根本，將當(dāng)前事業(yè)單位辦公室檔案管理方式進(jìn)行優(yōu)化。

一、事業(yè)單位辦公室檔案管理的缺陷

（一）檔案職能意識(shí)淡薄

在單位管理中對(duì)產(chǎn)生的經(jīng)濟(jì)效益逐漸開始重視，因此針對(duì)單位基礎(chǔ)資料的管理在逐漸弱化，特別是針對(duì)管理成本的減少，機(jī)構(gòu)的簡(jiǎn)化是重點(diǎn)方向，此時(shí)單位檔案管理工作逐漸被簡(jiǎn)化，部分檔案和人事管理工作目前逐漸進(jìn)入到辦公室的管理部分，兼職化的檔案管理成為一種趨勢(shì)。

（二）檔案管理信息化腳步滯后

隨著單位管理的信息化程度提升，大部分工作已經(jīng)從紙質(zhì)資料變成了電子資料，但是部分檔案依舊沿用傳統(tǒng)的管理手段，所以豐富的工作信息以及人事材料尚未及時(shí)進(jìn)行歸納，直接阻礙了檔案管理為決策提供資料的效率。當(dāng)下我國(guó)人事檔案管理制度和管理方式還沒有展開改進(jìn)，以及使用的是實(shí)物保管方式，此方式比較落后，而且紙質(zhì)檔案、材料劃分、材料歸納花費(fèi)了極多的人力以及資金，無形中帶來了資金壓力^[1]。針對(duì)人員比較多的單位，檔案劃分、歸納工作比較復(fù)雜。因此必須交由干部檔案管理工作專門的工作者來進(jìn)行管理，必須具有專門的工作區(qū)域，可是隨著檔案數(shù)量的增多，區(qū)域、人力直接成為阻礙檔案管理工作展開的關(guān)鍵因素。近年來組織部門進(jìn)行對(duì)干部人事檔案規(guī)范整理工作，直接增多了單位的工作任務(wù)，導(dǎo)致大量社會(huì)消耗。假設(shè)依舊使用原始的檔案管理方式，不僅沒有辦法實(shí)現(xiàn)檔案事業(yè)的社會(huì)服務(wù)，并且還會(huì)阻礙社會(huì)的進(jìn)步。即使當(dāng)下部分單位使用新媒體手段展開電子檔案系統(tǒng)建設(shè)，但是在此環(huán)節(jié)中依舊將紙質(zhì)檔案當(dāng)作參照，并且在法律上缺少電子檔案系統(tǒng)建設(shè)的法律依據(jù)，在電子檔案進(jìn)行建立的階段，缺少對(duì)此工作的了解，阻礙了其發(fā)展步伐。

（三）檔案管理的形式化突出

單位管理中檔案管理只是為了記錄而記錄，不能使用檔案中的信息以及資料為其他部門進(jìn)行服務(wù)，即使展開了信息化的改革，可是經(jīng)過信息化后的檔案管理暫且未能給事業(yè)單位的工作帶來一定的方便，簡(jiǎn)化其工作，尚未從檔案中獲取一定的效益，所以信息化只是流于形式^[2]。在目前體制下，事業(yè)單位遭受諸多條件的限制，在對(duì)干部展開選拔、任用的過程中缺少自主權(quán)利，例如對(duì)外聘請(qǐng)的時(shí)候需要當(dāng)?shù)厝耸虏块T審核，部門和部門之間工作不夠協(xié)調(diào)，直接導(dǎo)致事業(yè)單位在運(yùn)用人才上出現(xiàn)問題。

二、事業(yè)單位檔案管理創(chuàng)新方式

（一）全面完善有關(guān)法律法規(guī)

立法機(jī)關(guān)理應(yīng)對(duì)目前的法律法規(guī)展開研究，經(jīng)過社會(huì)調(diào)查等多種手段，尋求出基層單位在檔案管理工作中具有的缺陷，采納基層的建議，根據(jù)社會(huì)發(fā)展的方向，對(duì)目前法律法規(guī)展開優(yōu)化，確保社會(huì)發(fā)展的需要。對(duì)流動(dòng)工作者現(xiàn)狀展開調(diào)查以及研究，經(jīng)過立法保證流動(dòng)者的權(quán)力，理應(yīng)強(qiáng)化立法機(jī)關(guān)和執(zhí)法單位之間的關(guān)聯(lián)，經(jīng)過立法執(zhí)法高效銜接進(jìn)行對(duì)立法的健全^[3]。我國(guó)理應(yīng)對(duì)流動(dòng)工作者檔案歸屬問題的有關(guān)條款展開立法補(bǔ)充法律空白。首先，流動(dòng)工作者檔案管理理應(yīng)遵守國(guó)家檔案管理原則，流動(dòng)工作者以及編制內(nèi)工作者進(jìn)行比較，其檔案管理方式、管理機(jī)構(gòu)等方面具備極強(qiáng)的靈活性，但依舊需要確保檔案管理、檔案?jìng)鬏斨械谋Ｃ苄浴?/p>

（二）培養(yǎng)優(yōu)秀的檔案管理團(tuán)隊(duì)

隨著我國(guó)社會(huì)的飛速進(jìn)步，老舊觀念、滯后制度與社會(huì)發(fā)展腳步不夠契合。干部人事檔案管理工作比較復(fù)雜，但是負(fù)責(zé)此工作的專業(yè)職員因?yàn)槭苓^專業(yè)培訓(xùn)可以迅速的掌握政治方向，對(duì)有關(guān)概念的掌握能力極強(qiáng)^[4]。對(duì)于干部檔案管理工作來講，具有比較強(qiáng)的政策性，所以負(fù)責(zé)此工作的職員必須具有良好的專業(yè)素養(yǎng)，并且對(duì)新型的專業(yè)知識(shí)展開了解也是平日的任務(wù)重點(diǎn)。經(jīng)過對(duì)此崗位工作者展開培訓(xùn)，強(qiáng)化職員的政治觀念，提升職員的政治素養(yǎng)，加強(qiáng)職員的法律觀念，并且經(jīng)過展開培訓(xùn)幫助職員持續(xù)的豐富其專業(yè)知識(shí)，保證檔案管理工作的合規(guī)性。

（三）注重細(xì)節(jié)，裨補(bǔ)缺漏

回首以往的干部檔案犯罪例子，基本上大部分都是在檔案保管以及流程上動(dòng)了手腳，在干部檔案的轉(zhuǎn)移過程中進(jìn)行信息修改、泄露干部檔案的相關(guān)信息，在檔案管理的過程中隨意改寫以及在檔案審核的過程中造假等。管理者忽略的地方，等到事故出現(xiàn)的時(shí)候才會(huì)知曉，那么此時(shí)發(fā)現(xiàn)為時(shí)過晚，工作無法順利展開。因此，各個(gè)部門理應(yīng)注重工作，細(xì)致的展開工作，在短時(shí)間內(nèi)發(fā)現(xiàn)問題并且盡快解決，盡可能的將損失降低到最小化。要想從根本上減少違法行為的出現(xiàn)，便需要嚴(yán)格審查各個(gè)環(huán)節(jié)，審核所有細(xì)節(jié)，將工作落實(shí)到實(shí)處。各個(gè)單位要提升起重視力度，遵守原則，將每個(gè)流程都交由專業(yè)負(fù)責(zé)人展開檢查、簽字，保證工作的順利展開。

結(jié)束語

經(jīng)過研究能夠看出，近年來，檔案管理工作可以按照有關(guān)法律法規(guī)以及上級(jí)文件精神，在極大方面都獲取了一定的進(jìn)步。在檔案管理以及人事管理的發(fā)展過程中，需要跟上時(shí)代發(fā)展的步伐，及時(shí)進(jìn)行優(yōu)化，學(xué)習(xí)新的手段以及方式，目的便是為了提升檔案以及人事管理的突出效用，為單位的發(fā)展尋求科學(xué)的資源管理舉措，確保事業(yè)單位在未來可以順利、穩(wěn)步的發(fā)展，進(jìn)一步幫助事業(yè)單位創(chuàng)設(shè)出極大的社會(huì)效益以及經(jīng)濟(jì)效益。

參考文獻(xiàn)

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