提升事業(yè)單位人事檔案管理水平的策略分析

寧佳琦 于持盈

摘要：自國家經(jīng)濟(jì)體制深化改革以來，我國已經(jīng)成為目前全球最大的發(fā)展中國家，隨著經(jīng)濟(jì)的迅速發(fā)展，對(duì)事業(yè)單位的工作效率及管理要求也在不斷提升，檔案管理作為事業(yè)單位日常管理工作中的重要組成，檔案管理質(zhì)量關(guān)系到事業(yè)單位未來發(fā)展和決策。因此，必須加強(qiáng)事業(yè)單位的檔案管理力度，不斷提升檔案管理質(zhì)量，以更嚴(yán)謹(jǐn)?shù)膽B(tài)度更好的對(duì)事業(yè)單位的檔案文件進(jìn)行保管。

關(guān)鍵詞：事業(yè)單位;人事檔案;管理水平;提高策略

前言：

檔案作為重要的資料，見證了事業(yè)單位從始至今各個(gè)階段的發(fā)展過程，尤其是人事檔案，完整的呈現(xiàn)了事業(yè)單位建設(shè)過程中資源的利用、投入與產(chǎn)出，以及人力的變遷過程。事業(yè)單位的檔案管理牽涉到國家政策文件以及機(jī)密公文的保密工作，具有高度的嚴(yán)謹(jǐn)性，規(guī)范性。盡管近年來事業(yè)單位的檔案管理水平得到了大幅度的提升，但仍然存在著較大的進(jìn)步空間。本文就當(dāng)前事業(yè)單位人事檔案管理存在的問題進(jìn)行分析，并提出幾點(diǎn)解決對(duì)策，以供參考。

1.事業(yè)單位人事檔案管理工作中存在的問題

當(dāng)前，事業(yè)單位檔案管理工作中存在的問題是多方面的，具體體現(xiàn)在幾個(gè)方面：一是決策層對(duì)檔案管理工作的重視度不夠，事業(yè)單位的檔案管理工作是一項(xiàng)系統(tǒng)性的大工程，其過程是動(dòng)態(tài)的，因?yàn)闄n案管理貫穿了整個(gè)事業(yè)單位的生命周期。這其中牽涉了大量的文件、圖片、手冊(cè)、人事資料、項(xiàng)目往來憑證等等重要資料，要將這些資料按時(shí)間順序、按項(xiàng)目先后、按過程分門別類的進(jìn)行分類、歸納與整理。然而多數(shù)企業(yè)還停留在檔案管理不是過文件整理的層面上，認(rèn)為只要收集起來，放進(jìn)文件袋，存入文件柜就萬事大吉，而且由于負(fù)責(zé)收集的人員素質(zhì)水平差異，對(duì)于變更的、補(bǔ)充的資料沒有及時(shí)進(jìn)行歸納或是更換，就導(dǎo)致后期需要參考時(shí)得不到有效的文件支撐，模棱兩可;二是對(duì)檔案管理工作隊(duì)伍建設(shè)的關(guān)注與重視度不夠，檔案管理工作人員的專業(yè)素質(zhì)有待提高，檔案管理是一門具體的專業(yè)，管理人員的能力水平與管理成果之間有著必然的聯(lián)系，多數(shù)事業(yè)單位都是從內(nèi)部調(diào)動(dòng)人員負(fù)責(zé)檔案管理工作，具有專業(yè)檔案管理背景的管理人才比例小，這就導(dǎo)致其對(duì)檔案管理的流程、具體實(shí)施的措施并不熟悉;三是管理觀念落后，創(chuàng)新力不足，隨著信息數(shù)據(jù)化的時(shí)代特征越來越明顯，檔案管理的綜合性也越來越強(qiáng)，資料整理工作也需要與時(shí)俱進(jìn)。然而，目前事業(yè)單位檔案管理觀念相對(duì)落后，檔案管理制度缺乏彈性、管理方法相對(duì)簡單，只是用統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范資料整理過程，機(jī)械重復(fù)且千篇一律的工作模式和流程一成不變;四是檔案管理機(jī)制及信息化水平有待提高，隨著科技的進(jìn)步，各行各業(yè)都利用大數(shù)據(jù)以及信息技術(shù)進(jìn)行內(nèi)部管理質(zhì)量與效率的提升。基于此，單位也涌現(xiàn)了大量需要更新的信息與資料。然而檔案管理并未積極跟上時(shí)代發(fā)展的腳步，對(duì)信息化的應(yīng)用不夠全面，導(dǎo)致檔案管理工作處于被動(dòng)狀態(tài)。軟件集成功能不強(qiáng)，功能單一，在具體的操作過程中錄入、收集、分析等工作有不能及時(shí)快速有效完成，資料整理不完整、不規(guī)范等現(xiàn)象時(shí)有發(fā)生，種種問題都阻礙了檔案管理水平的提升。

2.提升事業(yè)單位人事檔案管理水平的策略

2.1加強(qiáng)檔案管理隊(duì)伍的專業(yè)能力建設(shè)

為了使檔案管理更好的適應(yīng)新時(shí)代的發(fā)展趨勢(shì)，必須從理論與實(shí)踐兩方面來提高管理人員的能力素質(zhì)，首先要有目的組織檔案管理人員進(jìn)行各種交流培訓(xùn)，頭腦風(fēng)暴，以此來促進(jìn)理念更新，加大對(duì)相關(guān)檔案管理法規(guī)的學(xué)習(xí)，不定期與同行交流，積極借鑒優(yōu)秀同行的管理理念，學(xué)習(xí)先進(jìn)的管理模式，并在此基礎(chǔ)上結(jié)合單位實(shí)際進(jìn)行創(chuàng)新，使檔案管理更具實(shí)效性。其次要進(jìn)一步強(qiáng)化和鞏固檔案管理技能，強(qiáng)化計(jì)算機(jī)操作和電子檔案系統(tǒng)軟件的培訓(xùn)，強(qiáng)化檔案管理人員的實(shí)操能力。最后要科學(xué)評(píng)估人才，合理地引進(jìn)專業(yè)的檔案管理人才，通過嚴(yán)謹(jǐn)細(xì)致的工作更好的保證入庫檔案質(zhì)量，使檔案管理發(fā)揮出最大的價(jià)值。

2.2加大投入，推進(jìn)檔案管理的信息化建設(shè)

事業(yè)單位的檔案管理工作的信息化建設(shè)必須要跟上大數(shù)據(jù)時(shí)代的發(fā)展要求，所以要積極利用先進(jìn)的信息技術(shù)、大數(shù)據(jù)技術(shù)，以及有效的方法和手段，進(jìn)行設(shè)備和技術(shù)革新，通過推行檔案信息電子化來實(shí)現(xiàn)檔案資料數(shù)字化管理。一是要落實(shí)檔案管理部門統(tǒng)一規(guī)劃、統(tǒng)一部署，統(tǒng)一監(jiān)督的原則;二是要加大對(duì)硬件設(shè)備的投資，淘汰老舊的電腦、掃描儀等設(shè)備;

2.3強(qiáng)化檔案的安全管理

眾所周知，事業(yè)單位牽涉到大量政策性、保密性極強(qiáng)的文件。所以，必須把檔案安全管理放在首位，從加強(qiáng)人員管理、完善制度建立、加強(qiáng)技術(shù)防范等三方面來落實(shí)檔案的安全管理，一是聲明檔案管理的風(fēng)險(xiǎn)防范性，提高管理人員的道德與法律意識(shí);二是建立完善的檔案安全應(yīng)急管理制度，根據(jù)存在的隱患進(jìn)行必要的防護(hù)，確保檔案管理系統(tǒng)的安全、高效運(yùn)行;三是通過計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)防火墻與監(jiān)控設(shè)備加強(qiáng)安全系統(tǒng)的建設(shè)，在信息技術(shù)高度發(fā)達(dá)的今時(shí)今日，在切實(shí)體驗(yàn)網(wǎng)絡(luò)帶來便利的同時(shí)，也要采取有效的措施識(shí)別與防范安全風(fēng)險(xiǎn)。通過對(duì)檔案資料訪問的各個(gè)模塊限進(jìn)行使用權(quán)設(shè)置;對(duì)檔案管理系統(tǒng)的運(yùn)行狀態(tài)進(jìn)行有效監(jiān)測(cè);對(duì)外部及內(nèi)部風(fēng)險(xiǎn)進(jìn)行有效識(shí)別;四對(duì)對(duì)故障進(jìn)行分析與及時(shí)排除，以此確保檔案管理工作有序安全開展。

3.結(jié)束語

檔案是見證事業(yè)單位歷史變遷發(fā)展的重要憑證，也是日常管理工作中不可或缺的組成部分。在經(jīng)濟(jì)高速發(fā)展的新態(tài)勢(shì)下，傳統(tǒng)的檔案管理模式顯然已經(jīng)無法滿足新時(shí)代發(fā)展下事業(yè)單位日常管理工作的實(shí)際需要。因此，事業(yè)單位的檔案管理工作也要積極順應(yīng)時(shí)代發(fā)展的變化，不斷的轉(zhuǎn)變思路，提高對(duì)檔案管理重要性的認(rèn)識(shí)，積極創(chuàng)新檔案管理模式。通過加大檔案管理人員培訓(xùn)力度、建立健全檔案管理制度、應(yīng)用先進(jìn)的信息技術(shù)等手段，通過技術(shù)、人員、制度三方面來切實(shí)提升檔案管理水平，為事業(yè)單位的可持續(xù)發(fā)展保駕護(hù)航。

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