談事業(yè)單位會(huì)計(jì)檔案管理工作

歐陽(yáng)珊娜

會(huì)計(jì)檔案管理是事業(yè)單位財(cái)務(wù)部門(mén)的重要工作任務(wù)，在預(yù)算編制管理體系下事業(yè)單位普遍的更重視開(kāi)展會(huì)計(jì)檔案管理工作，設(shè)置了專(zhuān)職的會(huì)計(jì)檔案管理人員。強(qiáng)調(diào)在信息化、智能化、云環(huán)境下提高會(huì)計(jì)檔案的運(yùn)轉(zhuǎn)效率和質(zhì)量，從而有效滿(mǎn)足各部門(mén)應(yīng)用會(huì)計(jì)檔案開(kāi)展項(xiàng)目工程需求。本文主要分析提升會(huì)計(jì)檔案管理效率的方法，著力構(gòu)建綜合性的會(huì)計(jì)檔案管理體系，依托專(zhuān)業(yè)的會(huì)計(jì)檔案管理人員輔助財(cái)務(wù)預(yù)算編制工作，從而推動(dòng)各項(xiàng)業(yè)務(wù)工作的順利實(shí)施，增強(qiáng)事業(yè)單位日常管理水平，有效規(guī)避事業(yè)單位財(cái)務(wù)風(fēng)險(xiǎn)，基于會(huì)計(jì)檔案管理全面提高事業(yè)單位財(cái)務(wù)工作質(zhì)量。

事業(yè)單位會(huì)計(jì)檔案管理主要在數(shù)字化環(huán)境下進(jìn)行，隨著事業(yè)單位數(shù)字化辦公運(yùn)轉(zhuǎn)體系的日漸完善，傳統(tǒng)的會(huì)計(jì)檔案管理方式方法已經(jīng)不適應(yīng)時(shí)代需要。本文主要分析當(dāng)前事業(yè)單位會(huì)計(jì)檔案管理的問(wèn)題，著力構(gòu)建數(shù)字化會(huì)計(jì)檔案管理體系，提高會(huì)計(jì)檔案管理工作質(zhì)量。

一、事業(yè)單位會(huì)計(jì)檔案管理的問(wèn)題

（一）管理機(jī)制的問(wèn)題

數(shù)字化的會(huì)計(jì)檔案管理工作主要的問(wèn)題在于管理不到位，現(xiàn)有的管理手段不滿(mǎn)足各部門(mén)對(duì)會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)信息的使用需要。首先，事業(yè)單位受到各種因素的制約，現(xiàn)有的會(huì)計(jì)檔案管理體系受到上級(jí)部門(mén)的制約，無(wú)法更好的更新檔案管理系統(tǒng)，檔案管理的專(zhuān)業(yè)化水平有待提高，事業(yè)單位的會(huì)計(jì)檔案管理改革的速度較慢，一定程度上無(wú)法與社會(huì)各類(lèi)機(jī)構(gòu)實(shí)現(xiàn)會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)信息的同步化存儲(chǔ)與共享應(yīng)用，存在著會(huì)計(jì)檔案數(shù)據(jù)信息滯后的問(wèn)題。其次，現(xiàn)有的事業(yè)單位的會(huì)計(jì)制度導(dǎo)致會(huì)計(jì)檔案的規(guī)范性相對(duì)較差，會(huì)計(jì)檔案的類(lèi)型、存儲(chǔ)方式、檔案規(guī)格還有待完善，事業(yè)單位現(xiàn)有的大量會(huì)計(jì)信息未能實(shí)現(xiàn)數(shù)字化管理，一線紙質(zhì)的票據(jù)信息無(wú)法及時(shí)的錄入到檔案管理系統(tǒng)當(dāng)中。第三，會(huì)計(jì)檔案的信息化建設(shè)責(zé)任分工不明確，專(zhuān)職會(huì)計(jì)檔案管理人員的工作壓力較大，各部門(mén)配合會(huì)計(jì)檔案管理人員不足，會(huì)計(jì)檔案信息的收儲(chǔ)與應(yīng)用的效率較低。目前事業(yè)單位會(huì)計(jì)檔案仍停留在收儲(chǔ)整理階段，沒(méi)能更好的發(fā)揮其實(shí)用價(jià)值。

（二）管理人員的問(wèn)題

會(huì)計(jì)檔案管理人員的水平在很大程度上決定會(huì)計(jì)檔案的完整性、有效性與實(shí)用性。有些事業(yè)單位的會(huì)計(jì)檔案管理人員的專(zhuān)業(yè)水平不高，現(xiàn)有的會(huì)計(jì)檔案管理人員的信息化技術(shù)操作能力不強(qiáng)，不能根據(jù)事業(yè)單位會(huì)計(jì)檔案的實(shí)用需要開(kāi)發(fā)新的檔案管理與運(yùn)轉(zhuǎn)方式，無(wú)法根據(jù)事業(yè)單位的決策與各項(xiàng)目運(yùn)營(yíng)的需要進(jìn)行財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)信息的挖掘工作。會(huì)計(jì)檔案管理人員未能接受經(jīng)常性的業(yè)務(wù)培訓(xùn)，不掌握會(huì)計(jì)檔案管理的前沿技術(shù)，無(wú)法根據(jù)時(shí)代需要有效的進(jìn)行檔案管理技術(shù)的更新。專(zhuān)職會(huì)計(jì)檔案管理人員與會(huì)計(jì)業(yè)務(wù)人員、兼職會(huì)計(jì)檔案管理人員的配合不足，因此影響會(huì)計(jì)檔案的整體質(zhì)量。

（三）信息安全的問(wèn)題

會(huì)計(jì)檔案在數(shù)字化的背景下運(yùn)行，雖然極大的提高了會(huì)計(jì)檔案信息量，提高會(huì)計(jì)信息的傳輸效率，可以更好的節(jié)約會(huì)計(jì)檔案占用的存儲(chǔ)空間。但量，互聯(lián)網(wǎng)環(huán)境下可能導(dǎo)致會(huì)計(jì)檔案信息的泄露隱患。互聯(lián)網(wǎng)環(huán)境進(jìn)一步突出了事業(yè)單位用于會(huì)計(jì)檔案管理的軟硬件方面的不足，嚴(yán)重的影響會(huì)計(jì)檔案的真實(shí)性，容易導(dǎo)致會(huì)計(jì)信息失真的問(wèn)題。還有的事業(yè)單位會(huì)計(jì)檔案信息存儲(chǔ)的硬件不過(guò)關(guān)，系統(tǒng)在運(yùn)行過(guò)程中容易發(fā)生卡頓和癱瘓的現(xiàn)象。因文件傳輸格式、版本更新方面的問(wèn)題常常導(dǎo)致會(huì)計(jì)檔案管理系統(tǒng)無(wú)法正常的工作。數(shù)字化會(huì)計(jì)檔案管理還需要大量維護(hù)，強(qiáng)調(diào)建立有效的維護(hù)機(jī)制，加大電子材料的維護(hù)有效性，更好的消除會(huì)計(jì)檔案管理中的問(wèn)題。

二、事業(yè)單位會(huì)計(jì)檔案管理的措施

（一）提高管理意識(shí)

事業(yè)單位應(yīng)當(dāng)提高會(huì)計(jì)檔案管理的主動(dòng)性，注重督促檢查會(huì)計(jì)檔案管理水平，形成綜合性的會(huì)計(jì)檔案管理工作體系。首先，奠定會(huì)計(jì)檔案管理工作機(jī)制，明確會(huì)計(jì)檔案管理數(shù)字化建設(shè)的需要，形成綜合性的管理工作機(jī)制，提升會(huì)計(jì)檔案管理工作的整體質(zhì)量。其次，領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)當(dāng)高度的重視會(huì)計(jì)檔案管理，明確各部門(mén)的配合義務(wù)與責(zé)任要求，形成高度負(fù)責(zé)的會(huì)計(jì)檔案管理工作體系，做好會(huì)計(jì)檔案管理宣傳工作，在科學(xué)的組織框架下，明確的制度要求下、系統(tǒng)的業(yè)務(wù)規(guī)范下提高會(huì)計(jì)檔案管理的質(zhì)量。事業(yè)單位應(yīng)當(dāng)在會(huì)計(jì)檔案管理與信息化建設(shè)的結(jié)合理念下，進(jìn)一步完善會(huì)計(jì)檔案管理的制度，確定會(huì)計(jì)檔案管理的職責(zé)，以科學(xué)的方式推動(dòng)會(huì)計(jì)檔案數(shù)據(jù)信息的共享。

（二）加強(qiáng)安全控制

事業(yè)單位會(huì)計(jì)檔案管理工作應(yīng)當(dāng)提高安全控制水平，進(jìn)一步按照國(guó)家的相關(guān)要求做好會(huì)計(jì)檔案的防控工作。首先，引進(jìn)專(zhuān)業(yè)的財(cái)務(wù)管理軟件，按照上級(jí)財(cái)政部門(mén)的要求統(tǒng)一的進(jìn)行會(huì)計(jì)檔案的信息化管理與運(yùn)行，配置專(zhuān)職的會(huì)計(jì)檔案管理專(zhuān)業(yè)技術(shù)人員，明確會(huì)計(jì)檔案管理、財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)運(yùn)動(dòng)的安全防控制度。其次，引導(dǎo)第三方的服務(wù)，注重與專(zhuān)業(yè)的會(huì)計(jì)檔案業(yè)務(wù)公司合作，加大相關(guān)軟件與管理系統(tǒng)的升級(jí)維護(hù)，要求財(cái)務(wù)人員不僅懂得正確的操作檔案管理系統(tǒng)的方法，還要及時(shí)的加強(qiáng)會(huì)計(jì)檔案管理系統(tǒng)的維護(hù)與升級(jí)。

三、結(jié)語(yǔ)

會(huì)計(jì)檔案管理應(yīng)當(dāng)在信息化的理念下完善工作制度，提高會(huì)計(jì)檔案管理工作的規(guī)范性，進(jìn)一步依靠專(zhuān)業(yè)技術(shù)人員提升會(huì)計(jì)檔案的工作水平，消除會(huì)計(jì)檔案管理的安全隱患。（作者單位：河北省地質(zhì)調(diào)查院）