淺談工程項目聲像檔案管理

朱青 鄭婷 張曼 秦凱

摘?要：工程建設單位的聲像檔案是企業在從事各項生產活動中形成的對國家、社會和企業有保存價值的照片、底片、影片、唱片、錄音帶、錄像帶等不同材料為載體，以影像、聲音為主，并輔以文字說明的原始記錄。聲像檔案是一個企業檔案的重要組成部分。本文僅以青島地鐵8號線為例，介紹了地鐵項目聲像檔案管理要點，對類似工程檔案歸檔具有一定的參考價值。

關鍵詞：工程項目;聲像檔案;電子檔案

聲像資料的形成與管理應與工程建設進度同步進行，應反映工程建設的全過程。施工單位應將聲像資料的形成和積累應貫穿到工程建設管理的各個環節，應加入到領導議事日程、工程建設計劃和年終考核、本單位有關責任部門和有關責任人的職責范圍。

1 建設工程檔案管理工作職責

總承包單位是建設項目檔案管理工作的核心，是對整個項目檔案管理負有組織責任、協調責任、指導責任、監督責任，只有總承包單位做好各參建單位的組織工作、協調工作，讓各參建單位均明確在建設項目檔案管理中各自的職責與責任，并履行自己的職責，才能確保項目建設全過程中檔案工作的順利開展。

2 建設工程聲像檔案管理現存的問題

2.1 聲像檔案采集設備存在“一高一低”的現象

“一高”是指聲像設備數量多、品質高。隨著社會的發展及原始記錄累積工作的需要，機關、企事業單位的聲像設備有了很大改善。“一低”是指聲像設備管理水平低。“一高一低”的現象造成一些重要的活動、重大的事件、重點的時刻沒能及時記錄下來。

2.2 聲相檔案攝錄人員中存在“一優一劣”的現象

專職的攝錄人員在各自的單位中直接從事著聲像檔案的采集和積累工作，他們素質的高低直接決定了聲像檔案的數量和質量。調查反映出在攝錄人員中存在著“一優一劣”的現狀。“優”表現在攝錄人員隊伍強大、年齡適中、文化程度較高這是“優”的一面;“劣”表現在攝錄人員專業工齡短、專業知識及技能普遍較低這是“劣”的一面。

2.3 歸檔意識不強，聲像檔案難以及時記錄并完整歸檔

聲像檔案有很強的時效性，歸檔要求也很特殊。日常積累下來的照片檔案沒歸檔，且大量的照片與底片早已分家或已無底片，文字說明更難說清;許多珍貴的照片，卻因為沒有及時歸檔而失去了其應有的保存價值、利用價值，錄音和錄像的原始記錄積累和歸檔情況更令人擔憂。

2.4 建設工程聲像檔案管理狀況發展不平衡，差距懸殊

經調查，本單位所屬項目中設備管理、人員管理、聲像檔案管理都較為規范的有45個，占總數的6.8%;然而無設備無聲像檔案、有設備無聲像檔案、有聲像檔案沒集中統一管理的單位就有28個，就占了總數的62%，占比兩極分化、差距懸殊。

3 聲像檔案管理做法——地鐵8號線項目

3.1 制定聲像檔案管理原則與職責

項目聲像檔案管理實行“統一領導、統一標準、分工負責、監督指導、歸口實施、分級管理”原則，并按照“簡化整理、便于利用”的工作方法，保障聲像檔案完整、準確、系統與安全，為企業經營管理及發展服務。

項目資料室聲像檔案管理具體業務，履行下列職責：（1）根據企業檔案管理辦法對每一位相關管理人員進行培訓、交底;（2）按照國家和行業要求，制訂聲像檔案管理實施細則及技術要求;（3）監督指導各部門開展聲像檔案收集工作;（4）負責聲像檔案數據庫運維管理及技術支持;（5）負責職責范圍內聲像檔案的集中保管和聲像檔案資源開發利用工作;（6）信息管理部負責項目聲像數字檔案庫的硬件配置、運維管理及技術支持;（7）監督、指導聲像檔案的具體形成部門負責聲像材料的整理、分類、編號、歸檔工作。

3.2 聲像檔案收集與整理

3.2.1 照片檔案收集、整理的基本程序和要求

照片拍攝，一般使用不低于800萬像素的單反相機（卡片機不低于1000萬像素）從全貌、局部、特寫三個方面進行拍攝。照片篩選，應當選擇展現同一事件活動全貌和過程的主要照片歸檔，要求主題鮮明、影像清晰、色彩還原真實且未加修飾和裁剪。照片著錄，以每張照片為單位著錄“題名”、“檔號”、“數碼底片號”、“參見號”、“拍攝者”、“拍攝時間”、“說明”等項目。

3.2.2 視頻檔案收集、整理的基本程序和要求

視頻拍攝，應當采用高清攝錄設備以不低于720×576像素記錄，并通過非線編輯設備統一轉換為“RMVB”格式高清視頻文件。技術要求包括：制式選擇HD-I100：PAL制式;視頻碼率：不低于lOOMb/s;輸出像素：分辨率不低于為720×576;音頻采樣率：雙聲道48kHz;采樣精度：不低于16bit。但反映工程項目開工、施工過程中重、難點、竣工驗收等重要事項，應當采用高清攝錄設備以不低于1920×1080/50I像素記錄。視頻剪輯，以事件為單位剪輯形成視頻文件，其中大全景或展現事件核心內容的畫面應當剪輯在視頻第一個畫面，且視頻末尾須加1～2秒彩條。

視頻歸檔，須保證視頻文件的完整、準確、系統;視頻材料歸檔時要求刻錄成只讀光盤，且不同項目應分別刻錄;同時視頻檔案應錄入公司檔案管理系統。視頻文件歸檔光盤一式兩份。

3.2.3 音頻檔案收集、整理的基本程序和要求

音頻錄制，音頻應采用MP3格式錄制，音頻采樣率：雙聲道48kHz;采樣精度：不低于16bit。音頻剪輯，以事件為單位剪輯形成音頻文件。

音頻歸檔，須保證音頻文件的完整、準確、系統;音頻材料歸檔時要求刻錄成只讀光盤，且不同項目應分別刻錄;同時音頻檔案應錄入公司檔案管理系統。音頻文件歸檔光盤一式兩份。

4 結語

檔案管理工作不斷的發現與進步，進而出現了以電子設備為媒介的聲像檔案、電子檔案管理工作。它們的出現對企業的發展起到了積極的推動作用，尤其是對關鍵工序、施工重難點等內容為主聲像檔案、電子檔案，更是級高的提高了工作效率。聲像檔案、電子檔案不僅能夠指導生產、提高共工作效率、記錄生產過程中的某一個具體事件，還能為企業發展計劃的制訂提供一定的指導作用。

參考文獻：

[1]GB/T50328建設工程文件歸檔整理規范.

[2]DA/T15磁性載體檔案管理與保護規范.