探討行政事業單位現代化人事檔案管理建設的意義

王淑華

摘要：行政單位的現代化人事檔案管理建設，可以使其自身的基礎管理水平與效率得到明顯的提升。在本文中，將詳細探討行政事業單位建設現代化人事檔案管理的意義，并基于此來分析在實際工作的建設過程中，應當采取哪些具體措施，以此確保現代化人事檔案管理工作的準確落實。

關鍵詞：行政事業單位;人事檔案管理;現代化建設

引言：

在實踐工作中，行政事業單位的人事檔案管理模式是否效果，決定了行政事業單位其自身在管理上能否取得更好的成績。但由于傳統人事檔案管理存在著諸多弊端，使得行政事業單位在人事檔案管理上難以取得相應的成績。為此，需要研究并應用現代化人事檔案管理模式，以使人事檔案管理能夠高效保質。

一、行政事業單位現代化人事檔案管理建設的意義

（一）解決實際問題

在行政事業單位對實際工作的展開過程中，通過建設起現代化的人事檔案管理體系，能夠有效的解決其中存在的實際性問題，從而實現相關工作在效率以及質量上的提升。而且做好相關的行政檔案管理工作，還可以使行政事業單位能夠技術的發現自身在進行內部行政管理時存在的問題，并且提升行政事業單位的基礎管理水平。對于行政單位來所，任何工作人員在進入到單位以及正式進行工作的過程中，人員的相關人事檔案便隨之一同調入到了單位當中，而通常員工人事檔案中，都包含著員工的基本資料以及其成長發展的具體經歷，如職稱資料等，而行政單位在對內部人員進行調整的過程中，通過現代化人事檔案管理體系，便能夠在行政單位進行人員變動、科室調整、隊伍優化等任務時，更加準確、高效且合理的完成相關的人事調動任務，從而保證行政單位的發展[1]。而且通過現代化的人事檔案管理，還可以幫助行政事業單位解決在管理過程中出現的問題，為其同相應的管理依據，使行政單位的決策人員能夠不斷的調整與優化單位自身的崗位分配以及設置模式，令人事檔案能夠在行政事業單位進行內部管理時的作用得到發揮，并提升其自身的利用效率，保障事業單位的穩健發展。

（二）消除傳統人事檔案管理的弊端

傳統的人身檔案管理，往往存在著多種弊端，影響著人身檔案管理工作的效率與質量。這是由于在傳統的人事檔案管理中，紙質檔案是其主要的檔案存放形式，并且通過相應的檔案柜來完成人事檔案治療的儲存。而一旦單位自身沒有對人事檔案的目錄進行精細化的處理，那么便會導致相關人員在進行檔案的調取，需要耗大量的時間來調查檔案，使整體調閱的速率大幅下降。同時，在傳統的人事檔案管理模式下，人事檔案會被集中在一處，而相關人員或是行政事業單位下轄的異地分支單位想要對人事檔案進行調閱時，需要耗費更多時間在兩地之間的往返上，并且在進行人事檔案的調閱使還要經歷多個環境的申請與報批，不僅需要耗費更多時間，在檔案的調閱上也存在這不變，使行政事業人事檔案的相關應用效率難以得到保障。此外，紙質檔案因為自身的特點，往往存在脆弱性，不僅在陰雨天氣下容易受潮，并且大量紙質文件的堆積還形成了相應的火災隱患，為單位的消防安全工作造成了額外的負擔。

而通過現代化的人事檔案管理將電子信息技術融入到人事檔案管理工作當中，建立其相應的人事檔案電子信息管理體系，將人事檔案存儲在電腦硬盤當中，不僅使異地分支單位能夠更加高效便捷的完成對人事檔案的調閱，還能夠在進行人事調動的項目時，通過大數據等先進的電子計算機技術來參與到其中，進一步提升人事檔案管理的工作質量與效率，而作為基礎的紙質文件，也能夠通過電子信息管理技術來建立起高效的信息目錄，使紙質文件的調取得到了保障。但是應用了現代化的電子信息技術進行人事檔案管理，也要注意加強單位自身的網絡安全建設，防止不法分子對人事信息進行竊取與破壞，以此來保障人事檔案數據信息的安全。

二、行政事業單位建設現代化人事檔案管理的相關措施

（一）建立嚴格的規章制度

為了保障現代化人事檔案的管理工作能夠得的有效落實，行政事業單位應當建立其專業的人事檔案管理團隊，并以此來建設起人事檔案的日常管理體系，以保保障行政事業單位的順利展開。而在此過程中，也要實現對信息化管理技術的有效應用，通過計算機來輔助管理人員對相關檔案進行收集與歸檔，并建立其嚴格的檔案調閱體系，避免檔案出現損失，以保障現代化檔案管理措施的檔案解決實際問題的意義能夠得到充分發揮。

（二）做好檔案的甄別歸檔

甄別歸檔工作，是行政事業單位落實現代化人事檔案管理工作的重要內容。對于行政單位來所，無論采取的是信息化人事檔案管理措施，還是傳統的紙質檔案，在人員完成相關檔案的調取時，一定要做好檔案的核實工作，確認檔案調取后只完成了對應的處理任務[2]。此外，還應當定期的對人事檔案進行清理與檢查，查缺補漏，保障人事材料的完整性。

（三）加強檔案管理的信息化輔助。

通過電子信息技術，能夠大幅提升行政事業單位人事檔案管理的效率與質量，但其對應工作的展開首先應當遵循好檔案管理工作的保密原則，而后行政事業單位需要適當的加大信息化管理的輔助力度，通過計算機、掃描儀等設備將傳統的紙質檔案文件轉為相應的數據，并以此為基礎建立起完善的人事檔案數據庫，通過紙質檔案以及電子檔案來構建起對應的雙重管理模式，實現行政單位人事檔案管理的動態化與網絡化。

（四）注重檔案管理隊伍建設

在落實現代化人事檔案管理的過程中，隊伍建設的是否完善，是保障現代化人事檔案管理落實效果的重要標準。為此，要保障人事檔案管理人員能夠掌握一定信息技術知識以使其能夠有效的利用信息化技術輔助檔案管理工作的展開。

結論：

綜上所述，行政事業單位通過對現代化人事檔案管理的建設，能夠有效解決單位在發展的過程中所遇到的實際問題，并消除傳統人事檔案管理工作的弊端，而在進行實際建設時，可以通過在規章制度、甄別歸檔、信息技術輔助、隊伍建設等方面采取相應策略，以此來保障現代化人事檔案管理工作的順利落實。

參考文獻：

[1]潘藝.加強事業單位人事檔案現代化管理的思考[J].辦公室業務，2019（12）：163-164.

[2]肖浪.行政事業單位現代化人事檔案管理建設的意義和對策[J].辦公室業務，2019（07）：135.