提升黨校檔案管理水平的優化路徑

劉春

【摘?要】黨校是黨員干部業務培訓和理論學習的基地，是黨員黨性鍛煉的大熔爐，黨校檔案的有效利用，不僅對黨校的健康發展有直接影響，同時還對黨員的業務素質和政治水平具有密切影響。本文針對黨校檔案管理中存在的問題進行分析和闡述，希望提出相關優化對策，給予我國黨校以參考和借鑒。

【關鍵詞】黨校;檔案管理;思考

黨校檔案主要反映和記錄了黨校在管理以及教學中所形成的文件材料和歷史經驗，是開展教學以及科研工作的關鍵參考。當前，在我國黨校檔案管理中，存在一些突出問題，導致黨校檔案的功能和價值不能充分發揮。因此，在新時代背景下對黨校檔案管理中出現的問題進行有效分析，并且提出相關對策，對提高我國黨員的綜合素質以及促進黨校的健康發展具有現實意義。

一、當前提高檔案管理科學化水平建設中存在的問題

1、檔案管理科學化水平建設缺乏專業人才

優秀的專業人才對促進各單位管理檔案科學化水平建設具有重要推動作用，但是目前我國各領域單位管理檔案科學化水平建設的專業人才十分匱乏，而且存在的專業人才不是年齡偏大，就是沒有接受專業的知識培訓，難以有效促進管理檔案的科學化水平建設。此外，部分工作者在進行檔案管理工作時，缺乏認真的態度和責任心，難以及時發現檔案管理科學化水平建設中存在的問題，對管理檔案科學化水平建設不夠重視。因此，有必要培養一批專業的管理檔案科學化水平建設人才，促進檔案管理工作的開展。

2、領導者對管理檔案科學化水平建設不夠重視

目前，各單位的領導在提高管理檔案科學化水平建設時，只是簡單地將專業人才引入，并沒有為其指定相關的研究工作和目標，對管理檔案科學化水平建設工作不夠重視。此外，部分領導對管理檔案科學化水平建設沒有進行全面的了解，沒有將管理檔案科學化水平建設貫徹落實，只是將與管理檔案科學化水平建設的有關工作轉交給下屬，導致管理檔案科學化水平建設工作停滯不前，難以達到預期的目標。

3、當期管理檔案工作科學化水平程度低

雖然信息技術已經得到廣泛的發展和普及，但是許多單位在進行檔案管理時，仍然采用落后的管理方式，將許多重要的檔案信息記載到紙張上，導致現代檔案管理工作的科學化水平程度降低。此外，采用紙質檔案存在許多弊端，其一，紙質檔案容易受到外界環境的影響極易損壞，一旦發生損害將難以恢復;其二，在進行信息查找時，難以快速地從紙質檔案中找到。

二、提升檔案管理水平的優化路徑

1、健全規章制度，依法規范管理檔案

制度化是做好黨校檔案管理工作的基礎，只有黨校檔案管理工作實現了制度化，黨校檔案才能發揮應有的作用。為實現黨校檔案的規范化、制度化，要不斷建立健全黨校檔案規章制度，構建黨校檔案的立卷歸檔、保管、利用、保密、鑒定、移交等制度，建立健全崗位責任制，完善檔案管理的獎懲制度，特別是要盡快制定電子檔案歸檔管理制度，并將有關制度下發到各部門及相關人員手中，使黨校檔案管理工作嚴格按制度進行，管理任務分解到位，落實到人。另外，各級黨校主管部門要加強黨校檔案管理工作的監督、檢查與指導，加強業務培訓，依法規范管理，獎懲分明，逐步使這項工作走上健康發展的軌道

2、做好收集歸檔，保證檔案齊全完整

如果館（室）藏檔案不豐富、檔案資源貧乏，就很難體現檔案的價值。黨校檔案收集工作是黨校檔案管理工作的重要基礎，要獲得豐富的原始材料，就要拓寬收集的種類和內容，加大信息覆蓋面，做好各種材料的收集歸檔，將傳統的以紙質文書為主的資源結構，轉變為以文書、教學、科研檔案為主體，兼顧基建、外事、財務、照片、聲像、實物等其他類別的檔案。在黨校檔案收集的過程中，黨校檔案人員應根據本校檔案分類方案，制定黨校檔案材料收集明細表，將應收集的材料列出目錄，分發到相關人員手中。每學期開始和結束是黨校檔案形成的主要時間，應抓好這兩個時機，集中精力收集。同時注意跟蹤調研各部門有價值的信息資源，做到特殊情況及時收，重要材料隨時交。當有重要培訓班、重要會議、重大活動、重要人物來訪視察時，檔案部門都應提前介入，全程跟蹤，專項收集，確保材料的萬無一失。各部門還要通過內外網接收黨校相關文件材料，并通過網絡歸檔相關電子材料。這不僅可以大大提高工作效率，工作質量也能上一個新的臺階。

3、采用先進技術，進一步實現檔案信息化

在當今信息化時代，黨校作為黨的干部教育培訓基地，應加快檔案信息化建設步伐，建立與之相適應的現代化檔案管理體系。黨校檔案信息化建設是一個長期工程，必須超前做好規劃。要建立統一、規范、操作性強的檔案管理軟件和信息平臺，并與電子政務、辦公自動化相結合。力爭把黨校檔案信息化建設納入到學校的信息化整體規劃中，獲得足夠的經費支持，加快信息化的基礎設施建設，配備適合黨校使用的高穩定性與高安全性的網絡設施，相應的數據庫服務器、存儲器等硬件建設和規范化的檔案信息管理軟件。由于傳統檔案都是以紙質的形式存在，必須通過錄入、掃描等形式進行數字化處理，才能作為數據庫的組成信息供利用者查閱。要通過掃描錄入、數碼翻拍等方式對紙質檔案進行數字化加工，逐步建立全文數據庫。由于館藏檔案數量巨大，因此優先對重要的、珍貴的、容易受損的、利用率高的檔案進行加工，不斷擴大電子檔案存量。還要利用各種先進技術將紙質檔案數字化，進入信息管理系統，將各種檔案進行整合，形成各種具有黨校特色的，既適合黨校教育和服務對象需求，又具有較強競爭力優勢的檔案信息資源數據庫，以適應黨校檔案信息化建設需要。

4、搞好開發利用，更好發揮檔案作用

全方位地為黨的各項事業服務，是黨校檔案管理工作的較終目的。因此，黨校檔案只有充分開發利用，才能更好地行使服務功能。黨校檔案部門要貼近全校的中心工作、重要活動和群眾強烈關心的問題，廣泛掌握利用需求，科學預測需求熱點，為教學科研服務、為培訓學員服務、為領導和決策層服務。特別是在信息化的大形勢下，除采用傳統的開發利用方式外，還要采用先進的技術手段，以計算機和網絡技術為工作平臺，為利用者提供便捷的查詢路徑，實現檔案信息的網上檢索和信息共享。要充分利用現代化手段，做好黨校檔案目錄匯編的編輯工作，定期公布庫藏情況，以便教職工及時查閱。做好黨校檔案信息內容的加工和服務工作，由被動服務轉向主動服務，搞好智能服務，開展指導服務，提供信息咨詢，努力提高黨校檔案信息資源開發利用的深度。要在黨校教學的不同階段、教學進程的不同周期、針對不同的教學崗位和教學任務，充分展示黨校檔案管理工作高質量的服務水平。

5、加強隊伍建設，提高檔案人員素質

做好黨校檔案管理工作，較關鍵的問題是要有高素質的黨校檔案管理人員，要求黨校檔案管理人員要具備較強的政治素質和高度的責任心，維護黨校檔案管理工作的紀律性和嚴肅性;要有較高的業務素質，了解自己的業務范圍，精通黨校檔案管理業務，熟知計算機硬件、網絡、安全防范等技術。要做到這一點，就必須通過定期參加業務培訓、各類檔案知識講座、專題研討會、經驗交流和考察學習等活動，及時掌握黨校檔案管理的較新信息和技能，不斷優化自身知識結構，提高業務能力。黨校還必須重視檔案管理人員的繼續教育，著重提高他們的管理能力、創新能力和對新技術吸納、整合能力，從而更好地勝任本職工作。

三、結語

黨校檔案管理是黨校各項管理工作的關鍵組成部分，對黨校開展日常工作起到重要的指導作用，因此，管理人員一定要更新觀念，針對檔案管理中出現的問題進行有效分析，并且采取有效措施，提高檔案管理的質量和效率，為黨校的健康發展奠定基礎。

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（作者單位：中共衡陽縣委黨校）