電子檔案法律證據價值的維護研究

劉貞伶

摘要：隨著法院對于電子證據的認可，電子檔案作為證據的使用量有所增加。面對電子檔案數量急劇增長的情況，如何確保有價值的信息能夠被固定并妥善保存，以維護電子檔案的法律證據價值成為關鍵問題。文章在闡釋電子檔案的概念、特征和探究國內外電子檔案法律證據價值維護現狀的基礎上，從法律規定、技術手段、法律機構、檔案機構四個方面提出電子檔案法律證據價值維護的建議。

關鍵詞：電子檔案；法律效力；證據價值

分類號：G270.7

Research on the Maintenance of the Legal Evidence Value of Electronic Archives

Liu Zhenling

（School of Information Management of Peking University， Beijing， 100871）

Abstract：With the courts approval of electronic evidence， the use of electronic archives as evidence has increased. With the sharply increasing number of digital archives， how to ensure that valuable information can be fixed and kept properly to maintain the legal evidence value of electronic archives becomes a key issue. On the basis of explaining the concept and characteristics of electronic archives and exploring the status quo of the maintenance of the value of legal evidence in electronic archives at home and abroad， the proposals for the maintenance of the value of legal evidence in electronic archives are put forward from four aspects： legal provisions， technical means， legal institutions and archives institutions.

Keywords：Electronic Archives； Legal Effect； Evidence Value

社會活動的開展越來越依賴計算機及互聯網，由此生成的信息逐漸增多，這對法律領域與檔案領域都產生了極大的影響。根據《2017年度全國檔案行政管理部門和檔案館基本情況摘要》統計數據顯示：“截至2017年底，館藏電子檔案162.9萬GB，其中，文書類電子檔案84.2萬GB，數碼照片26.3萬GB，數字錄音、數字錄像52.5萬GB”。[1]隨著電子檔案資源在數據總量和數據類型上日趨豐富，館藏檔案形成了以電子檔案為主體，多種載體檔案并存的館藏結構。這些電子檔案是對社會活動的歷史記錄，能夠在解決爭端、處理案件和法律訴訟中發揮作用，也是企業、個人利用法律武器進行維權的依據。

目前，學者們對于電子檔案法律證據價值維護的研究集中在探討電子檔案的定義與特征、電子檔案的證據資格、電子檔案的法律認可度、電子檔案法律效力的保障措施四個方面。熊煒認為具有保存價值的電子文件經過收集、整理歸檔后成為電子檔案[2]；林艷認為電子檔案滿足客觀性、相關性、合法性，其具有法律證據資格[3]；王曉玲指出雖然電子檔案與其他證據一樣并非是絕對保真的，但是電子檔案如果被其他證據所證實，就可以具有作為證據材料來輔助與完善案件處理的資格[4]。關于電子檔案的法律認可度，大部分學者認為主要障礙在于其原始性與真實性難以認定。例如，王敬政認為從檔案實態到虛擬態的轉化過程易受人為因素的破壞，從而影響電子檔案的客觀性與真實性，進而影響電子檔案的憑證作用與法律效力[5]；康燕玲談到了由電子文件可分離性造成的穩定性問題[6]。學者們對于電子檔案法律效力保障措施的看法主要集中在技術層面與法律層面。例如，孫兆偉談到電子簽名技術對于數據保全的重要性[7]；胡丹進行了基于實踐的認證系統保全的相關研究[8]。但是這一領域研究成果總體較少，且主要集中在2010年以前，對于國外的實踐現狀和國內的創新措施談及較少。因此，筆者擬在總結國內外相關經驗后，對電子檔案法律證據價值的維護提出拙見。

1電子檔案的概念與特征闡釋

隨著社會進入知識經濟時代，計算機被廣泛應用在檔案領域，產生了大量的電子檔案。國家檔案局在《企業電子文件歸檔和電子檔案管理指南》中指出，電子檔案是具有憑證、查考和保存價值并歸檔保存的電子文件[9]。《電子簽名法》中指出數據電文是以電子、光學、磁或類似手段生成、發送、接收或者儲存的信息；電子簽名是指數據電文中以電子形式所含、所附用于識別簽名人身份并表明簽名人認可其中內容的數據。電子證據以電子數據為本質，具有多種表現形式[10]。筆者認為，電子檔案在形式上屬于電子證據，且與數據電文、電子簽名具有共同的本質。從理論上講，電子檔案滿足作為訴訟證據的三個基本特征，即電子檔案具有客觀性、關聯性與合法性。檔案是原始的信息記錄，任何一項工作和生產活動形成的檔案之間都有著密切聯系，并且電子檔案能夠按照法定程序被收集和運用。但是值得注意的是，相較于傳統的紙質檔案，電子檔案的載體具有多樣性，其所依賴的磁性存儲介質、光盤存儲介質等存在載體壽命短、介質穩定性差等缺點，這使電子檔案存在被改動的可能。在發揮檔案的法律證據價值時，如果檔案本身內容有誤，無論檔案與案件具有多大的關聯性，都無法作為證據使用。也正因如此，人們對其法律效力的認可度有著爭議。電子檔案法律證據價值的維護是對電子檔案的真實性和證明力的維護，它貫穿在電子檔案法律證據價值發揮及電子檔案資源的長久保存過程中。

2電子檔案法律證據價值的維護現狀

2.1法律規定

（1）肯定不同種類電子證據的法律效力

在法律方面，各國陸續新增了一系列新的法律框架，逐步肯定了電子證據的法律效力，其主要目的是維護電子檔案的法律證據價值、加強索賠管理、防范和控制訴訟風險。“英聯邦證據法”放寬并在某些情況下取消了對訴訟中可以接受的證據的限制，使法院能夠獲得更多的相關證據，以便查明事實[11]。此外，加拿大也通過《統一電子證據法》《個人信息保護和電子文件法》等有關法律明確電子證據的價值。而我國的訴訟法也逐步給予了電子證據獨立的合法地位，例如，《電子簽名法》明確了電子簽名和數據電文的含義，肯定了電子簽名與數據電文的法律效力與證據作用；《電子商務法》則肯定了電子合同與電子發票的法律效力與證據作用。

（2）明確電子證據同等證明力的條件

法國頒布了新的法律證據制度，提出如果能夠明確識別作者并且文件的完整性得到保留，電子檔案和紙質檔案就具有相同的法律證據價值[12]。《比利時數字法》將電子簽名和電子身份認證有關的電子信息服務條例的一些條款納入了比利時經濟手冊，這項法律為電子存檔定義了一個額外的法律框架，并確保保存在合格檔案系統中的電子文件能夠隨著時間的推移保持其法律價值[13]。我國在2019年公布并施行《國務院關于在線政務服務的若干規定》，其第十二條指出，符合檔案管理要求的電子檔案與紙質檔案具有同等法律效力，第十三條也明確了電子簽名、電子印章、電子證照、電子檔案的法律效力[14]。

2.2技術手段

（1）更新信息技術基礎設施

信息技術基礎設施的建設與更新主要包括系統和工具、存儲、網絡容量、數據完整性和信息系統安全性。在可信的電子對象存儲庫中存儲內容，并在其整個生命周期中提供對內容的持續管理和訪問。例如，聯合國檔案館將由國家數字化管理聯盟（National Digital Stewardship Alliance，NDSA）創建的數字保存成熟度模型作為其衡量數字館藏保存水平的標準。數字保存成熟度模型根據儲存位置、數據完整性、信息安全、元數據、文件格式和物理介質6個要素對數字館藏的保存水平進行評估。目前，聯合國檔案館已經測試了一組開源工具，并將其應用于數字館藏的長期保存中[15]。這也為電子檔案的保存提供了良好的技術基礎。

（2）借鑒司法鑒定技術

英國數字保存聯盟（Digital Preservation Coalition，DPC）提出，信息處理必須具有適當的敏感性和安全性，同時要明確保護其證據價值，而檔案人員和其他存儲機構的專業人員可從司法鑒定技術中受益，以解決電子檔案的真實性、問責性和訪問性問題[16]。司法鑒定技術正在進一步處理來自移動設備、網絡和遠程計算機上的信息，包括實時數據、云服務等內容。實際上，電子檔案保管員和司法專家都需要監控和了解如何使用技術來創建、存儲信息，并按照相關標準和最佳做法負責任地管理這些信息。電子檔案的法律證據價值維護可以借鑒相關領域的技術，通過提取和挖掘相關的元數據和內容，實現大數據環境下細粒度的訪問控制與審計管理。

（3）應用區塊鏈技術

區塊鏈誕生以來主要解決交易的信任和安全問題，而該技術也同樣適用于需要高度保真的法律證據。2018年，英國司法部下屬的英國法院和法庭服務（HMCTS）和英國內閣辦公室開放創新小組舉行了聯合會議，旨在推動對分布式分類賬本技術（Distributed Ledger Technology，DLT）的研究，并在區塊鏈平臺上開展電子證據的存儲試點項目，即建立區塊鏈和通過數字賬簿協助法院改革[17]。國內的杭州互聯網法院也應用了區塊鏈技術來定紛止爭，使電子證據的生成、存儲、傳播和使用全流程可信。目前，以區塊鏈技術為代表的新技術正在逐步探索與應用中，智慧法院建設的步伐也在逐步加快，但是總的來說整個取證體系并未完全成熟。一方面，區塊鏈技術主要還停留在在存證階段，而取證階段的不可信風險仍然較大。另一方面，區塊鏈中私鏈的節點質量雖然比較高，但是節點數據很少，在一定程度上可能帶來更多風險。

（4）開發符合電子檔案“單套制”管理要求的檔案系統

除了應用技術手段來解決電子檔案在法律證據價值發揮過程中存在的問題以外，電子檔案法律證據價值的維護還應該關注電子檔案的長期保存問題。上海自貿試驗區通過一系列技術的綜合應用，實現電子文件的全程管理，保障電子檔案“單套制”管理模式的運行。例如，其開發的電子文件歸檔和電子檔案管理原型系統，可以通過定期檢測各項電子文件歸檔的指標來保障電子文件長期可用[18]。隨著信息系統環境的復雜化，電子檔案的種類增多，帶來了一系列管理難題，如電子文件容易被修改和入侵、云存儲空間的不足等。從電子檔案的雙套制管理向單套制管理模式的轉型是一個長期的過程，應用技術還需要逐步完善。

2.3法律機構

當前，法律機構順應了互聯網時代的發展潮流，積極應用現代信息技術，以維護電子證據的法律效力和推動法律機構自身的發展。《最高人民法院關于互聯網法院審理案件若干問題的規定》第十一條指出，當事人提交的電子數據，通過電子簽名、可信時間戳、哈希值校驗、區塊鏈等證據收集、固定和防篡改的技術手段或者通過電子取證存證平臺認證，能夠證明其真實性的，互聯網法院應當確認[19]。例如，浙江法院開發了材料收發及智能卷宗系統，能夠自動編目、排序，法官完成目錄校驗后可一鍵歸檔，避免二次掃描影響效率，這有利于形成完整無誤的電子檔案。

2.4檔案機構

除了法律機構以外，檔案機構也主動對電子檔案法律證據價值采取了維護措施。例如，澳大利亞國家檔案館中已有一個專門的分類是有關證據文件，其中包括澳大利亞證據法、保留法律程序文件、文件銷毀和法律訴訟等。國家檔案館建議各機構制定合理的程序來監測很有可能在當前或未來的法律訴訟中被用作證據的機構文件，并且應當確保文件不被銷毀。在特定情況下，檔案館還可以發布正式的"處置凍結"通知，暫停銷毀已查明問題有關的記錄[20]。而反觀國內，浙江省檔案館建設了電子檔案長久保存系統，通過透明加密技術和量子安全存儲技術、OFD格式轉換工具、可信時間戳等對接收進館的電子檔案實施出入庫監管，實現了全流程有效管理與安全可溯[21]。

3電子檔案法律證據價值的維護建議

3.1法律規定

國家對電子檔案的法律效力已經有了進一步的規范與要求，法律法規的不斷完善對于維護和發展電子檔案作為法律證據這一基本目標確有其進步意義。目前有關電子證據的法律規定已經較為完善，但是由于電子檔案涉及長久保存的問題，國家機構需要進一步對電子檔案進行詳細的規定和說明，以提升電子檔案的法律效力和法律地位。

3.2技術手段

（1）建設法律證據平臺

在信息時代，如何將新技術運用到檔案管理中，在保障檔案真實性、完整性的同時發展其利用服務職能是修訂檔案法時重點關注的問題。筆者認為，我們應當建設一個法律證據平臺，推動各部門對電子檔案信息的互信、互認，實現電子檔案歸檔的全流程管理。利用分布式賬本技術，并且采用私鏈錨定公鏈的方式，減小數據庫被攻擊的可能性，從而保障數據的安全性。對于第三方的存證平臺，我們應當利用加密的互聯網技術取證，并且要注重取證后的驗證。

（2）完善電子檔案長期保存系統

電子檔案在長久保存過程中面臨著很多的挑戰，包括載體脆弱性、信息安全問題等。這對電子檔案管理各個階段所產生的元數據的安全記錄與保存提出了要求。筆者認為，對于適合“單套制”管理的電子文件歸檔和電子檔案管理系統建設，應當緊緊圍繞電子檔案的管理要求，應用元數據采集、電子認證等技術，推動電子檔案的長久保存，維護電子檔案的證據價值與法律效力。

3.3法律機構

（1）精簡歸檔

電子檔案作為原始憑證，對法律機構有著重要的證據價值。法律機構應當合理應用電子檔案自助查詢系統，在便于保管的同時充分開發檔案資源，建立良好的檔案管理體系，努力實現以電子檔案為主、紙質檔案為輔的案件歸檔方式，促進精簡歸檔常態化。此外，法律機構在對紙質文件進行歸檔時，可以采用檔號合并裝訂等方式，提升空間利用率。法律機構也應當主動對館藏資料進行數字化加工，及時將庫存卷宗錄入數字檔案系統，實現數字化存檔。

（2）線下與線上立案

當事人及代理人可以通過線下和線上兩種方式進行立案。通過線下立案時，在辦理過程中產生的文書掃描工作，法院可以采用外包的方式，確保案件材料能夠隨案隨掃，并實現結案端的檔案數字化。通過網上立案平臺提交的案件，法院應當逐步形成電子卷宗收集、保存、歸檔等全流程管理模式，推進電子檔案由電子卷宗隨案同步產生和深度運用。

3.4檔案機構

（1）發揮檔案部門的作用

筆者認為，檔案部門作為證據流轉過程中的關鍵一環，也應發揮其權威作用。首先，檔案部門應當加強與法律部門的合作，促進立法規范。其次，檔案部門應該積極進行宣傳，引導企業規范處理文件，進一步提高企業對于檔案工作的認識。企業檔案不僅具有重要的信息價值，而且具有證據價值，這些檔案涉及企業自身的利益甚至社會的穩定。再次，檔案部門應當整合各方面的檔案信息資源，規范檔案管理流程，在檔案工作流程以及長期保存中都應該對電子檔案采取適當的保護措施，提供全流程長久保存管理，包括系統管理與設備控制、數據管理與數據遷移、監控服務與掃描檢測等，提高檔案服務質量。最后，檔案部門可以進一步宣傳檔案工作，傳播檔案知識，弘揚檔案文化，發揮檔案的社會教育功能，進而提升社會檔案意識，這也一定程度上有利于證據的保全。

（2）提高檔案人員的素質

檔案機構應加強對檔案工作人員的技能培訓，使人為因素對電子檔案的影響減少，以確保電子檔案的原始性和真實性。首先，檔案人員應當加深對電子檔案的理解，將其以保存紙質檔案為主的傳統思維方式向以保存電子檔案為主的思維方式轉變。其次，檔案人員應當學習對電子檔案的管理，其管理方式與紙質檔案有所不同，尤其要注意電子文件的持續可讀性、保存與備份等。總之，檔案人員應當在掌握電子檔案特性的基礎上，結合檔案管理的各個環節，提高自身的素質，以適應檔案工作不斷發展的需要。

4結語

總體而言，維護電子檔案的法律證據價值，也就是維護電子檔案的真實性與證明力，都還需要從各方面進一步完善。目前，雖然電子證據已經具有正式的法律地位，但是法律法規尚未對電子檔案的具體應用進行明確規范，技術層面也有待進一步發展。我們需要從電子檔案資源在長久保存和法律證據價值發揮過程中存在的問題入手，加強檔案機構與法律機構的合作，相互借鑒。維護電子檔案證據價值，發揮其法律效力，不僅能夠推動立法的完善、提升政府部門的工作效能、保障企業與個人的合法利益，還能夠使檔案和檔案工作更受保護和重視，推動檔案的現代化管理。

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