國企檔案信息化管理的構(gòu)建探究

沈 靜

（武漢地產(chǎn)控股有限公司，湖北 武漢 430000）

檔案管理是國企管理工作的重要內(nèi)容。檔案信息記錄了國企日常工作情況，也在一定程度上反映著國企的工作內(nèi)容。通過加強檔案信息化管理，國企工作人員可以結(jié)合工作需要，高效地查詢到所需資料，進而為各項工作的有序開展提供充足的數(shù)據(jù)信息支持。以下內(nèi)容分析了國企檔案信息化管理的重要作用，并提出了檔案信息化管理構(gòu)建策略。

1 國企檔案信息化管理的重要作用

1.1 有效提升信息化管理效率

快速發(fā)展的信息技術(shù)已在各行各業(yè)管理工作中得到了越來越廣泛的應(yīng)用。通過將其引入檔案管理工作中，使得此項工作具有了高效與便捷性。計算機技術(shù)使得過往傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)化為電子檔案。這不僅便于信息搜索與存儲，也有效提升了檔案管理質(zhì)量與效率。此外，檔案信息化管理可以快速實現(xiàn)信息共享與檢索等操作，且遠程信息共享，使得各個部門間的信息共享程度大大提升，進而大幅度提升檔案信息化管理效率。

1.2 有效提升檔案管理精準性

檔案信息管理的目的在于提升信息利用率，發(fā)揮出檔案信息的最大價值。企業(yè)經(jīng)營者或者各個崗位的工作人員，可以結(jié)合自身需要，高效地查詢或者檢索檔案信息。從價值角度來看，一般存儲時間較長，且過期的檔案具有較低的利用價值，為此會將其作為歷史數(shù)據(jù)存儲起來。為了方便日后查詢，檔案信息化管理使得存儲形態(tài)具有了豐富性。工作人員會結(jié)合檔案信息具體形態(tài)，將其以圖像、文字、日期或者數(shù)據(jù)等形式存儲起來。由于信息化檔案存儲方式，可以較為完整的記錄原始信息，進而在很大程度上提升了檔案信息的存儲精準性，并提升了檔案管理質(zhì)量。

1.3 大大提升了信息共享力度

互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)具有開放性，這為企業(yè)間的信息共享提供了強有力的技術(shù)支持。國企的健康發(fā)展，離不開自身的努力，也需要各個企業(yè)間的相互協(xié)作。因此，國企在加強信息化管理時，為企業(yè)間的信息交流與共享創(chuàng)造了良好條件，加大了各個國企間的互助與協(xié)作。此外，借助檔案信息化管理，國企高層領(lǐng)導(dǎo)可以對下級展開實時有效地監(jiān)管，以此調(diào)動起工作人員的工作積極性。

2 國企檔案信息化管理構(gòu)建策略

2.1 建立健全的檔案信息化管理規(guī)范

首先，國企需要結(jié)合自身營運情況，建立起科學(xué)合理的企業(yè)檔案信息化管理規(guī)范。企業(yè)需要將檔案管理權(quán)責(zé)落實到個人，以此提升國企檔案管理規(guī)范執(zhí)行力度。其次，建立完善的國企檔案管理工作方案，并配備專業(yè)的國企檔案管理設(shè)備與工作人員，以此保證工作方案的高效落實。最后，建立健全的國企檔案管理操作規(guī)范，保證檔案信息化管理有序進行。借助科學(xué)合理的紙質(zhì)檔案管理方法，來提升國企檔案信息化管理質(zhì)量與管理效率。

2.2 更新與優(yōu)化檔案信息化管理模式

首先，國企需要組建一支高專業(yè)素養(yǎng)的檔案管理信息化技術(shù)研發(fā)團隊。結(jié)合國企運營需要，開發(fā)出一套適宜的檔案信息化管理系統(tǒng)。其次，國企需要構(gòu)建一套高水平的檔案信息共享體系，來全面提升檔案管理水平。再次，建立科學(xué)的檔案智能化服務(wù)體系，以此來推動國有企業(yè)檔案管理項目的高效運作。在管理過程中，要重視信息共享力度，并加大信息挖掘力度，將檔案信息的潛在價值充分開發(fā)出來。

2.3 加大檔案信息安全管理力度

盡管檔案信息化管理，有效提升了檔案信息化管理質(zhì)量與效率，但是由于信息技術(shù)具有開放性，檔案信息安全極易受到黑客攻擊、病毒等隱患的侵擾。為此，國企在構(gòu)建檔案信息化管理時，需要給予檔案信息安全管理工作足夠的重視。具體措施如下：首先，企業(yè)需要積極開發(fā)檔案安全防護系統(tǒng)。通過科學(xué)合理劃分檔案應(yīng)用與檔案管理權(quán)限，來提升檔案管理工作的有效性。其次，加大安全防護方面的培養(yǎng)力度。國企需要積極組織檔案信息安全培訓(xùn)，幫助企業(yè)員工充分認識到檔案信息化安全管理工作的重要性，并嚴格按照操作規(guī)范等，進行信息查詢、錄入、檢索、存儲等操作。最后，建立完善的權(quán)責(zé)機制。通過將管理權(quán)責(zé)落實到個人，來督促檔案信息化管理人員有效執(zhí)行信息化管理制度，并有效提升檔案信息化管理質(zhì)量與效率，將檔案信息化管理中潛在的安全隱患有效排除。

2.4 加強國企檔案信息化管理團隊建設(shè)

首先，國企需要建立健全的人才選聘制度。在選聘環(huán)節(jié)，全面考察應(yīng)聘者的職業(yè)素養(yǎng)、工作技能、知識儲備等，組建一支高綜合素養(yǎng)的信息化管理團隊。其次，企業(yè)需要加大培訓(xùn)力度。通過定期不定期組織專項技能培訓(xùn)，保證檔案管理人員掌握了健全的檔案信息管理技能，能夠熟練應(yīng)對檔案信息化管理中的各項操作。最后，加強職業(yè)素養(yǎng)培訓(xùn)。檔案管理人員需要嚴格執(zhí)行檔案管理規(guī)范，精準收集、錄入、分類與存儲檔案信息，提升檔案信息的安全性、精準性與完整性。

2.5 加大檔案管理軟件系統(tǒng)開發(fā)力度

首先，國企需要結(jié)合自身營運情況，加大檔案管理軟件系統(tǒng)開發(fā)力度，來保證管理系統(tǒng)的適宜性。如果國企引進檔案管理系統(tǒng)時，需要全面掌握檔案信息化管理系統(tǒng)，并提升電子檔案信息錄入的完整性與精準性。其次，要及時更新與優(yōu)化檔案信息化管理系統(tǒng)。軟件升級與優(yōu)化，可以在一定程度上解決信息化系統(tǒng)存在的漏洞或者不安全 隱患。

2.6 加大硬件建設(shè)力度

檔案信息化管理工作的順利進行，離不開先進的硬件設(shè)備。因此，國企需要加大硬件建設(shè)力度，以此提升檔案管理中各項硬件設(shè)備的先進性與科學(xué)性。首先，國企需要結(jié)合自身的檔案信息化管理需要，采購適宜的計算機、掃描儀等硬件設(shè)備，促進檔案信息化管理工作的順利進行。其次，要加大硬件設(shè)備維管力度。對于一些經(jīng)常性故障，且使用年限較長的計算機，要及時將其淘汰，以此保證檔案資料的存儲安全性。

2.7 積極構(gòu)建數(shù)字化檔案館

數(shù)字化檔案館是檔案信息化管理建設(shè)的重要標志。然而，數(shù)字化檔案館工作需要投入大量的人力、物力與財力。且數(shù)字化檔案館的建立需要各個部門間的協(xié)調(diào)與溝通。因此，在推動數(shù)字化檔案館建設(shè)工作時，企業(yè)需要結(jié)合實際的檔案管理工作情況，來統(tǒng)籌規(guī)劃檔案信息化管理，并做好相應(yīng)的銜接工作。

3 結(jié)束語

總之，快速發(fā)展的信息技術(shù)，已被廣泛應(yīng)用到各行各業(yè)中。通過將信息技術(shù)應(yīng)用到國企檔案管理工作中，有效提升了檔案管理質(zhì)量與效率，加大了檔案信息利用力度，并為國企各項工作的有序開展提供了強有力的檔案信息支持。以上內(nèi)容分析了國企檔案信息化管理的作用，并提出了相應(yīng)的構(gòu)建策略。希望可以給相關(guān)工作者帶來一定的啟示作用。