信息化視域下的高校行政檔案管理創新

楊曉紅

（湖南師范大學樹達學院，湖南 長沙 410017）

行政檔案管理是高校檔案管理中不可分割的重要組成部分，如何運用信息化技術對行政檔案進行管理和創新、如何提升行政檔案管理工作的質量是檔案管理工作者需要深入思考的問題。

1 高校檔案管理體系建設的重點

1）檔案的信息化與安全性。在行政檔案管理工作中，運用信息化技術進行檔案管理是大勢所趨，信息化技術可以讓紙質檔案、照片音頻視頻等內容都進行信息化的處理，使用更加便捷。在行政檔案管理中，由于檔案涉及內容有上級機關、同級機關有關高校行政管理的綜合性文件材料、以及規章制度、會議紀要、合同、統計年報等行政綜合管理方面的重要材料，還有審計、武裝、保衛、后勤、圖書檔案、高教研究等工作中形成的具有保存價值的各種載體的文件材料。數量龐大，在進行傳統館藏查找時會非常不便，在保管與利用中也存在不同程度的問題。當借助信息技術進行行政檔案管理時，有些問題就會迎刃而解，檔案管理人員可以借助多媒體技術以及圖像視頻處理技術對紙質檔案、照片、音頻等內容進行掃描錄入和編輯。這樣，不僅讓檔案的保管工作更加簡單，在進行尋找與利用時也更加便捷，對提升行政檔案管理工作的效率有重要意義。在行政檔案管理中檔案信息的安全性是檔案管理的重要內容，相對于傳統的行政檔案管理來說信息化的檔案管理還可以加強檔案的安全性，信息化技術下可以對檔案設置多重保密和身份認證等，有助于提升檔案的安全性。

2）檔案信息的管理與共享。在行政檔案管理工作中對數據的保管、信息檢索與檔案使用是檔案管理工作的重點內容，檔案的調取與使用在檔案管理中占據著重要的地位，信息化技術的運用使行政檔案管理的使用與共享更加簡單。在傳統的行政檔案管理工作中如果想要調取1份檔案，需要檔案管理人員到檔案庫房中從眾多的檔案中根據目錄進行查找，但是在信息化技術下，只需要在檔案管理系統中對想要調取的檔案進行名稱或關鍵詞輸入就能夠快速調取所需檔案文件。在信息化技術下，高校應加強行政檔案管理的資源共享，一般性檔案資源可以讓師生通過信息平臺進行查閱，而對于重要的行政檔案文件則可以采用實名制驗證的方式或先取得查閱權限再經過管理員的核實才能進行查閱。這樣就可在加強信息共享的同時又保證行政檔案管理的安全性。

2 行政檔案管理中存在的問題

1）進行信息化管理的意識較為薄弱。就目前而言，雖然高校開始將信息化技術運用到行政檔案管理工作中，但是在實際的檔案管理運行過程中依然存在著許多問題阻礙著檔案管理工作效率的提升。首先是學校對信息化技術運用到行政檔案管理工作重視度不夠，在實際的行政檔案管理工作中依然采取傳統的管理模式，導致高校行政檔案管理工作的質量與效率較低。在信息化時代，傳統的檔案管理方式已經不能適應高校行政部門檔案管理的要求。高校信息化管理意識較為薄弱主要體現在高校領導對信息化檔案管理的重視度不夠，這直接影響了高校檔案管理的工作水平和工作效率。

2）信息化設備不夠完善，制度不健全。高校想要運用信息化技術提升行政檔案管理的工作效率，信息化設備是必要條件，但是在高校中信息化設備不夠完善、制度不夠健全也是當前行政檔案管理工作的一大阻礙。在高校中不管是檔案信息系統軟件還是計算機、掃描儀、復印機等硬件設備、在更新換代方面都存在著一定問題，設備短缺和落后陳舊是當前高校信息化設備的現狀，這嚴重阻礙了高校行政檔案管理的信息化進程。由于行政各部門之間的檔案收集管理也存在較大的不同，有的高校并沒有針對這一問題制定相關制度，在實際的工作操作過程中缺乏制度的約束，對檔案管理工作產生了消極影響。

3）檔案管理人員的專業素養欠缺。檔案管理人員是高校檔案管理的實施者，管理人員的專業素養對檔案管理工作的質量與效率會產生直接影響，但是目前高校檔案管理者不都是檔案管理專業的專職人員，還有其他專業的兼職人員，專業素養參差不齊。有人認為人事檔案關系到個人利益，重視程度高，而對于行政檔案這些部門檔案多不夠重視。由于管理人員的知識結構較為單一，受傳統檔案管理模式的影響，在進行行政檔案管理時所采用的方式也是固定的，這種固定方式已經不再適應當前高校的發展現狀。

3 檔案管理的創新措施

1）提高領導對檔案管理的重視程度，提升檔案信息化軟硬件建設水平。建議領導多到高水平大學的檔案館參觀取經，把其他高校檔案館的先進管理經驗帶入本館。為提升檔案管理工作的質量與效率，首先要提升檔案信息化軟硬件建設水平。信息化設施是進行信息化檔案管理的前提條件。高校應加強對信息化設施的資金投入，配備相應的檔案管理硬件，將數碼攝像機、掃描儀、計算機等設備配備齊全并及時更新，讓檔案管理工作人員能夠運用信息化設備提升對檔案管理的效率。除了要配備相關的硬件設施外，還應對軟件設施進行相應的開發與應用，在信息化檔案管理中高校應選擇適應學校實際情況的管理軟件，并將其與校園網絡相連接，從而實現檔案資源的共享。

2）加大檔案信息資源建設力度。在高校信息化行政檔案管理中，應重視信息化資源的建設力度。在運用信息化技術進行行政檔案管理時應創建規范化、標準化的行政檔案信息庫，對高校各部門不同行政檔案資源根據學校的實際情況進行分類整合。加快紙質檔案的信息化進程，創建相應的電子檔案庫，對紙質檔案編目后采用掃描的方式對原文進行信息化處理，讓師生通過信息管理系統共享紙質檔案中的目錄和原文信息。針對電子文件要實現信息資源的多元化，通過多種方式建立信息資源，以此來提升行政檔案管理的水平和效率。

3）建立高素質信息化團隊。就我國目前現狀而言，多數高校檔案管理人員的專業素養都有待提高，針對這一問題高校應建立高素質的信息化團隊。首先應對現有的行政檔案管理工作人員進行定期培訓，讓檔案管理人員具有先進的信息化檔案管理理念與知識，以此來提升檔案管理工作人員的專業知識和專業水平。只有更新管理理念、創新管理方式，才能提升高校檔案管理工作的效率。

在信息化技術飛速發展的當下，檔案已經滲透到了人們生活的方方面面，對人們的生產、生活產生了重要影響。高校行政檔案管理是高校工作運行的重要組成部分，在高校辦學規模不斷擴大的情況下，傳統的檔案管理模式已經不再適用于高校行政檔案管理工作的開展，高校應將信息化技術融入到檔案管理工作中，以提升高校行政檔案管理工作的質量與效率。因此，高校通過提高信息化建設水平、加大資源建設力度以及提升檔案管理人員的專業素養等方面來促進信息化技術在高校行政檔案管理工作中的應用，推動高校檔案管理信息化進程的飛速發展。