淺析信息時代下人事檔案管理的問題與對策

翟頤薇

（重慶市渝北區中醫院，重慶 401120）

通過對現實情況和學術研究領域觀察，我們能夠發現業界人士和相關學術理論研究者往往對信息時代下檔案管理這一問題給予很高的關注度，尤其很多學術理論研究者在這一方面進行了相當深入的研究，也產生了許多的研究成果。可以說這一客觀現實值得我們去審視，因為任何一項議題的確立往往需要立足于一定的熱點和研究趨勢至上。這樣才能夠使自己的學術研究和整個學術界的研究動態相吻合，這是筆者選擇信息時代下檔案管理這一議題的根本原因所在。通過對相關領域已發表學術論著的研讀，筆者發現很多觀點和方法值得借鑒，但是由于學者自身研究方向限制和現實因素，該問題的研究尚有很多空白之處，這可以說是前人研究的遺漏之處，但這恰恰為新的研究的提供了一定的方向和空間，這樣學術研究才能夠不斷創新。筆者在捕捉該問題的研究新空間和新角度之時，選擇了剖析存在問題和分析相關對策的這一角度。希望從以解決相關問題為切入點，進行新的探索。

1 信息時代背景下人事檔案管理困境分析

人事檔案管理工作在信息時代背景下的實際開展過程中存在著一定的問題，這些問題來源于客觀因素和主觀因素的共同所致，在很大程度上已經形象到了檔案管理的長期健康發展。對存在的問題進行歸納和分析有利于我們更好地認清現實，從而推動相關問題的解決。

1）人事檔案管理模式傳統落后。原有的計劃經濟模式產生影響往往能夠輻射社會各個方面的工作，人事檔案管理工作也不能免受影響。在這種影響下，檔案管理方式呈現出的狀態傳統且落后，僵硬死板，形式老套。實際工作中，檔案管理程序混亂重復，并且效率極低。信息技術已經廣泛應用，但是檔案管理工作具體的操作模式中，沒能做到與信息技術的緊密結合。很多相關領導和負責的思想還相對比較陳舊保守，拒絕進行一些新的嘗試性改革[1]。

2）管理人員素質低下。檔案管理管理人員的素質低下表現理論素質差，信息技術專業能力缺乏、道德修養低。從現實情況來看，管理人員的實際理論素養與現實需要之間脫節現象嚴重，他們的理論素養更多是政治理論那一套，在信息時代的今天對于實際的工作根本沒有任何的實際意義。另外很多檔案管理人員對創新工作的認識不深刻，管理意識薄弱，總之他們根本無法應對信息時代帶來的各種挑戰

3）缺乏有效的監督機制。從現實情況來看檔案管理工作的內外監督、獎懲機制、投訴機制往往形同虛設。一方面，內部監督力度不夠，根本沒有專門的監督機構，監督工作根本無法落實。另一方面沒有有效的外部投訴機制，這樣存在的很多問題根本無法反映上來。

2 信息時代下人事檔案管理完善的對策

通過上述對存在問題的全面分析，我們既能夠認識到存在問題的實質，還能夠找到解決問題的方法與路徑。筆者認為對信息時代人事檔案管理中存在的問題解決往往表現為充分利用信息時代優勢新方法的實施。具體的實施路徑應該立足于宏觀視野下，充分考慮實施路徑的可行性和可效性。具體的實施路徑表現為以下三個方面。

1）積極創新人事檔案管理模式。人事檔案管理模式的落后產生的最直接的負面影響就是極大地降低了人事部門檔案管理的工作效率，而克服這一方面的問題的關鍵途徑就是采用先進的檔案管理方式。檔案先進管理模式的引進是一項難度非常大的工作，在完成這一工作的過程中，相關部門應給予充分的重視，加大人力、物力、財力的投入，實現檔案管理工作模式的創新[2]。

具體的新模式的打造往往表現為先進科學技術融入到檔案管理之中，在進行檔案管理時，可以采用與信息技術有機結合的檔案網絡查詢系統。這樣能夠充分利用信息網絡技術的各種優勢，解決以往難以克服的問題，從而極大提高工作效率，最重要的還在于這種先進的工作模式往往能夠踐行“以人為本”的服務宗旨。

2）組織相關培訓從而提高檔案管理人員素質。信息時代下完成人事檔案管理工作的升級和更新必須對檔案管理人員加強相關的培訓工作，提高管理人員綜合素質和一些新的專業能力。首先，在培訓中必須使每一位管理人員明白真正的檔案管理工作需要管理人員極高的先進理論素養和扎實的信息技術專業能力，需要管理人員的用心對待，認真服務。只有這樣才能真正實現檔案管理工作的創新和有效 升級。

培訓工作應該落到實處，保證每一位檔案管理人員都能夠參加，并且在培訓中能夠有所收獲。這就需要制定相關的制度，將每一位檔案管理人員參加培訓情況與他們的業務考核掛鉤。任何的工作一旦與個人的經濟收入聯系起來，往往就能夠使他們認真對待。

3）完善人事檔案管理部門內外的監管機制。完善檔案管理部門內外的監督機制一方面表現為信息時代對廣大檔案管理部門提出的實踐新要求，另一方面更表現對檔案管理體制創新化的完美體現，畢竟體制的創新才是應對新形勢變革的核心[2]。毋庸置疑的是完善檔案管理部門內部的監管機制確實可以增強檔案管理人員的工作自覺性。

具體的實施措施表現為積極完善的檔案管理內部獎懲機制，能夠讓管理人員在競爭和監督中產生一種強烈的危機感，從而實現認真工作的目的。所謂無規矩不成方圓，無論是誰相關的規定和制度是不能夠違反的，一旦違反就按照相關制度進行嚴懲。而檔案管理部門內部監督機制主要的著眼點集中在管理人員工作中的語言態度、行為舉止及理論素養等方面是否乎服務型人員的要求[3]。

還需要強調的是要把投訴機制的完善作為發展外部監督機制的一種重要途徑，有投訴機制表現為通過舉報投訴電話、微信、各種留言網站使得群眾能夠充分表達意見和訴求，能夠把一些細節的問題充分反映出來。

3 改進信息時代下的人事檔案管理工作的價值分析

改進信息時代下人事檔案管理工作具有較高的價值，這種價值總體表現為檔案管理工作的開展注入了新的活力，使檔案管理工作呈現出新的面貌。

首先信息時代下的一些先進科學技術和先進工作理念能夠全面地進入到檔案管理工作中，在一定程度上提升了工作效率和提高了工作質量。這樣能夠使檔案管理工作享受社會進步帶來的諸多好處。其次，人事檔案管理工作的改進能夠實現管理人員隊伍自身工作素質的提高，從而逐漸實現人員隊伍的更新換代，從而更加充分地發揮管理人員的主觀能動性。應該說人員素質的提升所產生的產值和意義是我們難以想象的。最后，檔案管理工作的改進是對其自身演變和發展的一種必然。