試論企業行政管理中存在的常見問題及解決對策

●管 潔

企業行政管理指行政部門按照國家相關政策和自身的規章制度，對企業內部進行管理的過程，其需要輔助各部門工作。高效的行政管理工作，能夠大幅度提升企業經濟收益，促進企業穩步發展。

一、企業行政管理的特點

我國企業在長期的發展中，已經形成了行政管理體系，并且在工作中和企業中其他崗位緊密相連，幫助企業提升經濟效益，行政管理和其他部門相比，具有下面幾點特點：

第一，時效性。企業中的行政管理工作，主要目的是維護企業正常運轉，工作方法則是下達指令和制定行政方針等。其實效性要求行政管理工作更加全面，并隨著企業發展目標和階段進行政策的改變。一般情況下，行政管理使用直接約束的形式，可結合自身實際情況隨時作出工作的調整，因此，具有很強的時效性。

第二，權威性。企業行政管理工作，通常直接由董事會負責，下級領導和基層員工為執行者，在固定的工作形式中進行，因此有權威性特征。正因如此，可以協調各部門之間的關系，在下達有關方案和政策時，可以提升執行力度，并能在此基礎上，制定企業制度。

第三，強制性。企業行政管理中的強制性，指在經營過程中，如果出現突發狀況或者經營問題，令后期的經營活動產生風險，行政管理部門的員工需要快速作出反應，針對發生的問題深入分析，總結出良好解決方案，并強制各部門配合，降低企業經營風險，以便保證穩定發展。企業行政管理的強制性特點，在某種程度上為其長久發展奠定了良好基礎。

第四，盈利性。企業行政管理工作的目的是通過對自身的約束和調整，進而提升企業經濟收益，獲取更高的利潤，因此行政管理工作的最終目標是提升經濟效益，保障在激烈的市場競爭中穩步前進。

第五，縱向性。該性質是在權威性下產生的，企業管理的執行者是中級管理層，為了維護企業生產經營活動的順利進行，需要約束和管理基層員工的行為。總的來說，主要是指上級領導對下級下達指令并執行的過程，具有縱向性特點。

二、企業行政管理中存在的常見問題

經過筆者對多個企業調查分析可知，現在企業行政管理工作存在很多問題，主要體現在下面幾點：

1.行政主體不明確。行政管理工作中最重要的是職能分工明確，通過有效管理制度，保證每名員工都嚴格執行。但是實際工作中，行政主體不明確。我國企業內部都是董事長責任制，其中有黨委和行政兩個管理機制，模式和職能相近，經常在管理工作中出現重復，黨委對員工工作不了解，而行政部門又和黨委溝通不足，出現職能缺位，管了不屬于自己范圍之內的事情，并且對于自己的本職也未有效落實。

2.使用科層管理制度?；跈嗤蕴攸c，現在我國很多企業還使用和政府組織架構相同的形式，即使用科層制的管理模式?？茖又乒芾砟Ｊ?，也就是官僚制，在合法權力基礎上，建設高效管理組織。現代經濟的發展，對企業要求提升，令其不但承擔一些公共事務，還要具有服務社會的作用，因此行政管理重要性日益凸顯。在企業中愈加重視行政管理，但是對其本質理解不清，過于強調權威性，科層管理形式，導致出現官僚主義、管理僵化等多種缺點。以金字塔形式展現科層制度，權利垂直分布，很多管理工作不以制度執行，而是依賴企業領導的個人意志，經常出現決策失誤的現象，阻礙管理工作順利進行。

3.監督機制不健全。我國部分企業依然執行董事會責任管理機制，在企業中的行政管理工作是為了實現不同部門的權利分配，在各個團體之間建立良好的關系。當前，我國企業在行政管理方面，缺少完整的監督機制，還是各自為政，單單依賴規章制度工作，降低工作效率。另外，部分管理人員為了提升自身政績，弄虛作假，因缺乏有效監督，造成管理工作執行不到位。

三、企業行政管理中問題的解決對策

1.健全企業行政組織機構。首先，明確崗位職責。針對我國部分企業行政管理受政治機制影響，建立和政府管理模式相同的組織機構的問題，企業董事會要積極轉變觀念，以自身情況為基礎，結合行政工作涉及的權力主體多元化的特點，明確行政主體，精細化崗位職責，通過有效制度，可有效避免互相踢皮球的現象。此外，還需建立工作問責制，針對工作中濫用職權和辦事拖拉的行政人員，進行問責，利用行政處罰和降低薪酬的形式，激發其工作積極性，轉變不良風氣，保證責權統一。企業明確崗位職責、實行問責制度的目的是為了提升工作人員的責任心，使其認識到自己工作的重要性，以便為企業發展更好的服務，進而提升工作效率。

其次，由科層管理向扁平化轉化。機構改革是市場經濟變革下，企業必然發展的趨勢。扁平化管理更加傾向人性化管理，將基層工作人員作為主要服務對象，對企業進步有重要意義，可以說在企業中使用扁平化管理的組織機構，可以提升基層員工對企業的信任和依賴，加強歸屬感。扁平化管理從理論上來說是科層管理的改革和優化，能夠擴展管理范圍。同時，也可以使用分權管理，減少中間不必要的管理部門，實現領導和員工的直接溝通。此外，還需借鑒外國企業管理形式，幫助我國企業員工更好地適應工作環境，并發揮服務本能，為企業生產經營服務，增強經濟效益。一方面，扁平化管理形式的運用，是縱向向橫向行政組織的轉換，和現代企業以人為本的文化不謀而合。另一方面，減少管理階級，行政權力逐漸向基層轉化。扁平化的管理形式，由原先的董事長下級逐層執行，變為現在基層員工執行，加強對員工的約束，有利于企業快速實現發展目標，有效提升管理質量。

最后，執行行政管理公開制度。實行行政管理公開，是完善企業內部管理的主要手段，基層員工可以參與到管理與監督中，有利于實現企業工作的公開化和透明化，讓所有員工都能參與到行政管理中。堅持“依法辦事、實事求是”的原則，以企業將來發展規劃為目標，對考核結果、獎懲機制落實情況、員工升職、物質采購等眾多敏感問題，向大眾公布，讓眾多員工了解和自身利益相關的事物，避免因為猜疑或者道聽途說而和企業產生隔閡。行政事務公開，可以通過會議、通報、公示欄張貼告示、網絡平臺等形式向大眾展示，還可使用新媒體，創建微信平臺和微博公眾賬號的形式，利用手機，向廣大員工展示。如果員工對公布結果和內容有疑慮，可以直接和領導溝通，解決心中疑惑。

2.提升企業行政管理執行力。“溝通將組織成員緊緊聯系在一起，為實現共同目標而努力”，企業行政管理中，經常因為信息傳輸不到位，產生誤解。而信息的傳輸和理解又貫穿整個管理工作中，只有有效的溝通，才能從根本上提升行政執行能力。

第一，增加行政管理中的信息傳遞。企業的行政管理工作依賴暢通的信息傳輸，并以溝通和交流為基礎。因此，要想提升企業行政管理的效率和質量，應優化溝通方式，增強信息傳輸速度。一方面，擴展扁平化交流渠道。很多企業，特別是大型企業，信息的傳輸一般利用會議、通告和文件的形式，此方法雖然正式，但是屬于單向溝通。所以，要想提升溝通效果，需使用“非正式”溝通形式，即基層員工和領導面對面溝通。心理學家曾指出，多種溝通形式中，面對面方式效果良好，而書面形式效果最差。因此，企業要擴展信息溝通方式，提升其有效性和便捷性。另一方面，雙向溝通，此形式不但有領導的信息傳輸，還可從員工口中得到信息反饋，利用交談的形式，直到雙方都滿意。使用該方法傳遞信息，具有準確性高的優勢，可以令溝通雙方在平等的地位上，對行政管理取得一致的認知，提升信息傳輸效果。

第二，轉變信息傳輸失真情況。大型企業在信息傳輸的過程中，因為信息內容多，種類全，會出現信息失真的情況，令執行者工作脫離原有方向，降低行政管理效果，基于此，要規范信息傳輸過程，保證其真實性和完整性。信息在傳遞的過程中，會面臨各種問題，任何一個環節不注意，就可能會產生信息失真，因此要采取有效措施，建立健全的行政管理機制，規范信息傳遞，因為在企業中信息的傳遞有復雜的特點，并在傳遞形式上有多變性。所以信息傳輸過程中，要保障信息合理，令接受者精準接受，提升信息使用率，實現行政管理目標。

3.建立民主法治的行政管理環境。第一，提升企業中所有員工的民主意識，不同的管理層次上的領導和基層員工共同建立了行政管理的主體，從主體構件分析，民主管理形式很重要，為各個主體提供工作動力。我國部分企業在行政管理上，產生權利沖突，主要體現在行政部門和黨委組織工作沖突，員工民主管理的意識就解決了這一問題，對行政部門工作進行監督，促進其合理運行，增強企業行政管理工作有序進行，利用民主意識，積極調動員工參與行政管理工作中。一流的行政管理團隊，會為企業發展創建良好的聲譽，進而吸引更多業務，提升經濟效益，經過作者多年的調研發現，優秀的企業行政管理，需要專業的人才參與。企業發展的本質是獲取利益，因此在行政管理中，要以優化業務和服務為基礎，培養高素質的工作人員，做好生產經營工作，為提升經濟收益創建良好環境。企業領導是行政管理的主要人員，需要提升其專業技能和重視。但是現實中，企業中很多部門的管理人員不重視行政管理工作，認為這只是行政部門的事務，和自己無關，因此不主動參與。針對此，企業董事長要加強和各部門領導溝通，增強其共同管理的意識，利用會議、宣傳等形式，提升所有部門領導參與行政管理的意識，將自己當做企業的主人，并將自身利益和企業發展緊密聯系起來，真正參與企業管理中。

另外，企業中的基層員工是最龐大的群體，將其融合管理中，是民主參與的最明顯標志。企業在管理時要以員工利益為主，引導其積極加入管理中，發揮基層員工參與行政管理的能動作用。確定員工權力主體地位，努力提升其管理能力。還可將基層員工放入企業文化建設中，建立民主、和諧、共進的企業環境。做好宣傳工作，引導員工參與行政管理中，提升其工作意識，創建員工參加的管理制度，實現企業的進步，由所有員工共同推動的目標。

第二，民主監督。民主監督表現在企業內和企業外兩種，隨著我國市場經濟的發展和信息時代的到來，廣大人民群眾的民主意識不斷提升，企業和社會交流愈加深入，對企業內部管理影響很大，在企業內部建立的民主評價機制，事實上是由所有員工參與的一種評價形式，將行政治理工作變的大眾化和全面化，工作人員從中發揮主導作用，有效地避免董事長或者主要領導的獨裁形式。

民主監督充分發揮了廣大員工的監督作用，完善基層員工代表大會制度，真正將企業利益為基礎進行監督工作，緩解行政化過程帶來的矛盾，將更多話語權交給基層員工，給予其充分的監督權力?；鶎訂T工參與到企業管理的基礎是民主，其基礎是監督，因此行政部門健全監督機制，保證工作人員在良好的體系下執行行政管理的權利，避免以權謀私的情況發生。另外在監督機制的創建中，還要建立專門的監督部門，保證該機制落實到位，輔助行政部門提升管理效率，促進企業高速發展。

第三，完善相關法律。法治是企業管理最結實的后盾，完善的法律，能為廣大員工參與管理工作提供有力的保證。因此，要健全和優化相關法律法規，保證行政部門依法治理。創建合理的組織管理機制，確保工作人員擁有管理的權利。我國至今已經出臺了很多企業管理的規章制度，各省市也相繼建立了《××省企業民主管理條例》，其中都明確了基層員工在企業管理中的規章制度，但是其中有很多內容不能執行，需要進一步的制定和完善。企業內部制定相關法律法規時，要按照下面兩點原則：確保制度的完善性和權威性；保證和國家或者當地法律法規銜接，防止出現矛盾。制定法律法規后，就要有效落實該制度，通過公正、公開，快速落實工作目標，加強企業行政管理工作效率。

結論

綜上所述，我國企業在經濟變革中，開始重視行政管理工作，但是實際工作中還是出現很多問題，如行政主體不明確、監督機制不完善等，如果不能有效解決，會嚴重制約企業發展，基于此，企業董事會分析管理中的不足，采取有效措施，優化行政管理內容和形式，促進企業的快速發展。