醫院檔案管理中現代信息技術的應用分析

鮑磊

【摘 要】現如今，傳統的醫院檔案管理模式已經不能很好地順應醫院的發展。隨著信息技術的不斷推進，其應用場景也在不斷增加，同時也為醫院檔案的管理工作提供了新的思路。現代信息技術在醫院檔案管理中的應用，能夠不斷提高醫院管理的精細化水平，促進自動化管理檔案技術的發展，提高信息利用率，擴大信息共享范疇的同時節約更多成本。本文將具體地分析在醫院檔案管理中使用現代信息技術帶來的好處，同時闡明如何使用現代信息技術，為今后的發展提供參考。

【關鍵詞】現代信息技術;醫院;檔案管理

Abstract：Nowadays， the traditional hospital file management model has not been able to adapt to the development of the hospital.With the continuous advancement of information technology， its application scenarios are also increasing， and it also provides new ideas for the management of hospital files.The application of modern information technology in hospital file management can continuously improve the level of hospital management， promote the development of automated management file technology， improve information utilization， expand information sharing， and save more costs.This article will specifically analyze the benefits of using modern information technology in hospital file management， and clarify how to use modern information technology to provide reference for future development.

Key words： modern information technology; hospital; file management

【中圖分類號】R27【文獻標識碼】A【文章編號】1005-0019（2020）04--01

引言：醫院是重要的公共醫療機構，負責維護社會的和諧發展，保障人民群眾的生命財產安全，對于社會的發展具有重大影響。醫院社會作用的有效發揮，其前提是本身的有序高效運作。其中，檔案管理是重中之重。醫院檔案記錄著各種重要信息，包括醫院的歷史沿革、病人的隱私信息和醫院的人事安排等內容。醫院檔案具有重大的作用，能夠幫助醫院更好地開展救治工作，保障醫院的長遠健康發展。隨著時代的發展，傳統的醫保檔案管理模式已經不能很好地順應醫院的發展，所以急需將現代信息技術應用到醫院檔案管理中去。現代信息技術在檔案管理工作中的使用，能夠幫助管理人員更好的開展檔案的管理工作，不斷提高醫院管理的精細化水平，從而推進醫院的更好發展。

1 現代信息技術在醫院檔案管理應用中的優勢

1.1 高效自動管理

醫院檔案記錄著各種重要信息，包括醫院的歷史沿革、病人的隱私信息、財務運行狀況、和醫院的人事安排等內容。傳統的管理模式與方法依靠人力，主要還是由人工進行手動的分類、歸納、存放和查閱等工作。不僅耗費人力，而且有一定出現紕漏的隱患。現代信息技術的投入使用，僅需要幾位專業人士進行數據庫的日常檢查和管理工作，其他重復性的工作都是由計算機完成。借用現代信息技術實現了檔案管理的自動化、便捷化和高效化，使醫院的工作更加井井有條。

1.2 節約管理成本

傳統的醫院檔案管理工作都是在形成紙質文件的基礎上開展的，不僅存在管理速度緩慢的問題，且紙質文件專門的儲存空間，同時也造成了大量紙質資源和其他資源的浪費，不符合綠色發展的要求。隨著醫院存在時間的增長，檔案越積越多，首先就要面對的是檔案的保存問題，如何避免受到環境的影響是一個較難解決的問題。總之，傳統的管理模式與方法存在著諸多問題。而現代信息技術則很好地避開了這些問題。只需要幾間機房，就可以輕松管理龐雜的醫院檔案信息。這是醫院順應時代發展的必然要求，同時能夠推動醫院更好的發展。

1.3 便于查找使用

隨著公眾參與社會建設的欲望越來越強烈，對醫院各種信息（指可公布的）的知情權也得到越來越普遍的行使。傳統的醫院檔案管理模式與方法還存在著查閱的問題。由于檔案資料過多，即使在最初整理的時候分門別類，查找使用的時候，在大量的信息中尋找有效的信息也依然是一個不小的負擔。另外，在手動翻閱的過程中，難免會造成原始文檔不同程度的磨損，給醫院造成一系列的問題。使用現代信息技術的檔案則不會出現這樣的問題。現代信息技術的使用，不僅能夠使檔案信息得以保存完整，而且方便醫護人員和廣大人民群眾查閱了解。此舉既保護了原始文檔，又提高的檔案的利用率。

1.4 提高共享程度

實現檔案資料的互利共享，是進行醫院檔案管理的目的之一。實現資源的互利共享，可以團結全國的醫學資源，集中力量辦大事。借助局域網、互聯網等現代信息技術，可以高效迅速地實現資源的共享。方便全國乃至全球的醫院及其醫護人員實現信息的開放共享，互利互通。這對促進醫療事業的發展，具有重大的現實意義。

1.5 增強安全系數

醫院檔案記錄著各種重要信息，很多都是不可以泄漏的，比如涉及到病人隱私的病例和其他資料等。傳統的檔案管理模式與方法容易受到自然環境的影響，如若發生損壞、丟失等情況是難以補救的。使用現代信息技術手段管理醫院檔案，避免了此類事故的發生，提高了整體檔案管理的安全性。

2 現代信息技術在醫院檔案管理應用的現狀

2.1 使用現代信息技術的意識不夠強烈

目前雖然有很多的醫院開始在醫院檔案的管理工作中使用現代信息技術，但仍有大部分的醫院沒有意識到這個問題。規模較小的醫院的醫護人員在醫院檔案的管理工作中沒有充分認識到現代信息技術的重要性，直接打擊了醫院檔案的管理水平，間接地影響了醫院的發展走向，在救治工作上也會大打折扣，不利于醫院的可持續發展。隨著時間的推移，如果這種情況得不到改善的話，會嚴重影響此類醫院醫療水平的進步和發展，最終陷入“一步落后，步步落后”的惡性循環。

2.2 具備現代信息技術管理人才的缺乏

據筆者查閱的相關信息可知，當前大部分醫院檔案管理人員的學歷都不是很高，且年齡偏高，“高齡低知”是他們的一大特征。他們多數仍舊采用傳統的人工操作辦法，即使涉及到計算機技能也只是淺層次的，對于現代信息技術可以說是基本不了解。這是一個十分嚴重的問題，解決措施大都不具備實行的條件。各種醫院檔案均采用紙質文件的形式記錄存儲，現代信息技術的使用不夠充分。還有一個普遍的問題，就是著重于檔案的記錄存儲，而忽視了今后的查閱使用。容易造成整理歸類上的缺失，導致后期的工作難以進行，遑論資源共享、互利互通了。另外，部分檔案管理人員思想老舊，不愿接受新知，存在得過且過的工作態度，這十分不利于新知的推廣，嚴重阻礙了現代信息技術的應用進程。

2.3 醫院檔案管理缺乏明確統一的標準

就大多數醫院而言，目前在醫院檔案管理方面仍舊缺乏標準統一的操作流程。基本的操作流程應該包括檔案的撰寫、存檔、管理、分類、鑒定、統計和編目等步驟。筆者經過調研，發現大多數醫院目前還是沒有形成標準化、統一化的檔案管理制度。制度的缺失會導致許多問題，也許會在未來的某一天突然全部暴露出來，讓人措手不及。

2.4 硬件設施不足以支撐現代信息技術

醫院檔案管理工作始終不是大多數醫院工作的重點，以至于檔案管理長期處于一種被忽視的尷尬處境。因為重視程度的不足，導致醫院對檔案管理工作的投入不足，這種不足不單單是資金層面的，還有前文提到的人才方面的缺失。資金投入不足，硬件設備無法更新換代，先進的技術手段難以推廣，導致現代信息技術在檔案管理中的應用推廣舉步維艱。

3 實現現代信息技術在醫院檔案管理中的高效應用

3.1 轉變管理理念，引進信息技術人才

醫院檔案管理的高效實現必須也必然要依靠現代信息技術，因為信息化是大勢所趨，各大醫院只有順應時代的發展潮流才能保持發展進步。醫院想要實現從傳統的醫院檔案管理辦法到現代化模式的轉變，首要的是理念上的改變。哲學中有一句話：“世界觀決定方法論。”只有從觀念上接受現代信息技術，行動上才會有所進步。醫院管理層要進行頂層設計，進行一場自上而下的信息化改革。可以從兩個方面著手，一方面加大對老員工的培訓力度，日積月累的改變他們的思想;另一方面，出臺相應的政策吸引具備信息技術相關知識的高層次人才進入醫院，實現人才上的引進。制定考核制度，嚴格技術培訓措施，爭取以最短的時間培養出最出色的人才。通過在醫院檔案管理中使用現代信息技術，可以提高醫院的精細化服務水平，更好地服務于廣大人民群眾，早日實現健康社會。

3.2 完善管理制度，增強人員專業素養

合理高效的制度對于一個企業乃至一個行業的重要性是不言而喻的。現代信息技術在醫院檔案管理上的順利應用，離不開制度的保駕護航。改革應該是自上而下的，醫院管理層進行合理的頂層設計，逐級全力實施。設置獎懲制度，調動全體醫務人員學習現代信息技術的積極性，快速實現現代信息技術的推廣實施工作。另外，他山之石，可以攻玉。醫院管理層可以進行出國考察，將西方先進的技術和管理帶進中國。制度的定制要著眼于實現檔案管理的規范化、標準化和統一化。尤其要注重各個部門之間的協調和銜接問題，簡化操作流程，實現高效管理。需要注意的是，制度的確立需要結合醫院的具體實際，群策群力，這樣才能制定出符合醫院自身發展的正確制度。

3.3 加大資金投入，全面實現設備升級

新技術的投入使用，不僅需要高素質人才的支撐，更需要對應先進設備的支持。盡快將設備進行更新換代，以此保證現代信息技術的快速推進。如若資金充裕，可以選用國外較為先進的信息管理設備;若是資金較為困難，則可以使用國產設備進行代替。另外可以借助HIS系統（全稱醫院信息系統），實現信息化。HIS是醫院管理和醫療活動中進行信息管理和聯機操作的計算機應用系統。通過優化使用現有的HIS系統，能夠更好地進行檔案管理工作，實現現代信息技術更加精細化的應用。隨著時間的積累，在此基礎上構建專門的應用檔案管理信息系統。

3.4 保持技術更新，技術設備不斷升級

在整體設備建成并投入使用之后，要時刻關注行業動向，積極進行技術和設備的升級改造。醫院也可以自己摸索創新出屬于自己的一套醫院檔案管理體系系統，不斷為醫療事業的信息化進程貢獻力量。同時可以著眼于提高資源的利用率和共享程度，以實現醫療信息價值的最大化。未來的醫療一定是開放的醫療，是共享的醫療，廣大醫務工作者應當不斷推陳出新，引領行業的發展潮流。

4 結語

隨著信息化的逐步深化，醫院現代化發展將會越來越離不開現代信息技術。現代信息技術在醫院檔案管理中的應用，不僅可以使檔案管理更加高效化、精細化，還能提升醫院的服務水平，促進醫院健康持續發展。全體醫務工作者要充分認識到現代信息技術之于醫療事業的發展的重要性，積極主動學習先進知識，提升專業素養。高效地使用現代信息技術，使醫院檔案管理工作順利高效開展，以此為契機，帶動整個醫療衛生行業向前發展。

參考文獻

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