淺談國企合同管理信息化建設問題分析

徐進

摘 要：近年來隨著社會經濟的不斷發展和進步，國有企業的業務量在不斷的增大，所以國有企業會面臨著復雜的統計和分析工作。很多國有企業不具有科學合理的合同管理系統的需求論證，所以也沒有相應的信息化平臺，這對國有企業的服務效率以及經營工作產生了一定的影響，并且不利于企業的穩定可持續發展。在此背景下，文章針對國企合同管理信息化建設問題進行了分析和探討，并且提出了相應的意見和解決方案，希望能給相關企業帶來參考。

關鍵詞：國有企業;信息化;合同管理

近年來隨著社會科學技術的不斷發展，網絡技術和信息集成技術得到了廣泛的應用，國有企業在進行精細化管理以及可持續發展時，信息化技術起到了很大的作用。國有企業在發展過程中不僅要考慮到國家重要科學技術研究，還要對科學技術發展的導向進行把握，與此同時，還要考慮到民生經營活動以及社會責任問題。國有企業的經濟規模在不斷增大，與此同時經濟合同也在增加，所以降本增效以及合同履約風險的管控，面臨著更高的要求。

1合同管理信息化系統的建立意義

企業信息化建設是指企業建設所需要的管理信息系統，在此過程中企業需要應用到計算機以及網絡等技術，科學合理的管理信息系統，能夠有效的保證企業的生產運營效率，并且能夠降低運營風險，從而保證經營成本，與此同時，企業經營管理能力的提升，能夠幫助企業獲得一定的利益。國有企業的各個科研生產環節，都面臨著研制合同和采購合同訂單，如果使用傳統的管理方法對各個環節進行管理，那么很難保證管理效率，并且還會出現合同丟失的現象，從而國有企業不能夠滿足科學規范的發展需求。因此，國有企業在開展相關工作時，要充分的應用到信息技術，構建一個科學合理的合同管理，以及內部控制結構，并且要有其它的業務管理系統相結合，從而建構一個完整的管理系統，另外，還要對收付款合同信息進行相應的處理。

2合同管理信息系統功能構想

在對收付款合同進行全壽命周期管理是要實現電子化和流程化，此時國有企業要建立完善的合同管理信息系統，并且要具備一定的在線流轉、統計和分析功能，這樣才能夠保證信息的共享。

2.1涵蓋的業務范圍

（1）收款合同所涵蓋的范圍比較廣，包括科研、裝備產品以及預言等。（2）付款合同包括加工服務外協外包，科研生產物資采購等。

2.2主要功能設計

（1）收款合同管理要以合同評審合同登記為起點，包含合同的登記、審批、執行、歸檔以及統計分析等各個內容。（2）付款合同管理以合同簽訂為起點，包含合同范本、管理、臺賬、歸檔、以及分析等各個內容。在對合同管理信息系統進行建設時，要對管理過程進行規范，并且要對合同全過程進行監督審查，與此同時，還要對收款合同的必要信息進行采集，從而保證項目計劃、研發生產、以及售后的業務過程等得到順利的開展。

2.3操作人員授權

國有企業在實施內部控制管理設計工作時，要充分的考慮到操作人員的職責問題，與此同時還要做好授權管理工作，這樣才能夠保證系統的正常性和安全性。

3系統業務模塊設計

在對國有企業的經濟合同進行分類時，要按照合同資金的流入和流出，一般情況下會分為收付款兩類合同。你下載對收付款合同業務模塊對設計進行介紹時，依據了兩類合同管理的不同業務需求。

3.1收款合同管理業務模塊設計

在對收款合同進行管理時，會包含到客戶、立項研制、履約、管理評審、以及監控等各個工程，上述工作才做好之后，能夠很好的適應內部的管理決策，從而進行科學合理的統計分析?？傮w業務模塊的需求所包含的范圍比較多，例如基礎信息、客戶信息、合同范本管理、簽訂合同履行、以及合同分析等。在對具體功能進行設計時，要考慮到以下內容：（1）要對基礎信息進行管理?；A信息主要包含合同的類型，合同的性質，服務信息，所履行的內容等情況，另外還要考慮到提前預警，超級警告等基礎數據維護功能，從而對合同通用基礎數據進行統一規范的管理。（2）要對客戶信息進行管理，主要包括信譽維護，評價，客戶信息統計等比較基礎的信息維護，這樣能夠很好的幫助客戶及時的了解相關資源和信息，對合同履約的風險進行降低。（3）要對合同范本進行管理。在對合同范本進行規范管理時，要充分的考慮到范圍的導入導出新建，分類管理，統計等各個功能，另外還要對范本模板庫進行統一。（4）對合同進行起草管理。在此過程中要對合同的基本信息進行自動提取編輯以及復制等各個流程，確保各項功能和流程做到位，這樣才能夠保證合同起草的效率。（5）對合同進行評審管理。在對合同進行評審時，可以通過線上進行評審，也可以通過線下進行審判。在對線上在線評審流程進行設計時，要按照合同管理要求，承辦人在對相關審批流程進行匹配時，要根據業務內容，與此同時也可以對審批節點進行在線跟蹤。審批人在審查時可以針對合同信息以及技術的相關內容，進行審查，并且提出相關意見。審核如果不通過，那么要重新編輯，然后再提交。（6）要對合同簽訂進行管理。在對有關合同進行審批和編碼是系統可以按照單位簽訂合同編碼規則，來自動的完成該項工作，與此同時還可以設定外來的合同編號，從而實現手工錄入。系統編號在完成之后，可以導出帶防偽標識的合同，紙質版在打印出來之后要進行簽字蓋章，隨后再掃描上傳。（7）要對合同履行進行管理。合同履行內容主要包括履行交付、回款計劃、超期履約提醒、變更、解除等相關信息，在對其進行登記管理室，要保管變更作廢的合同，這樣能夠很好的對歷史記錄數據進行查詢。在此過程中可以與財務管理系統相結合，從而能夠實現合同到款和開發票情況的共享，這樣能夠幫助匯款計劃得到落實。與此同時，還要具有線下數據的導入功能。（8）要對合同進行歸檔管理。相關人員要對一些待歸檔的合同進行科學合理的歸類，然后手動歸檔，在此過程中要確保信息的保存管理完善，這樣能夠保證日后查詢工作的順利開展。（9）對合同進行查詢和統計。相關人員在對合同文本內容進行查看時，要確保在授權的范圍內進行查看。在對合同的信息內容進行查詢時，符合多條件組合查詢，模糊查詢的要求，與此同時，還要重視對合同的執行情況進行監控。在對合同的數量和金額進行統計時，要使用各種查詢功能，然后進行科學合理的分析，最后要對查詢統計結果進行導出和打印。

3.2業務模塊設計

在對付款合同進行管理時，要與供應商合同相結合，在此過程中包含了合同的簽訂，審批歸檔等各個過程，為了很好的適應內部管理決策的需要，進行綜合的統計的分析。業務模塊所涵蓋的范圍比較廣，包含了技術信息管理、供應商信息管理，、同審批管理等步驟。供應商信息管理與物流管理系統之間實現信息的共享，能夠有效的防止重復建設。

4系統集成思路

合同管理信息系統在應用過程中能夠獲取一定的效益，并且能夠發揮其管理功能，在具體建設過程中要與其他的業務管理系統相結合，實現信息的互通和共享。合同管理信息系統在與其他的業務管理系統進行集成時，要按照一定的思路，首先要實現與單位門戶系統之間的集成，并且要實現賬戶的統一管理。在與主數據系統進行集成時，要實現項目管理信息的共享。在與物流系統進行集成時，要對采購訂單等相關信息進行共享。在與財務報賬管理系統進行集成時，要對合同收付款結果信息進行共享。在與招標系統進行集成時，要對合同招標結果信息進行共享。

結束語

由以上可知，國企合同管理信息化具有很多應用特點，所以相關企業要制定科學合理的應對策略，這樣才能夠給企業帶來效益，并且推動我國經濟發展。

參考文獻：

[1]李娜. 國企合同風險管理及防范措施[J]. 企業改革與管理，2019，（11）：36+39.

[2]宋秋平. 我國地方國有企業財務信息化系統建設研究[D].武漢工程大學，2018.

[3]苗卉. 有關國企合同管理的淺析[J]. 文史博覽（理論），2014，（10）：75-76.

（江蘇寧靖鹽高速公路有限公司 ?江蘇 ?泰州 225300）